Thought Leadership
Die Zahl mobiler Endgeräte in Unternehmen steigt seit Jahren. Smartphones für den Vertrieb, Tablets in Lagerhallen, Notebooks im Homeoffice – kaum eine IT-Abteilung hat den vollständigen Überblick, wie viele Geräte tatsächlich im Einsatz sind.
Noch seltener gibt es einen Plan, wann welches Gerät ausgetauscht oder weiterverwendet wird. Das hat Folgen für Budget, IT-Sicherheit und die Umweltbilanz gleichermaßen. Doch welche Hebel stehen IT-Verantwortlichen zur Verfügung, um diesen Kreislauf zu durchbrechen?
Warum mobile Geräte die IT-Budgets stärker belasten als gedacht
In vielen Organisationen läuft die Beschaffung nach einem simplen Muster ab. Ein Smartphone geht kaputt, ein Notebook reagiert zu träge – also wird Ersatz bestellt. Fertig. Der Blick auf den gesamten Lebenszyklus eines Geräts fehlt dabei fast immer. Reparaturen, Supportaufwände und verpasste Sicherheitsupdates summieren sich über Monate zu beachtlichen Summen.
Hinzu kommen indirekte Kosten: Produktivitätsverluste durch veraltete Technik oder Sicherheitslücken, die sich durch fehlende Patches auftun.
Im Mittelstand kommen schnell mehrere Hundert mobile Geräte zusammen. Firmenhandys für den Außendienst, Tablets in der Fertigung, Ersatzgeräte für den Notfall. Fehlt eine zentrale Verwaltung, entstehen Parallelstrukturen. IT-Teams verlieren den Überblick und Budgets geraten aus dem Ruder. Unternehmen, die allein den Kaufpreis vergleichen, übersehen die eigentlichen Kostentreiber. Die Gesamtkosten eines Geräts offenbaren sich erst am Ende seiner Nutzungsdauer – wenn Ausfallzeiten und Supporttickets die ursprüngliche Investition längst überschritten haben.
Lifecycle-Planung ersetzt den Reaktionsmodus
Eine strukturierte Lifecycle-Strategie erfasst jede Phase: Bedarfsermittlung, gebündelte Beschaffung, aktives Management im laufenden Betrieb, rechtzeitiger Austausch und geordnete Weiterverwertung. Idealerweise dokumentiert ein zentrales Asset-Register sämtliche Geräte, ihren Zustand und den geplanten Austauschzeitpunkt. IT-Abteilungen, die diesen Zyklus konsequent umsetzen, erzielen bessere Einkaufskonditionen und senken ungeplante Ausfälle deutlich.
Tipp: Zertifizierte Refurbished-Geräte ergänzen diesen Ansatz sinnvoll. Ein iPhone gebraucht über spezialisierte Refurbished-Plattformen zu kaufen, garantiert Qualität zu einem Bruchteil des Neupreises.
Ein häufig vernachlässigter Hebel ist die Gerätestandardisierung. Wenige, klar definierte Gerätetypen vereinfachen Wartung, Ersatzteilhaltung und Softwareverteilung erheblich. Dazu lohnt ein nüchterner Blick auf die tatsächliche Nutzungsdauer. Viele Firmen halten Geräte aus Gewohnheit länger im Einsatz als wirtschaftlich vertretbar. Die Kosten für alternde Hardware übersteigen regelmäßig die Investition in eine planvolle Erneuerung.
Refurbished-Geräte als Teil der Beschaffungsstrategie
Professionell aufbereitete Geräte rücken in der Unternehmens-IT zunehmend ins Blickfeld. Laut einer repräsentativen Umfrage des Bitkom aus dem Jahr 2024 setzen inzwischen 15 Prozent der deutschen Unternehmen auf Refurbished-IT. Noch zwei Jahre zuvor waren es lediglich vier Prozent. Die Qualitätsstandards steigen und Gewährleistungsfristen werden verlässlicher. Auch das Angebot hat sich professionalisiert: Spezialisierte Anbieter liefern aufbereitete Geräte mit dokumentierter Prüfhistorie und garantierter Mindestleistung.
Besonders im Außendienst, bei Poolgeräten oder in Projektteams mit befristeter Laufzeit bieten sich aufbereitete Geräte an. Aktuelle Modelle wie das iPhone 16 sind als Refurbished-Variante verfügbar und ermöglichen es, neuere Hardware kostengünstig in den Bestand zu integrieren. Allerdings löst günstigere Hardware allein kein Planungsproblem. Refurbished-Beschaffung entfaltet ihren Nutzen erst innerhalb einer strukturierten Lifecycle-Strategie.
Nachhaltigkeit wird zum Beschaffungskriterium
ESG-Vorgaben lenken den Blick verstärkt auf die ökologische Seite der IT-Beschaffung. Nach Schätzungen entstehen 70 bis 80 Prozent der Lebenszyklusemissionen eines Smartphones bereits bei der Herstellung – lange bevor das Gerät zum ersten Mal eingeschaltet wird. Längere Nutzungszyklen und gezielter Einsatz von Refurbished-Hardware verringern diesen ökologischen Fußabdruck nachweislich. Für die ESG-Berichterstattung zählt jede nachvollziehbare Maßnahme, auch bei der Gerätebeschaffung.
Nutzungsmodelle wie Leasing oder Device-as-a-Service verbinden Lifecycle-Management mit planbaren Kosten. Wie solche Ansätze in der Praxis aussehen, zeigt unser Fachbeitrag zu nachhaltigen IT-Nutzungsmodellen.
Für IT-Verantwortliche, die ihre Beschaffung neu ausrichten, bietet Lifecycle-Management einen konkreten Ansatzpunkt: niedrigere Gesamtkosten, bessere Compliance und eine IT-Abteilung, die vorausschauend handelt. Reaktive Beschaffung ist ein Risiko, das sich auf Dauer kein Unternehmen leisten sollte.
