Integration statt Isolation | Effektive Collaboration

Der Mitarbeiter von heute speichert Daten in der Cloud, tauscht Links in Sozialen Netzwerken und kommuniziert über Messaging-Dienste – allerdings nur im privaten Umfeld. Während das Informationsmanagement sich hier längst digitalisiert und dadurch massiv beschleunigt hat, besteht in der Arbeitswelt noch Nachholbedarf. 

Verkürzte Bearbeitungszeiten, schnellerer Mitarbeiter-Austausch, beschleunigte Prozesse: Dass ein intelligentes Informationsmanagement in Zeiten der Digitalisierung mehr denn je über die Geschwindigkeit des unternehmerischen Handelns entscheidet, liegt auf der Hand. Die unmittelbare und ortsunabhängige Verfügbarkeit einer Information im Kontext eines Geschäftsprozesses wird somit zum zentralen Erfolgskriterium bei der digitalen Transformation. Social Collaboration ist hierbei ohne Zweifel ein wichtiger Baustein: Die direkte, abteilungs- und standortübergreifende Vernetzung von Projektteams oder Experten unterschiedlicher Fachabteilungen auf Basis moderner Kommunikationstechnologien bietet vielseitige Potenziale für schlankere und schnellere Prozesse.

Collaboration mit ECM verzahnen

Viele ECM-Anbieter haben in den letzten Jahren mit der Integration kollaborativer Features in ihre Lösungen auf diese Entwicklungen reagiert. Alternative Kommunikationsformen wie Microblogs, Corporate Wikis, Social Intranet, Chat- und Kommentarfunktionen oder ganzheitliche Unified-Communications-Plattformen haben Einzug in die interne Kommunikation von Unternehmen erhalten. Doch die Bilanz der Collaboration-Initiativen vieler Unternehmen fällt vielerorts noch immer ernüchternd aus. Vor allem der Mittelstand liegt bei derartigen Projekten noch weit zurück. Dabei zeigen sich Mitarbeiter in der Regel durchaus aufgeschlossen gegenüber neuen Technologien, die ihnen die Arbeitsorganisation erleichtern. In der Praxis fehlt Collaboration-Projekten jedoch meist eine strategisch fundierte und professionell begleitete Implementierungsphase, wodurch sich die Akzeptanz der Mitarbeiter in Grenzen hält.

Ein weiteres, grundlegendes Problem: Passende Lösungen, die die für effektive Social Collaboration notwendigen Funktionalitäten mit denen des etablierten ECM-Systems verbinden, sind bislang noch nicht in zufriedenstellender Form verfügbar. Mediengrenzen, beispielsweise zwischen E-Mails, DMS-Workflows und separaten Collaboration Tools, bestehen nach wie vor. Die benötigten Daten sind dadurch oftmals nicht oder nur bedingt unter eigener Kontrolle, zudem fehlt die gezielte Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen. So bleibt im Regelfall trotz vorhandener Plattformen und Tools die E-Mail der favorisierte Kommunikationskanal, und damit ein vergleichsweise zeitaufwändiges und intransparentes Instrument. Dieses stößt vor allem dann an seine Grenzen, wenn eine größere Gruppe von Mitarbeitern Einfluss auf einen Prozess nehmen soll. Informelle und soziale Aktivitäten, die einen wesentlichen Teil von Geschäftsereignissen darstellen, bleiben dabei außen vor. Die Folge: Informationen können der Belegschaft, zuständigen Abteilungen oder ausgewählten Teammitgliedern nicht strukturiert und vor allem nicht themenbezogen zugänglich gemacht werden. An die Stelle alter Informationsinseln sind also neue getreten.

EIM: Informationsmanagement von morgen

So verhindern in der Praxis noch immer zahlreiche Hürden die direkte Bereitstellung und Verwendung prozessrelevanter Informationen. Ein Problem, mit dem sich die Softwarehersteller nach wie vor intensiv auseinandersetzen, diesmal mit einem umfassenderen Ansatz. Die Konsequenz ist der Trend eines flexibilisierten Informationsmanagements, das immer häufiger mit dem Akronym EIM (Enterprise Information Management) zusammengefasst wird. EIM geht evolutionär aus den Vorstufen des DMS und ECM hervor, indem entlang der gesamten Wertschöpfungskette eine vorgangs- oder themenbezogene Kommunikation – intern und extern – mit allen Beteiligten ermöglicht wird.

Bild 1: Mit Enterprise Information Management (EIM) Informationen flexibler managen.

Dabei rücken die ganzheitlichen Prozesse des Anwenders noch stärker als bisher in den Vordergrund. Der Fokus liegt also nicht mehr nur auf einem isolierten E-Mailverlauf, einem punktuellen Mitarbeiter-Chat oder auf der Sammlung von Dokumenten zu einem bestimmten Vorgang. Es gilt, alle digitalen Informationsquellen eines Unternehmens schlagwort- oder themenbezogen anzusteuern zu können und Inhalte für die weitere Nutzung bereitzustellen, ganz gleich, in welchem Format oder an welchem Speicherort sie vorliegen.

