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Chaos2Ineffiziente Collaboration- und Projektmanagement-Methoden kosten Unternehmen jährlich 20 Arbeitstage, gefährden sensible Daten und Gewinne sowie die Reputation von Organisationen. Zu diesem Ergebnis kommt der „Chaos-Theorie-Report“.

Der Report ist eine unabhängige, europaweite Studie, die im Auftrag von Projectplace vom britischen Project Management Institute sowie den Forschungsunternehmen Cint und Loudhouse durchgeführt wurde. Demnach haben Unternehmen und Organisationen große Probleme, mit dem dynamischen Technologie-Fortschritt, den neuen Arbeitsweisen und der zunehmenden Globalisierung Schritt zu halten.

Im Rahmen des Chaos-Theorie-Forschungsprojekts wurden 1240 Projektmanager in sechs europäischen Ländern intensiv befragt. Ziel war es, die Faktoren für ineffiziente Collaboration- und Projektmanagement-Praktiken und deren Einfluss auf Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Geschäftserfolg zu identifizieren.

Zentrale Ergebnisse der Studie:

  • Ineffiziente Arbeitsweisen kosten Unternehmen 20 Arbeitstage im Jahr.
  • Zwei Drittel der Projektmanager haben Zugang zu sensiblen Daten in ihrer Organisation, doch nur die Hälfte kann sehen, wer ein Dokument gelesen, geändert oder heruntergeladen hat.
  • Fehlende oder unzureichende Kommunikation ist für mehr als ein Drittel der Projektmanager ein zentrales Problem.
  • Das häufigste Kommunikationsmittel in Projektteams ist die Email; die hohe Anzahl täglicher Emails sorgt jedoch bei jedem dritten Projektmanager für Stress.
  • Drei Viertel der Befragten sind der Meinung, dass bessere Werkzeuge viel Zeit sparen, mehr Kostenkontrolle ermöglichen und zu einem geringeren Stresslevel führen würden.
  • Nur die Hälfte gab an, dass die IT-Abteilung in ihrem Unternehmen den Einsatz neuer Technologien unterstützt.

„Alte Gewohnheiten gehen zu Lasten der Produktivität und sind schwer abzulegen“, sagt Tobias Andersson, Chief Operating Officer bei Projectplace. „Erfolgreiche Projekte brauchen eine Balance aus verschiedenen Elementen: ein motiviertes Team, einfache Zusammenarbeit sowie die Einhaltung von Deadlines und Budgets. Stimmt dieser Mix, dann laufen Projekte wie Uhrwerke. Doch wenn nur eines der Elemente nicht passt, sprengt das die sensible Balance und Chaos macht sich breit. Wenn das Team nur eine Email übersieht, kann eine Kettenreaktion entstehen, die zu Projektverzögerungen, verärgerten Kunden und zu Einnahmenverlusten führen kann.“

Was zählt, sind Zeit und Geld

Der Chaos-Theorie-Report zeigt, dass ineffiziente Arbeitsweisen die Unternehmen viel Geld kostet. Durch ineffiziente Praktiken verschwenden Projektmanager jede Woche durchschnittlich 2 Stunden und 45 Minuten bzw. 20 Arbeitstage im Jahr.

Die Untersuchung von Budgets und Zeitplänen ergab, dass 19 Prozent aller Projekte verspätet enden und 14 Prozent nicht mit dem geplanten Budget auskommen. Haben Projektmanager gleichzeitig mit acht oder mehr Projekten zu tun, schnellen die Werte in die Höhe: Ein Drittel der Projekte (32%) hält den Zeitplan nicht und ein Viertel (26%) der Projekte bleibt nicht im Budget.

