Thought Leadership
Seit über 100 Jahren gehört Klingspor zu den weltweit führenden Herstellern hochwertiger Schleifwerkzeuge. Mehr als 30 über den gesamten Globus verteilte Fertigungs- und Vertriebsstandorte ermöglichen eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse der regionalen Märkte.
Das Technologieunternehmen setzte bereits seit langem SAP als ERP-System ein und in SAP BW bildete das Unternehmen das Vertriebs- und Umsatzreporting ab. Das System lief weitgehend automatisiert, war aber wenig anwenderfreundlich. Neue Datenbankabfragen oder Berichte zu erstellen, war zu komplex, um es in der Fachabteilung bewältigen zu können. Als die Themen Absatz- und Umsatzplanung neu strukturiert werden sollten, entschloss sich Klingspor, ein umfassendes Business Intelligence- und Corporate Performance Management-Werkzeug einzuführen. Das sollte so einfach zu bedienen sein, dass die IT von einigen Aufgaben entlastet werden kann. SAP BW sollte als Data Warehouse weiter im Einsatz bleiben, so dass eine gute SAP-Schnittstelle zur Kernanforderung für das neue Werkzeug wurde.
Herausforderung SAP-Schnittstelle
Das anwenderfreundliche und fachabteilungsorientierte BI- & CPM-Toolkit BOARD stellte für den Schleifmittelhersteller die optimale Lösung dar. Das Unternehmen schaute sich zahlreiche weitere Systeme an, doch bei vielen stellte sich heraus, dass sie die IT nicht wesentlich entlasten könnten. Hinzu kam die Schwierigkeit einer passenden SAP-Schnittstelle, da der Zugriff auf ein SAP-System noch immer eine Art „Königsdisziplin“ bei der Datenintegration darstellt. Das Toolkit konnte dank einer engen Kooperation mit dem SAP-Schnittstellenexperten Theobald Software mit einem vollintegrierten Connector für SAP aufwarten.
Der Konzern ließ sich in wenigen Tagen von Beratern coachen und war bereits nach kurzer Zeit in der Lage, das System selbst weiterzuentwickeln. Mitarbeiter schult das Unternehmen eigenständig. Einige Key-User belegen heute eindrucksvoll, wie intuitiv die BI-Software zu bedienen ist und bauen aussagekräftige Cockpits mit den wichtigsten Kennzahlen, so beispielsweise ein umfassendes Vertriebscockpit mit Langzeitverläufen und einer Darstellung der Top-Kunden, das heute niemand mehr missen möchte.
Der Vertrieb ist einer der Bereiche, in dem die BI-Lösung schwerpunktmäßig Verwendung findet. Die Außendienstmitarbeiter des Unternehmens haben jederzeit per Web, Citrix oder direkt über den regulären Windows-Client Zugriff auf das System und erhalten speziell auf ihre Kunden ausgerichtete Auswertungen. Weltweit greifen fast alle Vertriebsorganisationen auf die BI-Lösung zu und den Geschäftsführern jeder Niederlassung steht ein eigenes Cockpit mit den wichtigsten Daten im Überblick zur Verfügung. Die Konzernleitung erhält die Daten aller Niederlassungen außerdem konsolidiert in einem weiteren Cockpit dargestellt.
Fazit: Zeitersparnis und Green Controlling
Wie zu Beginn des Projektes gefordert, konnte die IT-Abteilung von der Berichtserstellung entlastet werden und die Fachabteilung hat eine größere Unabhängigkeit gewonnen. Neue Berichte werden dank des programmierfreien Handlings der BI-Software heute deutlich schneller umgesetzt. Dies hat auch dazu geführt, dass das Unternehmen ein Stück weit dem papierlosen Büro näher gekommen ist: Zahlreiche umfassende Berichte, die dem Management früher in Papierform zugestellt wurden, sind heute in Form eines Management Cockpits verfügbar und wesentlich bequemer für tiefergehende Analysen dienlich. Die Zeitersparnis für alle Beteiligten liegt dabei auf der Hand. Alle relevanten Daten und Berichte liegen in einem zentralen System vor, was die Prozesse in den Abteilungen deutlich vereinfacht hat und zu einer besseren Transparenz verholfen hat. Hinzu kommen die Vorteile des BOARD Connectors, der es der Fachabteilung ermöglicht, auch ohne die IT-Abteilung jederzeit die SAP-Daten im BI-System zu aktualisieren.
