Vier nervige Aufgaben in jedem Büro, die sich problemlos automatisieren lassen

Die Automatisierung von Arbeitsprozessen spart Unternehmen nicht nur Ressourcen und Kosten, sie macht auch den Arbeitsalltag effizienter. Mitarbeitern räumt sie mehr Zeit für die fachlich wichtigen Aufgaben frei, die gerade in Zeiten von Fachkräftemangel für den Firmenerfolg immer entscheidender werden. (Copyright: FTAPI)

Ganz gleich, in welcher Branche man arbeitet oder wie groß das Unternehmen ist: Überall gibt es sie, die Aufgaben, die scheinbar unendlich viel Zeit kosten, keinen Spaß machen und bei denen man sich denkt: „Das muss doch einfacher gehen.”

E-Mails von extern mühsam auf das Anliegen überprüfen und dann der richtigen Person weiterleiten. PDF-Scans in schlechter Qualität entziffern und Daten, die eigentlich schon digital vorliegen, noch einmal in ein System tippen. Rechnungen und Gehaltszettel ausdrucken, kuvertieren und nach einem anstrengenden Arbeitstag auch noch zum Briefkasten tragen. Kaum ein Mitarbeiter mag sie, trotzdem werden diese und andere antiquierte Prozesse in deutschen Unternehmen tagtäglich immer noch gelebt.

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Obwohl in nahezu jeder Firma bereits digitale Tools und Programme im Einsatz sind, gehen die wenigsten den nächsten Schritt und überlegen, wie sie digitale Daten am besten nutzen und für sich arbeiten lassen. Denn viele Prozesse lassen sich vereinfachen und vor allem auch sicherer machen. Das Zauberwort hierzu heißt „automatisieren”. Auch wenn viele dieses Wort vielleicht sofort mit Robotertechnologie verbinden, so steckt in Wahrheit lediglich eine Software dahinter, die wiederholbare Prozesse definiert, welche die menschliche Interaktion mit IT-Systemen so weit wie möglich optimieren. Wir haben vier der nervigsten Aufgaben im Büroalltag aufgelistet, die sich schnell und einfach automatisieren lassen. Das spart Zeit, Geld und schont vor allem die Nerven der Mitarbeiter.

1. Sagen Sie “Tschüss” zu Ihrer info@-Mailadresse für Anfragen und Rechnungen

Wenn Kunden oder Interessenten auf einer Unternehmenswebseite eine Anfrage stellen wollen, sich aber nicht die Mühe machen möchten, die richtigen Ansprechpartner herauszusuchen, oder diese einfach nicht zu finden sind, gibt es eine Notlösung. Unter info@, kontakt@ oder anfrage@ kann sich jeder mit jedem Anliegen an das Unternehmen wenden. Das ist auf den ersten Blick praktisch für jeden, der nicht im Unternehmen damit beschäftigt ist, die Anfragen zu überprüfen und bei Bedarf intern weiterzuleiten.

Wäre es nicht wesentlich komfortabler, wenn Externe ihre Anfragen gleich so abschicken könnten, dass das Thema sich eindeutig zuordnen lässt und die Nachricht direkt die richtige Abteilung und sogar den richtigen Ansprechpartner erreicht? Mit einem entsprechenden Online-Formular ist das einfach möglich. Der Absender kann dabei unter verschiedenen Oberbegriffen wählen, hinter denen jeweils eine bestimmte Kontaktperson im Unternehmen hinterlegt ist. Das Anliegen erreicht also direkt den dafür zuständigen Mitarbeiter beziehungsweise die verantwortliche Abteilung.

Gleiches ist ohne Probleme auch mit Rechnungen möglich. Wenn eine Rechnung direkt an den richtigen Ansprechpartner geht, ist das oftmals schon die halbe Miete, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen. So etwas ist über ein entsprechendes Formular mit fixen Auswahlmöglichkeiten ebenfalls ganz einfach zu automatisieren.

2. Nie wieder massenhaft Gehaltszettel drucken und verschicken

Jeden Monat dasselbe – für alle Angestellten muss die Personalabteilung den aktuellen Gehaltszettel und vielleicht noch die Stundenabrechnung ausdrucken, in Umschläge stecken, frankieren und dann mit der Post verschicken. Stimmen soll das Ganze dann auch noch. Bei den Empfängern zu Hause stapeln sich die oft ungeöffneten Umschläge, die höchsten einmal im Jahr zur Steuererklärung wieder hervorgeholt werden.