„Um ihre Produktivität zu maximieren, setzen die Organisationen ihre Projektmanager einem riesigen Druck aus, damit auch komplexe Geschäftsvorhaben mit immer geringerem Budget und strafferen Zeitplänen auskommen“, sagt Yohan Abrahams, Präsident des britischen Project Management Institute. „Ineffiziente Praktiken haben aber häufig niedrige Produktivitätsraten zur Folge, wie die Studie zeigt. Das wiederum verursacht den entscheidenden Effekt: Projekte laufen aus dem Ruder.“

Abrahams weiter: „Um diese neuen Herausforderungen in einer komplexen Welt zu meistern, müssen die Organisationen ihren Projektmanagern neue Technologien an die Hand geben, mit denen sich die Probleme meistern lassen und gleichzeitig eine kollaborative Arbeitskultur gefördert wird. Effizienteres Projektmanagement und eine reibungslose Zusammenarbeit tragen zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in der digitalen Wirtschaft bei.“

Technologie – Hilfe oder Hindernis?

Im Bewusstsein, dass in Zeiten von Internet und mobilen Arbeitsplätzen effizientere Arbeitsweisen unerlässlich sind, setzen rund die Hälfte (52 Prozent) der Projektmanager neue Werkzeuge ein. Sie glauben, dass bessere Werkzeuge Zeiteinsparungen (82 Prozent), bessere Kostenkontrolle (69 Prozent), weniger Stress (81 Prozent) und ein besseres Teamgefühl (71 Prozent) ermöglichen.

Doch nur die Hälfte der Befragten (52 Prozent) gibt an, dass die IT-Abteilung ihrer Organisation den Einsatz neuer Technologien unterstützt. Hauptsorgen sind dabei die Sicherheit und Integrierbarkeit sensibler Daten. Zwei Drittel (64 Prozent) der Projektmanager geben an, dass sie Zugang zu sensiblen Daten im Unternehmen haben; doch nur die Hälfte kann mit einfachen Mitteln sehen, wer Dokumente gelesen, geändert oder heruntergeladen hat (54 Prozent).

Collaboration-Chaos

Die Studie zeigt zudem, dass verteilte Teams, die in verschiedenen Ländern und Zeitzonen arbeiten, es besonders schwer haben, effektiv zusammenzuarbeiten. Dabei geben mehr als ein Drittel (37 Prozent) an, dass schlechte Kommunikation das Hauptproblem sei.

Das am meisten genutzte Kommunikationsmittel ist die Email (76 Prozent). Begrenzte Mailboxen (26 Prozent) und Probleme beim Finden spezieller Emails (38 Prozent) sind dabei zentrale Probleme. Außerdem führt die hohe Email-Anzahl bei einem Drittel (35 Prozent) der Projektmanager zu Stress.

Gestresst und überarbeitet

Die Untersuchung stellt obendrein heraus, dass viele Projektmanager überarbeitet sind und unter hohem Druck stehen. Fast zwei Drittel (63 Prozent) arbeiten an freien Wochenenden, um ihre To-Do-Liste im Griff zu behalten. Einer von drei (31 Prozent) Projektmanagern gibt zu, dass er mit seinem Pensum während der normalen Arbeitszeit nicht fertig wird und zwei Drittel (67 Prozent) beantworten Emails in der Freizeit. Rund die Hälfte (48 Prozent) fühlt sich im Privatleben auf Grund des Arbeitsstresses beeinträchtigt.

Tobias Anderssen schließt daraus: „Das Chaos bei der Zusammenarbeit und im Projektmanagement beschädigt den Ruf und die Gewinnaussichten von Unternehmen. Man stelle sich nur vor, dass auf Grund von ineffizienten Arbeitsmodellen sensible Daten in falsche Hände geraten. Unternehmen können nur gewinnen, wenn sie diese Herausforderungen angehen, und neue Technologien spielen dabei eine zentrale Rolle; mit neuen Methoden und Werkzeugen lässt sich eine kluge und effiziente Zusammenarbeit etablieren.“


Um Organisationen aus dem Chaos heraus zu helfen, hat Projectplace den „Chaos-Theorie-Report“ in Auftrag gegeben. 

www.projectplace.com

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