So können Unternehmen Automatisierung und Compliance vereinen

Künstliche Intelligenz (KI) verändert weltweit ganze Branchen. Gleichzeitig wirft ihre schnelle Einführung erhebliche Fragen im Hinblick auf Compliance und Sicherheit auf – insbesondere in Deutschland, wo strenge regulatorische Vorgaben und Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) den Rahmen setzen.

Eine von NAVEX durchgeführte Umfrage zeigt, dass fast ein Drittel der Befragten KI bereits als wesentlichen Bestandteil ihres Compliance-Programms betrachtet. Diese Einschätzung ist nachvollziehbar: Das enorme Potenzial von KI geht mit Risiken einher, die proaktiv adressiert werden müssen. Unternehmen stehen dabei vor mehreren Herausforderungen: Sie müssen Mitarbeitende im sicheren Umgang mit KI-Tools schulen, die unkontrollierte Nutzung sogenannter „Schatten-KI“ eindämmen und KI gezielt einsetzen, um sich in der komplexen deutschen Rechtslandschaft zu orientieren. Wer diese Aspekte strategisch angeht, schafft die Grundlage, KI verantwortungsvoll in bestehende Prozesse zu integrieren, Risiken zu minimieren und Vertrauen langfristig zu sichern.

Mitarbeiterschulungen: Datensicherheit beginnt beim Menschen

KI ist nur so sicher wie die Menschen, die sie nutzen. Viele Mitarbeitende greifen bereits auf KI-gestützte Tools zurück, um die Produktivität zu steigern – oft ohne zu wissen, ob Eingaben gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Generative Systeme wie ChatGPT oder Bilderkennungslösungen können potenziell sensible Inhalte erfassen und unbeabsichtigt Risiken verursachen, wenn vertrauliche Daten eingegeben werden. Deshalb müssen Unternehmen gezielt in Schulungsprogramme investieren, die insbesondere Folgendes vermitteln:

• KI-Risiken verstehen: Mitarbeitende sollten sich der möglichen Auswirkungen auf Datenschutz, geistiges Eigentum und Compliance bewusst sein.
• Sichere Nutzungspraktiken: Es braucht klare Vorgaben, welche Informationen geteilt werden dürfen, wie sensible Daten zu anonymisieren sind und welche Tools freigegeben sind.
• Erkennen manipulativer Inhalte: Mitarbeitende müssen in der Lage sein, KI-generierte Phishing-Versuche oder täuschend echte Desinformationen zu erkennen.

Durch die Etablierung einer Kultur verantwortungsvoller Nutzung können Unternehmen dafür sorgen, dass KI sicher und kontrolliert eingesetzt wird.

Steuerung von „Schatten-KI“: Unkontrollierte Nutzung als Compliance-Risiko

„Schatten-KI“ beschreibt den Einsatz von KI-Tools ohne Wissen oder Genehmigung der Organisation. Solche Nutzung entsteht häufig aus Effizienzstreben, birgt jedoch erhebliche Risiken: Ungeprüfte Tools könnten Sicherheitslücken enthalten, regulatorische Anforderungen missachten oder sensible Daten extern zugänglich machen. Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen:

• Regelmäßige Audits durchführen: Digitale Umgebungen müssen aktiv auf nicht autorisierte Anwendungen überwacht werden. Durch technische Sicherheitslösungen lassen sich Nutzungsmuster und Auffälligkeiten identifizieren.
• KI-Governance-Rahmen etablieren: Der EU AI Act und Rahmenwerke wie NIST bieten Orientierung bei der Entwicklung konformer Kontrollmechanismen, etwa zur Anbieterprüfung oder zur Bewertung von Datenschutzmaßnahmen.
• Transparenz fördern: Offene Kommunikation über den Bedarf an KI-gestützten Tools ermöglicht es dem Unternehmen, zugelassene Lösungen bereitzustellen, die sowohl die Erwartungen der Mitarbeitenden erfüllen als auch Sicherheitsstandards wahren.

Ein proaktiver Umgang mit Schatten-KI minimiert nicht nur Risiken, sondern stellt sicher, dass der KI-Einsatz auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt ist.

KI als Verbündeter in einer dynamischen Regulierungslandschaft

Deutschland zählt zu den regulierungsintensivsten Märkten weltweit. Jährlich treten neue Vorschriften in Kraft – auf nationaler, europäischer und globaler Ebene. Für Unternehmen bedeutet dies einen steigenden Aufwand, wenn es darum geht, regulatorische Entwicklungen zu verfolgen und zeitnah umzusetzen. KI kann hier ein leistungsstarker Unterstützer sein. Mögliche Anwendungsbereiche umfassen:

• Regulatorische Überwachung: KI-gestützte Systeme analysieren automatisch gesetzliche Änderungen, kennzeichnen relevante Updates und empfehlen erforderliche Maßnahmen.
• Automatisierte Risikobewertung: KI kann Geschäftsprozesse mit regulatorischen Anforderungen abgleichen, Verstöße identifizieren und Korrekturmaßnahmen vorschlagen.
• Effiziente Dokumentenverwaltung: KI-Systeme können Compliance-relevante Dokumente strukturieren, durchsuchen und bereitstellen, was Prüfungs- und Reportingprozesse beschleunigt.

Gezielt eingesetzt entlasten solche Lösungen Compliance-Ressourcen und erhöhen die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens.

Sichere Integration von KI: Richtlinien, Steuerung und Monitoring

Um das Potenzial von KI auszuschöpfen und gleichzeitig regulatorische Sicherheit zu gewährleisten, müssen Unternehmen klare Leitplanken definieren und kontinuierlich überwachen, wie KI eingesetzt wird. Wichtige Schritte sind:

• Entwicklung umfassender KI-Richtlinien: Diese sollten definieren, wie KI eingesetzt werden darf, wie Daten verarbeitet werden und welche Anforderungen an Anbieter gelten. Dabei müssen gesetzliche Vorgaben wie DSGVO und EU AI Act berücksichtigt werden.
• Einsatz von Monitoring-Systemen: KI kann genutzt werden, um das Verhalten anderer KI-Systeme zu überwachen und Auffälligkeiten – etwa im Nutzerverhalten oder bei Zugriffsmustern – frühzeitig zu erkennen.
• Regelmäßiger Austausch mit Aufsichtsbehörden: Ein proaktiver Dialog stellt sicher, dass interne Maßnahmen mit regulatorischen Erwartungen übereinstimmen.

Moderne Governance-, Risiko- und Compliance-Software (GRC) unterstützt Unternehmen bei der sicheren Implementierung von KI. Sie verbindet Automatisierung mit ethisch verantwortbarem Design, entlastet bei repetitiven Aufgaben und schafft Transparenz im Entscheidungsprozess. Entscheidend ist, dass KI nicht menschliches Urteilsvermögen ersetzt, sondern es durch fundierte Dateneinblicke ergänzt.