Payroll als Schlüssel für internationales Wachstum

Agilität und Präzision bestimmen in der heutigen Zeit den Geschäftserfolg und mittelgroße Unternehmen bewegen sich durch ein Labyrinth an Herausforderungen – von der Mitarbeiterbindung bis zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Im Zentrum dieses Spannungsfeldes steht ein häufig unterschätztes Thema: das globale Payroll-Management.

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung über mehrere Länder hinweg ist jedoch keine rein administrative Aufgabe. Sie ist eine strategische Notwendigkeit, die den Ruf eines Unternehmens und dessen operative Effizienz unterstützt, besonders in mittelgroßen Unternehmen, die sich in einer Expansionsphase befinden.

Präzises, globales Payroll-Management spielt eine entscheidende Rolle

Ein effektives Payroll-Management ist die Grundlage für das Vertrauen der Mitarbeitenden und die Einhaltung vielfältiger – und oft widersprüchlicher – gesetzlicher Vorgaben in unterschiedlichen Rechtsräumen. Fehler in der Gehaltsabrechnung können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Geldstrafen, rechtliche Auseinandersetzungen und die sinkende Motivation der Mitarbeitenden sind nur einige davon.  

Eine Studie von Ernst & Young zeigt, dass 20 Prozent aller Gehaltsabrechnungen Fehler enthalten. Eine Korrektur kostet im Durchschnitt 291 US-Dollar und zeigt deutlich, wie wichtig regelkonforme und präzise Payroll-Prozesse sind.

Payroll-Herausforderungen in einer zunehmend globalisierten Belegschaft

Eine der größten Herausforderungen für mittelgroße Unternehmen bei der Expansion in andere Länder oder auch nur in andere Städte oder Regionen innerhalb desselben Landes, ist die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften, die sich ständig ändern. So haben beispielsweise Belgien, Frankreich, Griechenland und die Niederlande neue Regelungen zu Überstunden, flexiblen Arbeitszeiten und der Berücksichtigung von Zuschlägen bei der Berechnung von Urlaubs- und Krankengeld verabschiedet.

Darüber hinaus zeigt unsere Forschung, dass multinationale Unternehmen im Durchschnitt 32 verschiedene Payroll-Systeme oder -Anbieter einsetzen. Diese Fragmentierung erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in der Gehaltsabrechnung, Compliance-Risiken und Ineffizienzen in der Zahlungsabwicklung. Der fehlende, einheitliche Blick auf die globale Belegschaft erschwert es zudem, Kosten zu steuern, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und grenzüberschreitende Zahlungen rechtzeitig einzuleiten.

Unterdessen macht sich der Fachkräftemangel deutlich bemerkbar. Die wachsenden Anforderungen an eine internationale Gehaltsabrechnung erfordern breit gefächerte, länderübergreifende Kompetenzen im Team. Laut der jährlichen „Potential of Payroll“-Studie von ADP, die weltweit Führungskräfte multinationaler Unternehmen weltweit befragt, geben 83 Prozent der Teilnehmenden an, dass ihr Unternehmen die Payroll-Abteilung ausbaut. Gleichzeitig gestehen sich jedoch 61 Prozent ein, dass der Fachkräftemangel die Qualität der von ihnen erbrachten Payroll-Leistungen bereits beeinträchtigt hat.

Die Folgen von fehlerhaften Gehaltsabrechnungen

Die Auswirkungen von Ungenauigkeiten in der Gehaltsabrechnung können weit über unmittelbare finanzielle Verluste hinausgehen:

1. Regulatorische Sanktionen: Die Nichteinhaltung lokaler und internationaler Steuerpflichten kann zu erheblichen Geldstrafen führen. So verhängt die Steuerbehörde von Singapur eine Verzugsstrafe von 5 Prozent auf die Körperschaftsteuer, wenn Zahlungen verspätet eingehen. Je nachdem wie lange die Verzögerung anhält, erhöht sich der Beitrag zusätzlich. Hinzu kommt, dass pro Jahr zahlreiche Gesetzesänderungen in unterschiedlichen Ländern verabschiedet werden, die es Unternehmen zusätzlich erschweren mit den Vorschriften zur Gehaltsabrechnung Schritt zu halten.

