Vorurteile bremsen den Einsatz von Freelancern

Freelancer können Unternehmen kurzfristig spezialisiertes Know-how und zusätzliche Kapazitäten liefern. Dennoch bestehen rund um externe Fachkräfte zahlreiche Vorbehalte – von rechtlichen Risiken über vermeintlich hohe Kosten bis hin zu Problemen bei der Zusammenarbeit.

Rechtliche Fragen sorgen auf beiden Seiten für Unsicherheit

Besonders sensibel ist das Thema Scheinselbstständigkeit. Laut Freelancer-Kompass 2026 hat bereits rund ein Viertel der befragten Freelancer erlebt, dass ein Projekt aus diesem Grund nicht zustande kam. Elf Prozent waren nach eigenen Angaben schon einmal von einer entsprechenden Prüfung betroffen.

Auch Unternehmen sehen hier eine zentrale Herausforderung. 59 Prozent der befragten Arbeitgeber nennen Scheinselbstständigkeit als größtes rechtliches Problem bei der Zusammenarbeit mit Freelancern. Weitere 31 Prozent sehen Risiken im Zusammenhang mit der Arbeitnehmerüberlassung.

Das Risiko lässt sich allerdings nicht allein anhand des Vertragsverhältnisses beurteilen. Entscheidend ist vielmehr, wie ein Projekt tatsächlich organisiert wird. Klare Leistungsziele, abgegrenzte Verantwortlichkeiten und eine eigenständige Arbeitsweise können dazu beitragen, die Zusammenarbeit sauber zu strukturieren.

Hoher Stundensatz bedeutet nicht automatisch hohe Projektkosten

Auch die Kosten werden häufig als Argument gegen Freelancer angeführt. Der durchschnittliche Stundensatz liegt laut Freelancer-Kompass 2026 bei 103 Euro.

Ein direkter Vergleich mit dem Gehalt einer angestellten Fachkraft greift allerdings zu kurz. Bei Freelancern wird eine konkret vereinbarte Leistung eingekauft. Bei Festangestellten entstehen dagegen zusätzlich Kosten für Recruiting, Einarbeitung, Urlaub, Krankheit, unproduktive Zeiten und die langfristige Beschäftigung.

Für Unternehmen ist daher weniger der reine Stundensatz entscheidend als die Frage, welche Leistung innerhalb welcher Zeit benötigt wird. Ein klar definierter Projektumfang ermöglicht eine deutlich bessere Kostenbewertung.

Unklare Briefings bremsen Projekte aus

Ein erheblicher Teil der Schwierigkeiten entsteht offenbar bereits vor oder während des Projektstarts. Besonders häufig beklagen Freelancer fehlende Klarheit auf Kundenseite.

55 Prozent nennen unklare Anforderungen und Briefings als häufigstes Problem in der Projektkommunikation. Bei 47 Prozent sorgen verspätete Rückmeldungen für Schwierigkeiten. Weitere 42 Prozent berichten, dass auf Kundenseite die notwendige Entscheidungskompetenz fehlt.

Dabei übernehmen Freelancer überwiegend klar definierte Aufgaben. 79 Prozent sind laut Freelancer-Kompass 2026 hauptsächlich in der Umsetzung tätig. 74 Prozent übernehmen Beratungsaufgaben, während 46 Prozent in Projektsteuerung oder Koordination eingebunden sind.

Je genauer Ziele, Zuständigkeiten und Entscheidungswege festgelegt sind, desto weniger Raum bleibt für unnötige Abstimmungsschleifen.

Verlässlichkeit entsteht durch klare Vereinbarungen

Auch die Vorstellung, externe Fachkräfte seien grundsätzlich weniger zuverlässig als Angestellte, lässt sich nicht pauschal bestätigen. Bei projektbasierter Arbeit werden Leistungen, Termine und Ergebnisse normalerweise bereits im Vorfeld vereinbart.

Für Unternehmen bedeutet das: Je genauer die erwarteten Ergebnisse definiert sind, desto einfacher lässt sich später beurteilen, ob ein Projekt planmäßig läuft. Ebenso wichtig sind verbindliche Kommunikationswege und Regelungen für Änderungen oder zusätzliche Aufgaben.

Die Art des Beschäftigungsverhältnisses allein ist damit kein verlässlicher Indikator für die Qualität der Zusammenarbeit.

Eine gute Auswahl beginnt mit einem guten Briefing

Eine weitere Herausforderung liegt in der Suche nach geeigneten Experten. Unternehmen wissen häufig zwar, dass zusätzliche Unterstützung benötigt wird, formulieren aber nicht präzise genug, welche Fähigkeiten und Erfahrungen tatsächlich erforderlich sind.

Ein Projektbriefing sollte deshalb zumindest die konkrete Aufgabe, das gewünschte Ergebnis, den zeitlichen Rahmen und die benötigten Kompetenzen enthalten. Das erleichtert nicht nur die Suche, sondern sorgt auch dafür, dass Freelancer und Auftraggeber von denselben Erwartungen ausgehen.

Wie wichtig spezialisierte Vermittlungswege sind, zeigt der Freelancer-Kompass 2025: 57 Prozent der befragten Unternehmen suchten dort nach geeigneter Projektunterstützung über spezialisierte Plattformen.

Unternehmen müssen ihre Rolle in der Zusammenarbeit neu betrachten

Viele Vorbehalte gegenüber Freelancern entstehen letztlich durch eine Vermischung von Festanstellung und projektbasierter Arbeit. Externe Spezialisten werden jedoch für einen konkreten Bedarf hinzugezogen und arbeiten innerhalb eines definierten Auftrags.

Thomas Maas, CEO von freelancermap, sieht deshalb vor allem bei der Vorbereitung von Projekten Handlungsbedarf: „Viele Vorbehalte gegenüber Freelancern entstehen, weil Unternehmen projektbasierte Arbeit mit den Maßstäben einer Festanstellung bewerten. Freelancer werden für einen klaren Auftrag eingesetzt und an ihrem Ergebnis gemessen. Wenn Unternehmen rechtliche Fragen, Zuständigkeiten und Ziele früh klären, wird die Zusammenarbeit für beide Seiten planbarer.“

Damit wird weniger der Freelancer selbst zum entscheidenden Faktor für den Projekterfolg als vielmehr die Qualität der Rahmenbedingungen. Klare Aufträge, realistische Ziele, eindeutige Zuständigkeiten und eine rechtssichere Gestaltung können aus einer vermeintlich komplizierten Zusammenarbeit ein planbares Projektmodell machen.

(red/freelancermap)