Die Lizenzstrategie gehört 2026 auf die CFO-Agenda

Viele Unternehmen sehen SAP-Lizenzmanagement als operative Pflicht: Berechtigungen prüfen, Audits begleiten, Compliance sichern. Doch dieser Blickwinkel greift zu kurz.

Lizenzen sind längst kein technisches Detail mehr, sondern entscheiden über Kosten, Flexibilität und strategische Handlungsfreiheit der IT. Wer hier nicht vorausschauend plant, riskiert Investitions- und Innovationsverluste.

Gerade bei Migrationsprojekten gerät das Lizenzmanagement oft sogar ganz aus dem Blick: „Damit beschäftigen wir uns dann später. Jetzt kümmern wir uns um die Technologie.“ Warum dieser Ansatz gefährlich ist und das strategische Lizenzmanagement trotz der vermeintlichen Transparenz in der Cloud auf die CFO-Agenda gehört, soll Thema dieses Beitrags sein. 

Warum „SAP-Lizenzstrategie“ statt klassischem Lizenzmanagement?

Traditionelles Lizenzmanagement konzentriert sich auf operative Aufgaben wie Berechtigungsprüfungen und Audit-Begleitung. Doch in einer Welt, in der SAP-Lizenzen über Jahre hinweg immer höhere Anteile der gesamten IT-Kosten binden und die digitale Transformation maßgeblich beeinflussen, reicht das nicht mehr aus. Unternehmen die Lizenzen als strategisches Steuerungsinstrument begreifen, vergleichbar mit Investitionen in Technologie oder Personal, gewinnen einen klaren Wettbewerbsvorteil. Eine klare Lizenzstrategie sichert Planungssicherheit, verhindert Kostenfallen und schafft Flexibilität für zukünftige Geschäftsmodelle. Genau deshalb gehört das Thema auf die C-Level-Agenda: Wer heute nicht strategisch handelt, riskiert morgen eingeschränkte Handlungsfreiheit und unnötige Mehrkosten. Lizenzentscheidungen und geschickt verhandelte Vertragswerke sind keine IT-Details mehr, sondern ein Hebel für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

SAP zwischen On-Premise und Cloud: Wenn Vertragsentscheidungen zur Schlüsselfrage werden

Noch setzen viele Mittelständler auf SAP On-Prem. Doch Nachlizenzierungen im On-Premise-Umfeld werden heute immer teurer. Rabatte? Kaum noch. Wer unterlizenziert ist oder wachsen möchte, zahlt deutlich mehr als früher. Das macht On-Premise häufig wirtschaftlich unattraktiv. Der Wechsel in die Cloud wirkt wie die Lösung: Mieten statt kaufen und bessere Planbarkeit genießen. Doch Vorsicht: Neue Verträge bringen Mindestlaufzeiten und -abnahmemengen sowie mehrjährige Commitments. Wer hier blind unterschreibt, bindet sich langfristig und oft zu Konditionen, die nicht zur Geschäftsstrategie passen. Man profitiert wenig bis gar nicht von der möglichen Flexibilität in der Cloud. Besonders kritisch kann es dabei werden, wenn während der Migration alte und neue Lizenzkosten parallel laufen. 

Ein weiteres Paradoxon der Cloud-Welt: Zwar sind Nutzungsdaten jederzeit abrufbar, sie basieren jedoch stets auf den aktuellen SAP-Nutzungsbedingungen. Für den Kunden relevant ist jedoch die Version, die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses galt. Da sich Nutzungsbedingungen teilweise wöchentlich ändern, können angezeigte Unter- oder Überlizenzierungen trügerisch sein – und müssen immer verifiziert werden.

Eine passgenaue Steuerung der Lizenzen und vorausschauende Verhandlungen mit SAP ermöglichen es, das Maximum aus einer Cloudtransformation rauszuholen. Bevor sich Unternehmen auf drei-, fünf- oder sogar siebenjährige Commitments einlassen, sollten sie sich daher klar darüber sein, wie ihre IT- und Geschäftsstrategie in genau diesem Zeitraum aussehen soll. Spätere Lizenz-Korrekturen sind auch in der Cloud teilweise teuer oder gar nicht mehr möglich.

Die neue SAP Business Suite: Technisch integriert, kommerziell komplex

Die neue SAP Business Suite bringt mit Produkten wie BTP, Business Data Cloud und KI-Agenten nicht nur technologische Innovation, sondern auch eine völlig neue vertragliche Komplexität ins Unternehmen. Neben der Auswahl des richtigen Betriebsmodells für SAP ERP (von On-Premise, Private oder Public Cloud bis hin zu hybriden Modellen), müssen Unternehmen die SAP-Welt neu denken und Vertragsmodelle, Lizenzmetriken und sogar Infrastrukturentscheidungen wie die Wahl des Hyperscalers strategisch aufeinander abstimmen. 

Die Suite besteht zwar aus technisch optimiert integrierbaren Komponenten, doch die Abstimmung der dazugehörigen Vertragswerke bleibt Aufgabe des Kunden. Wer hier ohne “Big Picture“ agiert, läuft Gefahr, in eine Vielzahl von Problemen zu geraten: hoher operativer Aufwand, unkoordinierte Vertragswerke, unnötige Kosten, Doppellizenzierungen und sogar Innovationshemmnisse. 

„Wer Lizenzen nur verwaltet, statt sie strategisch zu steuern, verschenkt Potential für die Zukunft.“

Svenja Vorwerk, Lizenzstrategieberatung AKQUINET

So gilt es konkret mitgelieferte Package- bzw. Runtime Nutzungsrechte aus der gewählte Cloud ERP Option zu bewerten; die optimierten Pricing-Tiers und Rabattkonditionen der SAP zu nutzen; AI-Unit-Bedarfe anhand von neueren User-Logiken zu planen; BDC-Capacity Units der nächsten Jahre vorherzusagen und Vieles mehr. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass man compliant ist, jedoch nicht zu viel für ungenutzte Lizenzen zahlt. Eine vielschichtige und gleichzeitig spannende Herausforderung für alle SAP-Kunden.

Fazit: Ein Thema für die Unternehmensspitze

SAP-Lizenzen und -Verträge sind 2026 kein operatives Randthema mehr, sondern ein strategisches Steuerungsinstrument. Sie entscheiden über Wirtschaftlichkeit, Handlungsfreiheit und innovative Optionen. Wer seine SAP-Transformation erfolgreich gestalten will, kommt an einer frühzeitigen und professionellen Auseinandersetzung mit einer eigenen Lizenz- und Vertragsstrategie nicht vorbei. Sie ist der Schlüssel, um tatsächliche technische Transformation zu ermöglichen und schafft die Basis für langfristige Flexibilität sowie Innovationsfähigkeit des Unternehmens, heute und in Zukunft.