Dabei ist auch dieser Prozess längst digital und automatisch möglich. Aus einem Abrechnungssystem lassen sich die Gehaltszettel automatisch als PDFs erstellen, die dann jeder Mitarbeiter für sich sicher digital abrufen kann, wenn er sie braucht. Papier und Porto spart man so gleich mit. Und damit das Ganze auch bezahlt wird, erhält die Bank die entsprechende Überweisung ebenfalls zugesendet.

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3. Mahnungen automatisch digital verschicken, statt sie als Briefe herumliegen zu lassen

Unbezahlte Rechnungen können besonders für kleine und mittelständische Unternehmen zu einem großen Problem werden. Firmen, die zu lange auf das Geld säumiger Schuldner warten, müssen ihre Mahnungen schnell und fristgerecht verschicken. Müssen sämtliche Zahlungsinformationen jedoch erst händisch herausgesucht und zusammengestellt werden, können schnell mehrere Tage verstreichen, die man auf dem Firmenkonto merkt.

Wenn Unternehmen die Mahnung jedoch aus ihrem Buchhaltungssystem digital herauslassen oder sie in anderer Form digital erstellen können, ist die Zahlungsaufforderung ganz schnell beim Kunden. In den meisten Fällen muss die Mahnung dafür lediglich in einen entsprechenden Ordner geschoben werden. Einmal dort abgelegt, werden alle wichtigen Informationen zum Empfänger und zu Fristen automatisch ausgelesen und ein entsprechendes Anschreiben verschickt. Anschließend wird die Mahnung sofort sicher und digital zum Download verfügbar gemacht, sodass Unternehmen ihre Mahnfristen zuverlässig einhalten.

4. Lassen Sie Mitarbeiter ihre wichtigen Daten aktualisieren

Adressänderungen, Versicherungswechsel, Hochzeiten und ähnliche Änderungen von Personaldaten nehmen in vielen Unternehmen noch den direkten Weg über die Personalabteilung, bevor sie in den entsprechenden Systemen vermerkt sind. Die Anfragen kommen dann in unterschiedlichsten Formaten, ohne etwaig notwendige Nachweise, per E-Mail oder auch telefonisch bei den Personalern an, müssen wieder angefasst und neu eingetragen werden.

Mit einem passenden sicheren Online-Formular, das an die entscheidenden HR-Systeme angebunden ist, lassen sich auch sensible Mitarbeiterdaten einfach direkt von den Angestellten abfragen und ändern. Die Personalabteilung gibt die eingetragenen Änderungen dann lediglich frei und wird spürbar entlastet.

Solche Formulare eignen sich auch, um Urlaubsanträge und Krankmeldungen zu bearbeiten und um Weiterbildungen zu erfassen. Die notwendigen Daten-Informationen werden durch die Formulare strukturiert eingegeben, sodass sie ideal weiterverarbeitet werden können. Die zuständigen Vorgesetzten geben die Datensätze dann frei oder melden sich bei Rückfragen.

Es lässt sich nicht leugnen: Automatisierung spart Unternehmen nicht nur Ressourcen und Kosten, sie macht auch den Arbeitsalltag angenehmer, vor allem aber effizienter. Räumt sie Angestellten doch mehr Zeit für die fachlich wichtigen Aufgaben frei, die gerade in Zeiten von Fachkräftemangel für den Firmenerfolg immer entscheidender werden. Vor allem aber laufen solche automatisierten Prozesse fehlerfreier ab, als wenn ein Mitarbeiter diese Aufgaben von Hand erledigt.

Ari Albertini

FTAPI Software GmbH -

Revenue Flow Manager sowie Mitglied der Geschäftsleitung

Ari Albertini ist Revenue Flow Manager sowie Mitglied der Geschäftsleitung des Datentransferspezialisten FTAPI Software GmbH. Nach Stationen in der Wissenschaft und der Projektberatung ist er seit 2015 bei FTAPI. Als Wirtschaftsinformatiker (M.Sc.) und Alumni der TU München verfügt er über mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich der Strategieentwicklung,
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