Thought Leadership
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung schreitet in Deutschland voran. Doch obwohl viele Unternehmen ihre Rechnungsprozesse bereits als digital bezeichnen, zeigt sich bei genauerem Hinsehen ein deutlich anderes Bild.
Eine aktuelle Untersuchung von Quadient unter 300 deutschen Unternehmen macht deutlich, dass zwischen dem gefühlten und dem tatsächlichen Umsetzungsstand noch erhebliche Unterschiede bestehen. Mit Blick auf die kommenden gesetzlichen Fristen könnte dies für zahlreiche Betriebe zum Problem werden.
Digitalisierung bedeutet nicht automatisch E-Rechnungsfähigkeit
Drei von vier befragten Unternehmen bewerten ihre Rechnungsprozesse als digitalisiert. Gleichzeitig geben jedoch lediglich sechs Prozent an, die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bereits vollständig zu erfüllen.
Der Grund liegt häufig in der Verwechslung von digitalisierten Abläufen mit rechtskonformen E-Rechnungen. Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen weiterhin als PDF-Datei oder sogar auf Papier. Beide Varianten gelten jedoch nicht als gesetzeskonforme E-Rechnung im Sinne der aktuellen Vorgaben.
Erforderlich sind strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder entsprechende EDI-Lösungen, die den europäischen Normen entsprechen.
Der Countdown bis 2027 läuft
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen versenden können. Ein Jahr später wird die Verpflichtung auf kleinere Unternehmen ausgeweitet.
Trotz der noch bestehenden Lücken zeigen sich die meisten Unternehmen optimistisch. Fast neun von zehn Befragten gehen davon aus, die gesetzlichen Fristen einhalten zu können.
Die Zahlen der Studie zeigen jedoch, dass noch erheblicher Handlungsbedarf besteht. Mehr als die Hälfte der Unternehmen hat bislang kein entsprechendes Rechnungsformat eingeführt. Zudem verschicken fast die Hälfte der Befragten weiterhin zumindest einen Teil ihrer Rechnungen in Papierform.
E-Rechnung wird zunehmend als Chance verstanden
Unternehmen, die den Umstieg bereits vollzogen haben, berichten von spürbaren Vorteilen. Laut der Untersuchung konnten viele Betriebe ihre Abläufe effizienter gestalten und gleichzeitig Kosten reduzieren.
Mehr als die Hälfte der Unternehmen nennt Produktivitätsgewinne oder Vorteile für mobiles Arbeiten. Fast jedes zweite Unternehmen berichtet von Einsparungen bei den Kosten. Darüber hinaus profitieren zahlreiche Betriebe von schnelleren Rechnungsprozessen, kürzeren Forderungslaufzeiten und einer geringeren Fehlerquote.
Diese Erfahrungen tragen dazu bei, dass die elektronische Rechnung von vielen Unternehmen nicht mehr ausschließlich als regulatorische Pflicht betrachtet wird. Vielmehr wächst die Wahrnehmung, dass die Umstellung langfristig zur Modernisierung der Finanzprozesse beitragen kann.
ERP-Systeme bleiben das Herzstück der Umsetzung
Bei der technischen Umsetzung setzen die meisten Unternehmen auf bestehende ERP-Systeme. Insgesamt planen 71 Prozent der Befragten, ihre E-Rechnungsstrategie auf dieser Basis aufzubauen.
Besonders beliebt ist dabei ein hybrider Ansatz. Knapp 40 Prozent wollen ihr ERP-System mit einer zusätzlichen E-Rechnungsplattform kombinieren. Der Hintergrund: Viele ältere ERP-Versionen unterstützen moderne XML-basierte Rechnungsformate nur eingeschränkt.
Spezialisierte Plattformen können diese Lücke schließen und helfen gleichzeitig dabei, neue gesetzliche Anforderungen einfacher umzusetzen.
Rund ein Drittel der Unternehmen vertraut dagegen ausschließlich auf die vorhandene ERP-Lösung und geht davon aus, die gesetzlichen Anforderungen damit erfüllen zu können.
Kleinere Unternehmen zeigen noch Unsicherheit
Während größere Unternehmen ihre Strategien zunehmend konkretisieren, herrscht insbesondere bei kleineren Betrieben teilweise noch Zurückhaltung. Insgesamt sind 15 Prozent der Befragten noch unentschlossen, wie sie die gesetzlichen Vorgaben umsetzen wollen.
Bei Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz fällt dieser Anteil sogar deutlich höher aus. Dort hat fast jedes zweite Unternehmen noch keine endgültige Entscheidung über den künftigen technischen Weg getroffen.
Die Einführung der E-Rechnung ist für viele Unternehmen weit mehr ist als eine reine Compliance-Aufgabe. Wer die Umstellung frühzeitig angeht, kann nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern zugleich Abläufe modernisieren und Prozesse automatisieren.
Gleichzeitig zeigen die Zahlen, dass viele Unternehmen ihren tatsächlichen Umsetzungsstand offenbar überschätzen. Mit Blick auf die kommenden Fristen dürfte die sorgfältige Überprüfung bestehender Systeme und Prozesse daher in den kommenden Monaten für zahlreiche Betriebe zur zentralen Aufgabe werden.
(red/Quadient)
