VERANSTALTUNGEN

USU World 2018
06.06.18 - 07.06.18
In World Conference Center Bonn

CEBIT 2018
11.06.18 - 15.06.18
In Hannover

ERP Tage Aachen
19.06.18 - 21.06.18
In Aachen

next IT Con
25.06.18 - 25.06.18
In Nürnberg

XaaS Evolution 2018
01.07.18 - 03.07.18
In H4 Hotel Berlin Alexanderplatz

Dokumenten Management

Administrative Prozesse, die mit der Dokumentenablage zusammenhängen, nehmen im Schnitt zwei Stunden unserer Arbeitszeit pro Tag ein. 

Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung von statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions Deutschland unter 1.000 Büroangestellten. Demnach sehen die meisten Büroangestellten dringenden Verbesserungsbedarf bei der Dokumentensuche.

Kyocera Studie

Bild: Angestelle in den Bereichen Finanzen/Buchaltung suchen täglich und im Durchschnitt 168 Minuten nach Dokumenten (Bildquelle: KYOCERA Studie).

In Deutschlands Büros werden täglich rund zwei Stunden Arbeitszeit in die Dokumentensuche und -ablage investiert. So gaben 51 der im Auftrag von KYOCERA Document Solutions befragten Angestellten an, über 60 Minuten mit administrativen Aufgaben wie Suchen und Ablegen von Aufträgen, Vorlagen oder Dateien zu verbringen. Somit sind ineffiziente Dokumentenworkflows einer der größten Zeitkiller im Office. Besonders viel Zeit mit der Informationsbeschaffung verbringen die Angestellten in der Buchhaltung oder der Verwaltung: Hier gaben sogar 71 Prozent bzw. 64 Prozent an, mehr als eine Stunde pro Tag für die Dokumentensuche aufzuwenden.

51% der Angestellten sind mit der Dokumentenablage unzufrieden

Dementsprechend unzufrieden ist das Gros der Angestellten mit der Dokumentenablage an ihrem Arbeitsplatz: 51 Prozent sehen hier dringenden Verbesserungsbedarf. Dabei kam heraus, dass vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen die Unzufriedenheit am höchsten ist: In kleinen Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitern sind 56 Prozent der Ansicht, dass hier Verbesserungsbedarf besteht.

49 Prozent der Befragten gaben an, dass Dokumente in ihrem Unternehmen nur unvollständig abgelegt sind. 57 Prozent schätzen, dass Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden. Das sind alarmierende Zahlen. Hier herrscht dringender Handlungsbedarf.

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sollten sich intensiv mit den Möglichkeiten des elektronischen Dokumentenmanagements (DMS) zu befassen. Denn mit intelligenten DMS-Lösungen lassen sich Ablageprozesse schnell und einfach automatisieren. Durch eine automatische Volltext-Suche finden Mitarbeiter zudem relevante Informationen sehr schnell. DMS ist dabei nicht nur für große Unternehmen relevant: Der KYOCERA Workflow Manager bietet eine Lösung, die speziell auf den Mittelstand zugeschnitten ist. Hier – das hat auch die statista Studie gezeigt – besteht das größte Verbesserungspotenzial.

>> Zur vollständigen Studie

 

Stephen Schienbein
Mai 14, 2018

Lange Suche nach Dokumenten - ein vermeidbarer Zeitkiller

Eine aktuelle Statista-Studie zeigt, dass das Dokumenten-Management in vielen deutschen…
Dokumenten Management
Mai 09, 2018

DMS - Das beste Mittel gegen Dokumenten-Frust

Die DMS/ECM-Business Consultants bei KYOCERA Document Solutions beraten Unternehmen bei…
KI
Mär 08, 2018

Quo vadis, Workspace-Management?

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft wird sich viel schneller und häufiger wandeln als…
GRID LIST
Mann auf Skateboard

Agile Unternehmen: No risk, no fun

Die Fokussierung von Unternehmen auf die Reduzierung von Kosten und Risiken geht zulasten…
Druckerknopf

Neue Drucktechnologien sind der Schlüssel für Innovation

Führungskräfte in Europa haben neue Drucktechnologien als wichtigen Enabler für Agilität…
Tb W190 H80 Crop Int D73172c157619fcd091d7b77a237b45c

Insider- und Drittanbieterzugriffe zählen zu den größten Sorgen

Bomgar hat den Privileged Access Threat Report 2018 veröffentlicht. Bei jedem zweiten…
Kommunikation via Social Media

Eingestaubte Kommunikation vergrault Millennials

Digital, vernetzt und kommunikativ - gestatten, Millennial! Die Generation der zwischen…
Exploit

Exploit-Angriffe via Microsoft Office haben sich Anfang 2018 vervierfacht

Die Anzahl der Internetnutzer, die bei Exploit-basierten Attacken im ersten Quartal 2018…
Tb W190 H80 Crop Int 6ee29c9b1f9ec8ed328ffa97b2fd514e

Mitarbeitererfahrung – ein neuer Weg, Talente zu gewinnen

Die digitale Erfahrung außerhalb der Arbeit macht das alltägliche Leben einfacher und…
Smarte News aus der IT-Welt

IT Newsletter


Hier unsere Newsletter bestellen:

 IT-Management

 IT-Security