2. Unzufriedenheit der Mitarbeitenden: Unkorrekte oder verspätete, grenzüberschreitende Zahlungen können das Vertrauen untergraben. Als Folge davon sinkt die Produktivität und die Fluktuation nimmt zu. Einer Studie zufolge würde fast die Hälfte (49 Prozent) der US-amerikanischen Beschäftigten in Erwägung ziehen, ihren Job zu wechseln, nachdem sie lediglich zwei Fehler in ihren Gehaltsabrechnungen erlebt haben. Für Mitarbeitende, die in einem neuen Markt remote tätig sind, kann bereits ein einzelner Zahlungsfehler die lokale Glaubwürdigkeit des Arbeitgebers erheblich schädigen.

3. Rechtliche Konsequenzen: Eine falsche Einstufung von Mitarbeitenden oder die Nichteinhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben kann Klagen und staatliche Prüfungen nach sich ziehen und damit Unternehmensressourcen zusätzlich belasten. Laut dem Global Compliance Report von ADP stufen 72 Prozent der multinationalen Unternehmen „regulatorische Veränderungen“ als ihre größte Compliance-Herausforderung ein.

Vorteile eines einheitlichen Payroll-Ansatzes

Um Risiken zu minimieren und Payroll-Prozesse zu optimieren, sollten mittelgroße Unternehmen mit internationalen Ambitionen die folgenden Strategien in Betracht ziehen:

1. Investition in moderne, einheitliche Payroll-Systeme: Der Einsatz geeigneter Technologien kann komplexe, länderübergreifende Berechnungen automatisieren, manuelle Fehler reduzieren und eine fristgerechte Abführung lokaler Steuern sicherstellen. Ein einheitlicher, internationaler Payroll-Service schafft eine zentrale, verlässliche Datenbasis für die gesamte globale Belegschaft. Er sorgt für Transparenz, Compliance und eine bessere Budgetkontrolle bei gleichzeitiger Reduzierung von Fehlern. Zudem lassen sich die komplexen Anforderungen grenzüberschreitender Zahlungen und das Währungsmanagement deutlich vereinfachen.

2. Regelmäßige Audits: Wiederkehrende globale Payroll-Audits helfen dabei, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor daraus größere Probleme entstehen.

3. Schulung von Mitarbeitenden: Die gezielte Weiterbildung von HR- und Payroll-Teams zu internationalen Vorschriften und Best Practices stellt sicher, dass sie auf die Komplexität globaler Gehaltsabrechnung vorbereitet sind.

4. Auslagern: Das vollständige oder teilweise Outsourcing der globalen Payroll reduziert den administrativen Aufwand, nutzt professionelles Fachwissen und stellt einheitliche Daten sowie Expertise für die Verwaltung international verteilter Teams bereit. So können sich Unternehmen stärker auf ihre strategischen Ziele konzentrieren.

Fazit

Mittelgroße Unternehmen, die in einem wettbewerbsintensiven internationalen Umfeld erfolgreich sein wollen, müssen präzise und regelkonforme globale Payroll-Prozesse priorisieren. Über die Vermeidung von Sanktionen hinaus fördert ein effektives Payroll-Management eine positive Unternehmenskultur, stärkt die Bindung der Mitarbeitenden und festigt die Position eines Unternehmens als vertrauenswürdiger Arbeitgeber.

Durch die Implementierung robuster, einheitlicher globaler Payroll-Systeme und das kontinuierliche Verfolgen internationaler regulatorischer Entwicklungen können Unternehmen ihre Abläufe absichern, einen klaren Überblick über ihre globalen Personalkosten gewinnen und sich auf nachhaltiges Wachstum konzentrieren.

Autor: Frank Smits, Senior Vice President, ADP Global Payroll