Entscheidungshilfe: Standardlösung vs. Eigenentwicklung

Wenn sich mittelständische und große Unternehmen für die Einführung einer Softwarelösung entscheiden, stehen sie oft vor der alles entscheidenden Frage: Investieren wir in eine marktbewährte Lösung von der Stange oder suchen wir uns einen Partner, der uns unser System passgenau für unsere Bedürfnisse entwickelt?

Die Antwort auf diese Frage ist nicht so leicht, wie sie auf den ersten Blick scheint.

Standardlösungen helfen Querschnittsfunktionen

Die Vorteile der Standardlösung liegen auf der Hand. Für das Grundpaket entsteht im Vergleich zur Individualentwicklung nur ein Bruchteil der Kosten. Auch das Risiko-Management eines Unternehmens wird im Regelfall zu einer Standardlösung raten. Schließlich ist diese bei vielen verschiedenen Kunden im Einsatz und folglich schon praxiserprobt. Es ist also sehr wahrscheinlich, dass die Grundfunktionen vollständig und fehlerfrei umgesetzt werden. Bei einem etablierten Hersteller können Anwender ferner davon ausgehen, dass die Lösung für einen langen Zeitraum unterstützt und regelmäßig aktualisiert wird. Auch die sofortige Verfügbarkeit ist gegeben. Das Interessante dabei ist, dass die erwähnten Vorteile sich nicht vorrangig in der Fachabteilung auswirken, die die Lösung später anwenden wird, sondern vor allem in Querschnittsfunktionen wie Finanzen, Risiko-Management oder IT-Support.

In der Fachabteilung schlägt sich hingegen einer der größten Nachteile von Standardlösungen nieder. Denn: Wie bereits der Name sagt, setzt die Lösung einen gewissen Standard voraus. Je weiter weg dieser durch die Software umgesetzte Standard von den Prozessen im Unternehmen ist, umso schwieriger wird die Design- und Inbetriebnahmephase. Im Extremfall muss sich aus der Standardlösung nämlich doch noch eine Individuallösung entwickeln – verbunden mit einem enormen Kostenaufwand. Wenn dies geschieht, verliert die Standardlösung fast alle ihrer Vorteile. Schlimmer noch: Die in den meisten Standardlösungen verfügbaren Customizing-Möglichkeiten erzeugen oft schlecht verständlichen und noch schlechter wartbaren Code. Nicht minder problematisch ist es, wenn die Prozesse im Unternehmen an die Softwarelösung angepasst werden. Hier lässt sich in praxi der organisatorische Worst-Case beobachten, denn die zeitgleiche Einführung neuer Prozesse und neuer Software ist in der Umsetzung eines der schwierigsten Unterfangen innerhalb eines Unternehmens.

Individuallösungen: Fachabteilungen profitieren!

Dass im Zuge der Entstehung einer Individuallösung die Prozesse passgenau umgesetzt werden, kommt insbesondere den Anwendern in den Fachabteilungen sehr gelegen. Zudem sind im Entwicklungsprozess die Kommunikationswege zu den beteiligten Entwicklern oft direkter, so dass auf Änderungen schnell und unkompliziert reagiert werden kann. Die new frontiers software gmbh beispielsweise erarbeitet regelmäßig insbesondere mit kleinen und mittelständischen Unternehmen individuelle Softwarelösungen, die punktgenau ausgewählte Prozesse unterstützen. Die Anforderungen sind in der Regel so speziell, dass es de facto keine Standardlösung jemals schaffen kann, jenen gerecht zu werden. Aus Sicht der Anwender ist die Integration des Puzzlestücks. „Software“ in ihre Arbeitsabläufe darum ein großer Segen, der auch wirtschaftliche Mehrwerte schafft.

Grundsätzlich gilt nämlich auch hier: Die Supply-Chain wird heute immer austauschbarer, daher ist es für Unternehmen besonders wichtig, sich vom Mitbewerber abzusetzen. Dies gelingt mit dem Einsatz individueller und bedarfsgerecht konzipierter Lösungen abseits des Branchenstandards leichter. Generell sind Individuallösungen schlanker gestaltet als ihre standardisierten Gegenstücke, was sich positiv auf die Wartbarkeit und Agilität der Lösung auswirkt.

