Hybrides Arbeiten braucht standardisierte Räume 

Hybrides Arbeiten steigert die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit in Betrieben, aber nur wenn Meetingräume darauf ausgerichtet sind. Entscheidend sind nicht BYOD oder MTR, sondern wie konsistent die Systeme umgesetzt werden. Der Schlüssel lautet: Standardisierung.

Drei Jahre nach der Pandemie ist klar: Hybrides Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben. Laut ifo-Institut arbeiten deutsche Beschäftigte im Schnitt an 1,6 Tagen pro Woche von zuhause aus. Ein internationaler Spitzenwert, der nicht ungefähr kommt. Denn zahlreiche Studien belegen, dass flexibles Arbeiten die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität in Unternehmen signifikant erhöht – vorausgesetzt die Rahmenbedingungen stimmen. Genau hier liegt die Crux: Hybride Zusammenarbeit scheitert in deutschen Betrieben in der Regel nicht am Willen, sondern an der technischen Umsetzung.

Historisch gewachsene Infrastrukturen

Damit Workflows in hybriden Teams funktionieren, brauchen sie Räume, in denen sie reibungslos zusammenarbeiten können, physisch und digital. Doch die Realität sieht anders aus: Viele Organisationen haben die neuen Arbeitsrealitäten noch nicht konsequent in ihre Meeting-Setups übersetzt. Sie investieren zwar in neue Technik und Collaboration-Tools, doch integrieren sie oft in historisch gewachsene Infrastrukturen. Die Räume sind deshalb oft heterogen ausgestattet, Hardware inkonsistent und die Software von unterschiedlichen Anbietern. Die Folge: Unklare Meeting-Standards, technische Hürden und Frustration auf allen Seiten, während die Supportlast für die IT immer weiter steigt. 

BYOD versus MTR – zwei Wege, ein Ziel?

Angesichts dieser Situation ist der Wunsch nach einer robusten, skalierbaren Kommunikationslösung groß, insbesondere bei CIOs. Aber der Weg dorthin ist nicht immer klar. So setzen Unternehmen, wenn es um die Ausstattung moderner Meetingräume geht, aktuell vor allem auf zwei Modelle: 

• Bring Your Own Device (BYOD): Mitarbeitende bringen ihr Gerät mit und verbinden es mit der Raumtechnik.
• Microsoft Teams Rooms (MTR): Vollständig integrierte, zentral gesteuerte Konferenzraumlösung mit einheitlicher Oberfläche, die auf Microsoft Teams aufbaut.

Frost & Sullivan schätzen, dass rund zwei Drittel der Meetingräume in Europa BYOD-basiert sind, meist in KMU, um Investitionskosten zu senken und flexibler zu bleiben. MTR ist hingegen dort im Einsatz, wo Sicherheit und Skalierung im Fokus stehen, etwa bei Konzernen. 

Welches Konferenzraumsystem passt zum Unternehmen? 

Die eigentliche Herausforderung: Konsistenz

Viele Unternehmen wägen lange zwischen beiden Konferenzraumsystemen ab. Zwei Dinge sind ihnen dabei oft nicht bewusst: Zum einen gibt es bei der Auswahl kein Richtig oder Falsch. Viel wichtiger ist die Passung zur Unternehmensrealität. Oft ergibt eine Mischform Sinn: BYOD für kleinere Räume oder Ad-hoc-Nutzung, MTR für standardisierte Setups mit hoher Frequenz. Und zum anderen: Die Technologie allein garantiert kein gutes Meeting-Erlebnis. Dafür ist ein klares, ganzheitliches Konzept nötig, das auf einen standardisierten, reibungslosen Workflow abzielt.

Standardisierung als Schlüssel

Die Erfahrung aus über 45.000 gestalteten Konferenzräumen zeigt: Nur wenn Technik, Prozesse und Support konsistent gestaltet sind, funktionieren hybride Räume wirklich. Dafür es braucht es mehr als die Anschaffung eines Konferenzraumsystems. Wichtig ist eine gründliche Bestandsaufnahme – eine ehrliche Ist-Analyse der Infrastruktur, insbesondere der Schwachstellen. 

Detaillierte Ist-Analyse 

Nur wenn die IT am Anfang eine Inventur vornimmt, kann die Kommunikationslösung am Ende fehlerfrei laufen. Wie das gelingt, zeigt ein Projektbeispiel. Ein deutscher Automobilhersteller hat sein Setup mit MVC Videra auf komplett neue Füße gestellt und alle Kommunikationsvorgänge vorab analysiert. Dazu gehören Detailfragen wie:

• Wie benutzen die Mitarbeitenden einen Raum? 
• Was stecken die User ab oder um?
• Wissen die Nutzer, wie sie über das MTR ihren Content einspielen? 
• Funktioniert der Kameraswitch von Notebook zum Raum?
• Ist das W-Lan ausreichend dimensioniert, um BYOD im großen Stil zu nutzen? Beim Autobauer kam es im BYOD-Mode regelmäßig zu Abbrüchen.
• Funktioniert die Akustik im Raum?
• Wie viele Meetingteilnehmer gibt es im Schnitt und maximal?

IT-Teams sollten möglichst alle technischen, akustischen und räumlichen Nutzerprobleme erfassen, zum Beispiel über eine Mitarbeiterumfrage. Erst dann stellt sich die Frage: Welches Konferenzraumsystem passt dazu?

Standardisierung für Fortgeschrittene

Noch mehr Insights und Kontrolle über die Raumnutzung erhalten Unternehmen, wenn sie in ein zentrales Monitoring- und Steuerungssystem investieren. Herstellerübergreifende Lösungen führen alle AV- und Videokonferenzlösungen auf einem Dashboard zusammen. IT-Teams erhalten so standortgreifend Transparenz, können Probleme früh erkennen und oft automatisch beheben. Das reduziert den manuellen Aufwand, senkt die Betriebskosten und sorgt nachhaltig dafür, dass hybrides Arbeiten funktioniert.

3 Tipps für die Implementierung

1. Expertise nutzen: Führen Sie die Integration und Inbetriebnahme des Konferenzraum- und Steuerungssystems mit einem erfahrenen Dienstleister durch, um Fehlerquellen zu minimieren.
2. Schulung & Betrieb: Nutzen Sie das Schulungsangebot des Dienstleisters und etablieren Sie Prozesse für die proaktive Überwachung aller Komponenten und Systeme. 
3. Managed Services: Je nach personeller und technischer Ressourcenlage sollten Sie Managed Services in Anspruch nehmen, um den laufenden Betrieb optimal zu unterstützen. 

Der entscheidende Unterschied: Räume, die funktionieren

Um einen modernen Meetingraum auszustatten, stellt sich also nicht die Frage, ob BYOD oder MTR. Unternehmen müssen sich ehrlich fragen, wo die bisherigen Schwachstellen liegen und sie dann konsequent beheben. Nur so legen sie den Grundstein für ein skalierbares Gesamtsystem und Arbeitsumgebungen, die überall verlässlich laufen – egal ob in Frankfurt, Madrid oder Mumbai, ob digital oder physisch.