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Archivierung

Unternehmen, die ein digitales Dokumentenarchiv einführen oder auf ein neues migrieren, sollten folgende Fragen für sich bejahen können.

1. Ist der Fokus klar?

Sollen die führenden Applikationen (SAP, Microsoft SharePoint, Salesforce, CAD-Software etc.) unangefochten im Mittelpunkt stehen? Hilft ein übergeordnetes, „drittes“ System oder schafft es nur unnötige Komplexität? Welcher Funktionen zusätzlich zur führenden Applikation bedarf es tatsächlich? Häufig wird Dokumentenarchivierung benötigt, jedoch ein Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management System (DMS oder ECM) eingeführt. Eine gründliche Analyse dessen, was tatsächlich benötigt wird, spart am Ende bares Geld.

2. Ich denke nicht, ich weiß? 

Werden Archivierungsprojekte auf reiner Basis von Vorüberlegungen, jedoch ohne die Sicherheit eines vorab durchgeführten PoCs (Proof of Concept) gestartet, führt dies häufig dazu, dass nicht alle Herausforderungen vorab bekannt sind und daher das Projekt in Schieflage gerät. Ein PoC kann auch eine gute Möglichkeit sein, herauszufinden, ob tatsächlich ein ECM oder eben „nur“ ein Archiv benötigt wird.

3. Liegen alle Schlüssel bereit? 

Vor allem in großen Organisationen wird vor Projektstart häufig unterschätzt, dass es Zeit benötigt, initiale Dinge wie Benutzerzugänge und Projektpläne auf den Punkt bereitzustellen, um das Projekt wie geplant zu starten. Gerade in SAP-Einführungsprojekten, einem Wechsel auf S/4HANA oder Migrationsprojekten ist ein geplantes Vorgehen besonders wichtig – wird jedoch häufig unterschätzt.

4. Gibt es Raum für Änderungen? 

Agilität hat sich in Sachen Projektmanagement bewährt. Das bedeutet, flexibel, proaktiv, antizipativ und initiativ zu agieren. Häufig wird dies jedoch über all den Plänen vergessen. Sich an den Weg zu halten ist gut, Hürden auch mal unkonventionell zu meistern, besser.

5. Am Anfang ist das Ende? 

Puh geschafft. Falsch! Denn nach einem Archivierungsprojekt heißt es „ready“ für das nächste machen: Ein sauberes Offboarding steht an. Dokumentationen und Schulungen auf installierte Software helfen, das neue System leben zu lassen. Diese „Bürokratie“ sollte jedoch so schlank wie das Archiv selbst sein. Wichtiger ist: Erfahrungen sammeln, Sicherheit gewinnen und die nächsten Archivierungsprojekte mit gutem Gefühl angehen.

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