Doch wo Licht ist, ist auch Schatten. Folglich hat auch eine Individualanwendung Nachteile. Trotz aller Vorteile – trotz aller erkennbaren Vorzüge. So bedeutet eine passgenaue Umsetzung der Prozesse im ersten Schritt vor allem, dass diese dokumentiert werden müssen. Oft wurde diese Arbeit bereits im Rahmen einer Qualitätszertifizierung des Unternehmens auf den Weg gebracht. In der Praxis stellt sich allerdings meist recht schnell heraus, dass diese Aufzeichnungen nur als Rahmen dienen können. Grenzfälle, die im täglichen Alltag mit gesundem Menschenverstand entschieden werden, müssen nun formuliert werden. Dies erzeugt einen nicht zu unterschätzenden Arbeitsaufwand in der Fachabteilung – bevor die Integration eines helfenden Systems starten kann. Für die Aufnahme der Anforderungen muss also durch das Unternehmen qualifiziertes Personal bereitgestellt werden. Die ohnehin höheren Kosten der Individualentwicklung werden hierdurch also ein weiteres Mal steigen. Und: Eine umfangreiche Individuallösung braucht Zeit. Zeit, in der der Rückhalt im Management und in der Belegschaft aufrechterhalten werden muss.

Der hybride Ansatz

Dass beide Ansätze unbestreitbare Vorteile aber genauso auch Nachteile aufweisen, führt seit einigen Jahren zu einem steigenden Marktanteil hybrider Lösungen, die das Beste aus beiden Welten miteinander verbinden sollen. Unterstützt wird dieser Ansatz vom Aufkommen sogenannter Micro-Service-Architekturen. Die umfangreichen Aufgaben und Prozesse in Unternehmen werden hierbei in möglichst kleine, autark funktionierende Dienste aufgeteilt. Jeder Dienst wird als fremd betrachtet und die Kommunikation erfolgt über ein standardisiertes Interface. Diese Architektur erlaubt es, bestimmte Dienste einer Standardlösung durch individuelle Entwicklungen zu ersetzen und zwar so, dass hierdurch keine Seiteneffekte auf andere Dienste entstehen.

Dieser Ansatz schafft es also, soweit wie möglich eine Standardlösung einzusetzen, aber an den entscheidenden Stellen die Vorteile einer vollständigen Individuallösung nutzen zu können. Ein weiterer Vorteil besteht in der einfachen Skalierung. Da jeder Dienst isoliert betrachtet wird, kann auch jeder Dienst einzeln skaliert, d.h. an den anfallenden Arbeitsaufwand angepasst werden. Dies bietet besonders bei Cloud-basierten Anwendungen interessante Ansätze beispielsweise für die Reduktion der Betriebskosten, da nicht die gesamte Lösung, sondern nur die Dienste skaliert werden müssen, die besonders stark beansprucht sind.

Kurzgefasst

Sowohl Individuallösungen als auch Standardanwendungen haben ihr Für und ihr Wider. Tatsächlich profitieren Fachabteilungen und mit ihnen die eigentlichen Anwender am ehesten von individualisierten Softwarelösungen, die sich nahtlos in ihr Tagesgeschäft integrieren lassen. Dass das gelingt schafft insbesondere im Vorfeld Aufwände, die eingeplant werden müssen. Eine Alternative bilden hier hybride Lösungen, die die Vorteile beider Seiten einen und zudem durch ihre einfache Skalierbarkeit überzeugen.

Entscheidungskriterien auf einen Blick

• Wieviel Zeit steht für die Inbetriebnahme zur Verfügung?
• Welches Budget steht zur Verfügung?
• Wie stark weichen Ihre Prozesse von den branchenüblichen Prozessen ab?
• Gibt es bereits eine existierende, realitätsnahe Beschreibung Ihrer Prozesse?
• Gibt es Vorgaben im Risiko-Management, die den Einsatz einer Individuallösung verhindern?
• Können Customizing-Aufgaben durch vorhandenes Personal übernommen werden, oder muss hierfür immer ein Beratungshaus beauftragt werden?
• Bietet der Anbieter der Standardsoftware die Möglichkeit Standard-Module durch individuelle Module auszutauschen?
• Ist bei Fehlern in der Individuallösung oder dem Customizing der Schnelle Zugriff auf Entwickler möglich?

Markus Müller, Geschäftsführung, new frontiers software GmbH

www.new-frontiers.de