7 strategische Leitlinien

Enterprise File Sync and Sharing Lösungen (EFSS) haben sich zu leistungsstarken Plattformen entwickelt, die Unternehmensziele stützen und Innovation befördern. Dieser Artikel stellt sieben strategische Leitlinien vor, die Unternehmen bei der Auswahl einer EFSS- oder CCP-Lösung unterstützen.

Cloud und Cloud Dienste sind längst Bestandteil unseres Alltags. Ob Familienfotos, Lieblingsrezepte oder die Fußballtermine des Sohnemanns – ohne mit der Wimper zu zucken vertrauen wir Dropbox und OneDrive unsere privaten Daten an. Inzwischen finden Unternehmen zunehmend Gefallen daran, diese Verbraucherprodukte auch geschäftlich zu nutzen. Ihre auf den ersten Blick schlüssige Argumentation: Da Enterprise-Lizenzen angeboten werden, seien diese Dienste auch für Unternehmenszwecke geeignet.

In manchen Fällen mag das zutreffen. Unternehmen, die keine strengen Sicherheitsauflagen oder regulatorischen Vorgaben zu beachten haben, sind unter Umständen mit solchen EFSS-Lösungen (Electronic File Sync and Sharing) gut bedient, die ihre Mitarbeiter auch privat verwenden.

Die überwiegende Mehrheit ist jedoch auf eine EFSS-Lösung angewiesen, die von Grund auf für die geschäftliche Nutzung entwickelt wurde. Compliance, Sicherheit und Produktivität lassen sich nur mit einer unternehmensgerechten Architektur erreichen.

Simples Filesharing? Ein Relikt aus der Vergangenheit.

Viele Unternehmen unterschätzen, wie komplex sich die Synchronisierung und Freigabe von Dateien gestalten kann. So schwer kann es doch nicht sein, Dateien von A nach B zu verschieben!

Tatsächlich muss eine EFSS-Lösung jedoch so komplex oder flexibel wie das Unternehmen sein, in dem sie zum Einsatz kommen soll. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die Geschäftswelt rasant verändert. Allein in den letzten Jahren haben die meisten Unternehmen in geschäftlicher und technologischer Hinsicht einen enormen Wandel vollzogen. Wer nicht ins Hintertreffen geraten will, muss sich mit der Digitalisierung beschäftigen. Geschäftsprozesse werden papierlos gestaltet und in digitale Umgebungen migriert. Das erfordert ein EFSS-System, das nicht nur Dateien freigeben und synchronisieren kann, sondern mit leistungsstarken und ausgeklügelten Tools ausgestattet ist, um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, das Richtlinienmanagement und die Speicheroptionen im Griff zu behalten. Auch die Marktforscher von Gartner haben diesem Trend Rechnung getragen: Statt von EFSS ist dort zukünftig von CCP – kurz für Content Collaboration Platform – die Rede.

Um herauszufinden, ob eine EFSS/CCP-Lösung die strategischen Ziele eines Unternehmens wirklich unterstützt, müssen CIOs die folgenden sieben Schlüsselaspekte berücksichtigen.
 

Bild: Kriterien zur Auswahl einer EFSS/CCP-Lösung. (Quelle eBook EFSS)

#1 Benutzererfahrung

Die Benutzererfahrung beginnt beim Design; im Fall von CCP sollte es unsichtbar bleiben. Das bedeutet, dass Anwender ihrer Arbeit nachgehen können, ohne eine Datei bewusst zu synchronisieren oder freizugeben.

Mit einer schlampig ausgeführten Lösung bringen Sie die Anwender gegen sich auf. Noch viel schlimmer: Sie beeinträchtigen ihre Produktivität. Laut einer Studie suchen 57 % der Büroangestellten 1 Stunde pro Tag nach vermissten Dokumenten.1 Solche Dokumente könnten sich auf der Festplatte eines Kollegen befinden oder schlimmstenfalls auf einem privaten Dropbox- oder OneDrive-Konto liegen.

Wenn Mitarbeiter keine funktionierende Unternehmenslösung vorfinden, gehen sie nicht selten „mit anderen Tools fremd“, die sie im privaten Alltag favorisieren. Auch wenn dahinter keine böse Absicht steckt, birgt ein solches Vorgehen Risiken. Dokumente, die außerhalb des Netzwerks gespeichert werden, sind der Kontrolle des Unternehmens entzogen. Wenn Mitarbeiter diese gar bei einem externen Filehosting- Dienst speichern, sind sie unter Umständen nur durch ein unzulängliches Passwort geschützt, das vielleicht schon auf dem digitalen Schwarzmarkt an den Meistbietenden verschachert wird.

Der Schlüssel zu Produktivität

• Zugriff auf alle Unternehmensinhalte
• Sicherer Erhalt und Freigabe von Dateien
• Einmalige Synchronisierung (universell)
• Sichere externe Freigabe + Kooperation
• Kein „magischer Ordner“ erforderlich
• Echtzeit-Backup
• Prädiktive Analysen
• Mobile Apps mit hohem Bedienungskomfort
• Offline-Zugang

Viele externe Mitarbeiter sind immer noch gezwungen, per VPN auf Unternehmensinhalte zuzugreifen. Ein VPN ermöglicht zwar den Zugriff auf Dateien, verfügt jedoch nicht über die kooperativen Workflows und Automatisierungsfunktionalität, die mehr Produktivität Vorschub leisten.

Mitarbeiter benötigen stattdessen eine App, mit der sie Inhalte teilen können, ohne sich anzumelden, Dateien herunterzuladen oder per E-Mail zu versenden. Nur so kann das Maß an Produktivität erreicht werden, das im Zeitalter der Digitalisierung erforderlich ist.

Die Beschreibung der weiteren Leitlinien und Best Practices wie der Einsatz eines IT-Tools Unternehmen zu einem Wettbewerbsvorteil verhilft, finden Sie in dem vollständigen Artikel in dem kostenlosen eBook Enterprise File Sync & Share.

Die weiteren Leitlinien:

#2 DSGVO

#3 Ransomware

#4 Lock-in-Effekt

#5 Externe Freigabe von Daten

#6 Automatisierte Kooperation

#7 Kundenerfolg

Lesen Sie den vollständigen Artikel im eBook: 

EBOOK ENTERPRISE FILE SYNC & SHARE (EFSS)

Sicherheit: überall – immer – für alle Daten

Das eBook EFSS vergleicht 13 Merkmale von Enterprise File Sync & Share (EFSS)-Lösungen und stellt sieben strategische Leitlinien vor für die Auswahl einer Enterprise File Sharing & Content Collaboration Plattform.

Sichere Daten sind heute das A & O in Unternehmen. Oft werden Daten noch unverschlüsselt abgelegt oder gar versendet. Schwierig wird es, wenn Daten auch noch synchronisiert werden müssen.

Deutsch, 33 Seiten, PDF ca. 5,6 MB, kostenlos

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