Projektmanagement Software 2026: Neues Jahr, neue Anforderungen?

Projektmanagement Software (PM) steht 2026 an einem Wendepunkt: Regulatorische Neuerungen wie der EU AI Act und NIS2, Low-Code/No-Code-Plattformen, ESG-Reporting und hybride Arbeitsmodelle bieten eine zuvor nicht gekannte Vielfalt, bei der man rasch den Überblick verlieren kann.

Während klassische Kriterien wie Integration und Kosten relevant bleiben, verschieben sich die Differenzierungsmerkmale in Richtung Automatisierung, Compliance und Nachhaltigkeit. Für IT-Entscheider bedeutet das: Wer zukunftssicher aufgestellt sein will, muss diese Gamechanger verstehen und gezielt zu nutzen wissen. Vor allem die folgenden Entwicklungen greifen dabei eng ineinander – und entfalten erst im Zusammenspiel ihr volles Potenzial.

Automatisierung und intelligente Workflows – mit und ohne KI

Viele Anbieter setzen 2026 auf KI-gestützte Funktionen, um Aufgaben zu priorisieren, Ressourcen zuzuweisen oder Risiken zu antizipieren. KI kann dabei helfen, komplexe Prozesse effizienter und flexibler zu gestalten – beispielsweise durch smarte Forecasts, automatische Dokumentationen oder intelligente Benachrichtigungssysteme.

Gleichzeitig bietet eine moderne Projektmanagement Software auch leistungsfähige Automatisierungen ohne KI:

• Workflows lassen sich flexibel gestalten,
• Routineaufgaben werden automatisch abgewickelt
• und Dokumentationen entstehen auf Knopfdruck.

So profitieren Unternehmen von Effizienzsteigerungen, ohne auf komplexe KI-Systeme angewiesen zu sein. Gerade für Unternehmen, die Wert auf Transparenz, Kontrolle und Datensouveränität legen, bleibt dieser Ansatz attraktiv. Die Wahl liegt nicht zwischen „mit oder ohne KI“, sondern im Finden des passenden Mixes, der zu den individuellen Anforderungen und Zielen passt.

EU AI Act und NIS2: Compliance als Auswahlkriterium

Ab 2026 werden der EU AI Act und die NIS2-Richtlinie zu zentralen Auswahlkriterien für Projektmanagement Software. Diese Vorschriften verlangen weitreichende Maßnahmen in puncto Transparenz, Risikomanagement und Cybersecurity – insbesondere bei KI-gestützten Tools. Doch auch klassische PM-Lösungen können durch dokumentierte Prozesse, lückenlose Audit-Trails, verschlüsselte Datenübertragung und klare Governance überzeugen. Wer PM-Software auswählt, muss künftig Zertifikate zur Konformität einfordern und die eigene Governance entsprechend ausrichten.

Für die effiziente Umsetzung dieser komplexen Anforderungen setzen immer mehr Unternehmen auf flexible Low-Code-Plattformen, die auch ohne KI eine hohe Anpassungsfähigkeit bieten.

Low-Code/No-Code und Citizen Development

Low-Code/No-Code-Plattformen ermöglichen es Mitarbeitenden der Fachabteilungen, auch ohne Programmierkenntnisse Workflows zu automatisieren und individuelle Projektlösungen zu entwickeln. Typische Beispiele aus der Praxis umfassen

• die automatisierte Ressourcenplanung,
• Genehmigungsprozesse per Drag-and-Drop
• sowie ESG-Reporting ohne zusätzlichen IT-Support.

Ein Weg mit großer Zukunft: Bis 2026 werden 75 Prozent aller neuen Unternehmensanwendungen mit diesen Technologien entwickelt. Die Chancen liegen in schnellerer Digitalisierung und Entlastung der IT. Allerdings bergen Schatten-IT und Governance-Lücken Risiken – klare Richtlinien sind deshalb von essenzieller Bedeutung. Besonders gefragt sind Lösungen, die diese Flexibilität bieten, ohne auf KI-Komponenten angewiesen zu sein.

Nachhaltigkeit und ESG-Reporting

Nachhaltigkeit ist 2026 integraler Bestandteil moderner PM-Software. Spezialisierte Module bieten automatisierte ESG-Reports, CO₂-Accounting über alle Scopes und Green-IT-Funktionen. Ein Mittelständler erfasst beispielsweise Emissionsdaten automatisiert, validiert diese und berichtet nach CSRD- und GRI-Standards – inklusive Audit-Trail und Echtzeit-Dashboards. Sustainability Controlling wird durch KI-gestützte Materialitätsanalysen und Szenario-Modelle unterstützt. Doch Nachhaltigkeit betrifft nicht nur ökologische Aspekte – auch die Gesundheit hybrider Teams rückt weiter in den Fokus.

Hybride Arbeitswelten und Extended Reality

Hybride Teams profitieren 2026 von Extended Reality, digitalen Whiteboards und Wellbeing-Features in der PM-Software. Virtuelle Meetings und 3D-Design-Reviews revolutionieren die standortübergreifende Zusammenarbeit. Dashboards

• erkennen etwaige Überlastungen im Team,
• schlagen Pausen vor
• und fördern die Work-Life-Balance.

Unternehmen berichten von zehn bis zwanzig Prozent Produktivitätssteigerung bei gleichzeitig höherer Mitarbeiterbindung. Die Verbindung von XR und Wellbeing-Tools macht hybride Teams demnach resilienter und gesünder – und das bei Wunsch auch ohne KI-gestützte Analysen.

Fazit? Vielfalt statt Einheitslösung

Projektmanagement-Software 2026 ist mehr als nur ein Tool: Sie wird zum strategischen Hebel für Effizienz, Compliance, Nachhaltigkeit und hybride Zusammenarbeit. Die fünf Gamechanger stehen nicht isoliert: Automatisierung und Low-Code-Plattformen demokratisieren Technologie und machen ESG-Reporting zugänglich. Wellbeing-Features fördern die Gesundheit der Teams. Unternehmen, die auf Transparenz, Kontrolle und Flexibilität setzen – und den gezielten Einsatz von KI und anderen Innovationen – sichern sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Wer die Trends kennt und gezielt für sich nutzt, bleibt auch 2026 erfolgreich.