Zahlungsverkehr: KI löst im nächsten Jahr den größten Modernisierungsschub aus

Ab 2026 greifen neue EU-Regeln für Zahlungsverkehr und Datentransparenz – und sie treffen deutsche Unternehmen mitten im Modernisierungsstau ihrer Finanzsysteme. Gleichzeitig hält KI rasant Einzug ins Rechnungswesen: Routinen werden automatisiert, Kundenprozesse digitalisiert und Echtzeitzahlungen werden Standard.

Jonas Suijkerbuijk, Gründer und CEO des schwedischen Zahlungsfintechs Billogram erklärt, warum gerade jetzt ein Technologiesprung im Finanzbereich bevorsteht und weshalb Unternehmen, die 2026 noch auf alte Systeme setzen, massive Effizienz- und Kostenvorteile verpassen.

Während viele noch auf das Jahresende blicken, konzentrieren sich CFOs bereits auf die Herausforderungen des Jahres 2026. Fast die Hälfte sieht neue Vorschriften als größte Belastung in einem Umfeld, in dem viele Finanzabteilungen noch mit veralteter Software arbeiten. „Oft fehlen Budgets, es mangelt an IT-Fachkräften oder komplexe, historisch gewachsene Strukturen erschweren die Modernisierung“, sagt Jonas Suijkerbuijk. Im nächsten Jahr wird sich die EU mit der PSD3 (Payment Service Device 3) und der neuen Zahlungsdienstleister-Verordnung PSR befassen, um die Anforderungen an Sicherheit, Transparenz und digitale Zahlungsprozesse schrittweise zu verschärfen.

Die Diskussionen beginnen 2026, die Umsetzung erfolgt in den folgenden Jahren. Gleichzeitig gewinnt künstliche Intelligenz in Finanzfunktionen an Bedeutung: 63 Prozent der CFOs haben KI bereits umfassend implementiert. „Entscheidend wird sein, wie KI gezielt eingesetzt wird, um Routineaufgaben zu automatisieren, Prozesse effizienter zu gestalten und die Zahlungsabwicklung zu optimieren“, sagt Suijkerbuijk. „Digitalisierung bedeutet auch Fortschritt für Anwendungen mit künstlicher Intelligenz. Sie kann automatisierte Arbeitsabläufe weiter unterstützen und von reaktiven Mahnfunktionen zu proaktiven, vorausschauenden Prozessen führen, die Zahlungsströme stabilisieren und interne Prozesse deutlich effizienter machen“, prognostiziert Sujikerbuijk. Für Unternehmen könnte dies unerwartete Einsparpotenziale durch reduzierte Zeit- und Personalkosten bedeuten.

KI schon im Einsatz: Chatbots sprechen Kundensprache, Agent erledigt Routine

Laut einer aktuellen Umfrage setzen CFOs 2026 noch entschiedener auf künstliche Intelligenz, insbesondere auf sogenannte Agentic AI, die Routineaufgaben übernimmt. Dennoch haben bisher nur 14 Prozent der Unternehmen einen KI-Assistenten vollständig integriert. Besonders in sensiblen Geschäftsbereichen wie dem Rechnungswesen bestehen noch große Bedenken: Wie lassen sich Risiken und Compliance sicherstellen, wenn KI tiefer in Unternehmensprozesse eingreift?

„Die KI sollte nur innerhalb klar definierter Unternehmensrichtlinien arbeiten und sensible Aktionen wie das Löschen von Rechnungen nicht eigenständig ausführen. Alle Entscheidungen müssen protokolliert werden,“ so Suijkerbuijk. Nach dieser Vorarbeit eröffnet die Technologie neue Chancen: Routineaufgaben lassen sich automatisieren, Analysen und Prognosen präzisieren und der Kundenservice-Aufwand reduzieren. „KI-Chatbots, die direkt in digitale Rechnungen integriert werden, ermöglichen bereits heute, Kundenfragen zu Beträgen, Fälligkeiten, Zahlungsmethoden oder Rechnungshistorien unmittelbar zu beantworten“, erklärt der Experte. Die Antworten erfolgen in der Sprache des Kunden, komplexere Anliegen werden automatisiert an Mitarbeitende weitergeleitet.

Schon bald Realität: Chatbots erkennen Zahlungsaufschübe, Invoicing personalisiert

„Moderne generative KI interpretiert Kundenanfragen viel besser als frühere Chatbots, sodass Routineanfragen fast vollständig automatisch bearbeitet werden können“, berichtet Suijkerbuijk und fährt fort: „Dies reduziert die Arbeitsbelastung der Support-Teams, verkürzt die Bearbeitungszeiten und erhöht die Kundenzufriedenheit, während sich die Mitarbeiter auf komplexere Fälle konzentrieren können.“

Der FinTech-CEO blickt zuversichtlich auf die kommenden Jahre: „Langfristig wird die Kombination aus MCP-Servern (Model Context Protocol) und offenen APIs die Vernetzung verschiedener KI-Agenten ermöglichen. Diese können dann Daten aus CRM-Systemen, Buchhaltungstools oder Drittanbietern austauschen, Zahlungsprozesse flexibel anpassen und die personalisierte Kundenkommunikation automatisieren.“ Damit rücken KI-gestützte Chatbots zunehmend in den Fokus der strategischen Optimierung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen.

Rechnung 2030 interaktive Datenobjekte statt Zahlungsforderung

Mit Blick auf die kommenden Jahre zeichnet sich im Zahlungsverkehr ein deutlich veränderter Umgang mit Rechnungen ab. „Sie werden zunehmend als interaktive Datenobjekte gestaltet, die Kunden unmittelbare Handlungsmöglichkeiten bieten“, so Suijkerbuijk. Kunden können dabei automatisierte Präferenzen nutzen, um den optimalen Zahlungszeitpunkt zu wählen. Routinefinanzprozesse übernehmen intelligente Systeme, die auf Basis von prädiktiven Analysen und Kontextinformationen reagieren. Unternehmen gewinnen dadurch deutlich mehr Transparenz über Cashflow und Zahlungsstatus und können Kundeninteraktionen proaktiver gestalten.

Jonas Suijkerbuijk betont abschließend: „Wer jetzt die Digitalisierung seiner Zahlungs- und Rechnungsprozesse vorantreibt, legt den Grundstein, um künftig effizienter zu arbeiten und strategische Entscheidungen auf belastbaren Daten zu treffen.“