EIM-Systeme schaffen durch diese erweiterten Funktionalitäten die Voraussetzung dafür, dass eine effektive Social Collaboration im Unternehmen Wirklichkeit werden kann. Grundlegendes Konzept ist es, das Informationsmanagement von starren Mediengrenzen zu lösen und prozessrelevante Informationen themenzentriert, jederzeit und unmittelbar verfügbar zu machen. Medienübergreifende Verknüpfungen spielen hierbei eine wesentliche Rolle: So werden moderne EIM-Systeme beispielsweise die Möglichkeit bieten, eine digitale Akte direkt mit einem Mikroblog zu verbinden, an den zugleich Dokumente oder Links angehängt werden können. Das System kümmert sich darum, dass beteiligte Personen automatisch über Änderungen informiert werden. Gleichfalls sollten Anwender neben Standardsuchmechanismen themenorientierte Suchen durchführen können und jederzeit die Möglichkeit der direkten Kommunikation mit allen Prozessbeteiligten haben.

Berechtigungsmanagement als Schlüssel

Damit die Umsetzung derartiger Informations- und Kommunikationsprozesse gelingt, muss eine entscheidende Hürde genommen werden: Das effektive und sichere Management der Berechtigungen muss in einem angemessenen Verhältnis zu der bei Social Collaboration essentiellen Transparenz und Offenheit stehen – und das alles selbstverständlich ohne Abstriche bei der Informationssicherheit zu machen. Gelingt dieser Spagat, können Unternehmen das zweifelsohne riesige Potenzial moderner Technologien voll ausschöpfen.

Bild 2: Wer darf was? Diese Frage löst ein effektives und sicheres Management der Berechtigungen. 

Die Informationsplattform nscale der Ceyoniq Technology GmbH bietet Anwendern beispielsweise bereits heute dynamische Teamspaces, die es Mitarbeitern einer Projektgruppe ermöglichen, bestimmte Ordner frei zu benutzen, während andere Kollegen diese aber nicht einsehen können. Anwender können selbständig dynamische Gruppenordner erstellen und diese pflegen. Der zentrale Vorteil ist dabei, dass Dokumente innerhalb der Teamspaces auch temporär anderen Zugriffsberechtigungen unterliegen können. Das gilt nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern bei Bedarf auch für Lieferanten oder Kooperationspartner.

Für ECM-Anbieter wird es jedoch weiterhin entscheidend sein, skalierbare und flexible Lösungen anzubieten. Nicht jedes Unternehmen ist schon heute reif für umfassende EIM-Ansätze. Es muss deshalb möglich sein, eine DMS-Lösung zu nutzen und je nach Bedarf flankierende EIM-Features sukzessive in die eigenen Geschäftsabläufe zu integrieren.

Kampf der Systeme steht bevor

Neben ERP- und CRM-Systemen werden EIM-Systeme meiner Ansicht nach künftig die dritte zentrale Säule innerhalb der Software-Landschaft von Unternehmen darstellen. Zum einen werden diese drei Systeme immer mehr zusammenwachsen, weshalb künftig ein noch höherer Grad an Integrationsmöglichkeiten erforderlich sein wird. Zum anderen werden Insellösungen für einzelne Fachabteilungen oder einzelne Prozesse überflüssig, weil sie durch mindestens eines der drei Systeme abgelöst werden können. Das führt zu einem anderen Aspekt: Es gibt nämlich durchaus Überschneidungen hinsichtlich der Funktionalitäten zwischen ERP, CRM und EIM. Hier wird es in den nächsten Jahren sicherlich noch zu einer Bereinigung bzw. klareren Abgrenzung kommen. Spannend ist dabei die Frage, welches System sich bei welcher Funktionalität durchsetzt.

Fazit: Informationen themenspezifisch mit einem ganzheitlichen Prozess zu verknüpfen, unabhängig vom ursprünglichen Trägermedium, muss das Ziel eines modernen Informa-tionsmanagements sein. Das größte Hindernis ist hierbei das effektive und sichere Management von Zugriffsberechtigungen. An den richtigen Stellen müssen also Zäune eingezogen werden, ohne den Verkehr zu behindern. Nur dann kann eine effektive Social Collaboration im Unternehmen gelingen.

Andreas Ahmann ist Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH. Der Hersteller branchenübergreifender, intelligenter Softwarelösungen ist seit 25 Jahren in den Bereichen DMS, ECM & EIM auf Basis der Informationsplattform nscale aktiv. Mithilfe dieser modularen, skalierbaren und hochflexiblen Informationsplattform können komplexe Geschäfts- und Kommunikationsprozesse optimiert, Daten zu werthaltigen Informationen aufgewertet und Dokumente revisionssicher und beweiskräftig archiviert werden. Die Ceyoniq Technology GmbH ist ein Tochterunternehmen der Kyocera Document Solutions Inc. und beschäftigt am Hauptsitz in Bielefeld sowie an weiteren bundesweiten Standorten mehr als 150 Mitarbeiter.