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„Print & Follow“ ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, jeden verfügbaren Drucker bzw. jedes Multifunktionssystem im Unternehmen zu nutzen. Dazu müssen sie sich nur an einem System ihrer Wahl authentifizieren. Auf diese Weise verbessern Print-&-Follow-Lösungen nicht nur die Dokumentensicherheit.
Hand aufs Herz: Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie einen Druckauftrag an den Abteilungsdrucker gesendet haben, auf dem Weg zum Drucker aber aufgehalten worden sind oder den Ausdruck schlicht vergessen haben? Das passiert häufiger, als man meint. Laut einer Befragung im Auftrag von Kyocera Document Solutions findet jeder fünfte Angestellte regelmäßig Ausdrucke, die jemand anders gedruckt und dann vergessen hat. Dies kann vor allem in sensiblen Unternehmensbereichen wie dem Personalwesen oder der Finanzbuchhaltung schnell zu einem Datenschutzproblem werden. Abhilfe schaffen sogenannte Print-&-Follow-Lösungen.
Was ist Print & Follow?
Print-&-Follow-Lösungen erlauben es Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern, Druckaufträge an jedem verfügbaren Drucker bzw. Multifunktionssystem abzuholen. Der Druckauftrag wird dazu zunächst auf einem sicheren Server gespeichert und erst dann ausgegeben, wenn sich der Nutzer an einem System authentifiziert hat. Der Druck wartet daher nicht bereits auf Abholung, sondern folgt dem Anwender durch das Gebäude – Print und Follow eben.
Die Authentifizierung am System kann dabei auf unterschiedliche Weise geschehen: So bieten Kyocera-Drucker und ‑Multifunktionssysteme zum Beispiel die Möglichkeit des vertraulichen bzw. persönlichen Drucks. Über den Kyocera-Universaltreiber lässt sich dabei jeder Druckauftrag durch die Eingabe eines persönlichen PIN-Codes schützen. Das Multifunktionssystem gibt den Ausdruck erst dann aus, wenn dieser PIN-Code über das Display eingegeben wird.
Noch eleganter – weil einfacher – geht dies mit speziellen Softwarelösungen wie MyQ, Kyocera Control oder dem Kyocera Net Manager. Diese bieten gleich mehrere Möglichkeiten der Authentifizierung: Anstatt manuell eine PIN einzugeben, funktioniert die Anmeldung am System damit auch über den Mitarbeiterausweis bzw. Chip- oder RFID-Karten. Auch die Authentifizierung über mobile Geräte wie Smartphone oder Tablet ist möglich.
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Scannen und Drucken per Mitarbeiterausweis
Durch die Authentifizierung bietet Print & Follow gleich mehrere Vorteile: Zum einen lässt sich so die Dokumentensicherheit verbessern. Da der Druckauftrag dem Anwender folgt, gehören im Ausgabefach des Druckers vergessene Unterlagen der Vergangenheit an. Durch die zahlreichen Authentifizierungsmöglichkeiten stellt das Anmelden für den Anwender auch keinen Mehraufwand dar – im Gegenteil! Da der Anwender sich das verfügbare Multifunktionssystem aussuchen kann, ist er flexibler. Sollte das ursprünglich angesteuerte Gerät schon besetzt sein, kann man den Druck ganz einfach und ohne Mehraufwand von einem anderen freien Gerät aus starten. Sensible Dokumente können so nicht mehr in die falschen Hände geraten.
Das Scannen von Dokumenten direkt ins E‑Mail-Postfach funktioniert ebenso unkompliziert: einfach die Dokumente einlegen, authentifizieren und auf das MFP zugreifen. Dies ist auch der Fall beim 1. FSV Mainz 05. Der Bundesligaverein nutzt die Print-&-Follow-Lösung MyQ, die ideal die eingesetzten Kyocera-Systeme ergänzt. Ob im Stadion oder der Geschäftsstelle: Die Mitarbeiter des Vereins können sich über ihren Dienstausweis ganz einfach an jedem System authentifizieren und die Funktionen nutzen.
Welche Gefahren bestehen durch Drucker und Multifunktionssysteme erfahren Sie in Interview mit Hr. Carsten Meerpohl
Print & Follow hilft der IT-Administration
Doch auch der IT-Administrator darf sich freuen: Weil Druckaufträge erst nach der Authentifizierung ausgegeben werden, kann der Nutzer entscheiden, welche Druckaufträge ausgedruckt oder doch lieber gelöscht werden sollen. Fehldrucke werden somit vermieden. Es wird nicht mehr für den Papierkorb gedruckt. Dies spart nicht nur Geld, sondern schont auch Ressourcen.
Mit der Kyocera-eigenen Print-&-Follow-Lösung Kyocera Net Manager lassen sich die Drucker- und MFP-Flotten von einer zentralen Stelle aus verwalten. So ist auch ein Kostenstellenmanagement möglich.
Der Kyocera Net Manager ermöglicht es somit, Druck‑, Kopier- und Scanaufträge unterschiedlichen Projekten zuzuweisen und die Kosten konsequent auf diese zu verteilen. Angewandt auf Geräte, Benutzer und Abteilungen stellt die Projektabrechnung auch eine weitere unabhängige Stufe der internen Abrechnung dar, da so z. B. private Druckaufträge der Benutzer erfasst werden können. Zudem unterstützt die Software das Drucken von mobilen Endgeräten aus: Anwender können einfach eine E‑Mail mit dem Dokument an den Server senden. Natürlich ist auch das Drucken aus der App Kyocera Mobile Print möglich, die auch erweiterte Druck-und Scan-Funktionen bietet.
Vorteile von Print-&-Follow-Lösungen
Ob Dokumentensicherheit, Kostenkontrolle oder vereinfachte Administration: Print-&-Follow-Lösungen bieten Unternehmen egal welcher Größe gleich mehrere Vorteile. Durch die Authentifizierung ist sichergestellt, dass nur der wirklich berechtigte Mitarbeiter den Drucker nutzt bzw. Dokumente erhält. Die Mitarbeiter drucken nur die Dokumente, die sie benötigen – dies resultiert in einem geringeren Papier- und Tonerverbrauch und damit in geringeren Kosten. Zudem bedeutet die Einführung eines Print-&-Follow-Konzepts weniger Aufwand für die IT-Abteilung durch einen dedizierten Überblick über die Druckerauslastung.
Welche Print-&-Follow-Lösung passt zu Ihnen?
Egal ob Sie in einem kleinen oder mittleren Unternehmen arbeiten oder ob Ihr Unternehmen an einem oder verschiedenen Standorten tätig ist: Gemeinsam mit unseren regionalen Fachhandelspartnern bieten wir unterschiedliche Print-&-Follow-Lösungen, die sich speziell an die Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen lassen. Vereinbaren Sie dazu einfach einen Beratungstermin mit unseren Experten, um sich über die Möglichkeiten von Print-&-Follow-Lösungen zu informieren. Weitere Informationen zum Thema gibt es hier.
