AI für alle: Freiraum statt Kontrolle

Wer KI im Unternehmen nutzen will, muss Experimente erlauben. Sipgate-Mitgründer Bastian Wilhelms erklärt im Interview, warum Freiräume entscheidend sind.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz kommt in vielen Unternehmen nur langsam voran. Das liegt oft nicht an der Technik, sondern an den Regeln. Viele Unternehmen haben starre Prozesse und sind sehr risikoavers. Das bremst den Einsatz schon in der Testphase aus. Doch es geht auch anders, wenn die Mitarbeitenden experimentieren dürfen.

Herr Wilhelms, warum sollten Unternehmen jedem Mitarbeiter erlauben, KI-Tools zu kaufen?

Bastian Wilhelms: Sie lernen sonst zu langsam. Viele Unternehmen behandeln KI wie ein typisches IT-Projekt, das erst geplant, budgetiert und dann ausgerollt wird. Doch das bremst die Unternehmen aus. Bei KI-Tools entsteht der Nutzen meist erst dann, wenn die Mitarbeitenden die Tools ausprobieren können. Sie erkennen dabei, was in ihrem Arbeitskontext funktioniert und was nicht. Die besten Ideen entstehen dort, wo die tägliche Arbeit stattfindet.

In den meisten Firmen wird es nun heißen: Das ist viel zu riskant.

Bastian Wilhelms: Nichts tun ist riskanter. Unternehmen brauchen deshalb Regeln, die Experimente ermöglichen. Dabei ist ein Ampelsystem hilfreich. Neue Tools starten zunächst auf Gelb. Das ist ein Zeichen dafür, dass Tests erlaubt sind, aber nur ohne Kundendaten und ohne sensible interne Informationen. Wenn die IT alles geprüft hat und die Bedingungen stimmen, wird auf Grün gewechselt. Dann ist ein breiter Einsatz im Unternehmen möglich. Rot dagegen heißt: die Nutzung kommt nicht infrage. Wenn sich die Bedingungen ändern, ändern sich die Einstufungen. 

Also keine langen Freigabe- und Genehmigungsprozesse?

Bastian Wilhelms: Genau. Lange Freigabeprozesse ersticken meist die besten Ideen und Initiativen. Der entscheidende Unterschied liegt in der Haltung des Unternehmens. Es geht darum, den größtmöglichen Freiraum zu schaffen, ohne Datenschutz und Informationssicherheit zu gefährden. Viele Unternehmen drehen diese Logik um, indem sie erst einmal an Verhinderung und Verbote denken und damit wertvolle Zeit verlieren.

Führt das nicht auf Dauer zu einer fragmentierten Tool-Landschaft im Unternehmen?

Bastian Wilhelms: Zusätzlich zu diesem Ampelsystem können Unternehmen eine wichtige Grundregel einführen: Erkenntnisse müssen geteilt werden. Nur so bleibt neues Wissen nicht bei einzelnen Personen. Wer ein neues Tool ausprobiert hat, kann sein neues Wissen über die internen Kommunikationswege teilen, etwa Slack, E-Mail oder ein internes Barcamp-Format mit Vorträgen und Präsentationen. So gibt es kein unkontrolliertes Nebeneinander von Wissensmonopolen, sondern einen kollektiven Lernprozess.

Reicht das denn wirklich aus? Sind nicht auch Schulungen empfehlenswert?

Bastian Wilhelms: Ja, das ist richtig. Viele Menschen müssen erst einmal sehen, was KI überhaupt ist und wo sie helfen kann. Deshalb ist eine KI-Schulung für alle Mitarbeitenden sinnvoll. Dort ist es besser, wenn nicht einzelne Tools im Vordergrund stehen, sondern das Verständnis. Die Schulung muss die Frage beantworten: welche Arten von Aufgaben lassen sich mit KI unterstützen oder ganz automatisieren. Erst dann können die einzelnen Mitarbeitenden und die Teams den eigenen Arbeitsalltag neu betrachten und sinnvolle Ansatzpunkte für KI finden.

Wie weit ist KI bei sipgate schon im Alltag angekommen?

Bastian Wilhelms: Nach einer internen Befragung nutzen nahezu alle Mitarbeitenden KI täglich, eine hohe Zahl. Interessant ist vor allem die Breite der Anwendungsfälle, zu denen nicht nur Software-Entwicklung gehört, sondern auch andere Bereiche wie Kundenbetreuung, Design oder Buchhaltung. Eine weitere Erkenntnis: KI macht Dinge möglich, die vorher zu aufwändig oder zu teuer gewesen wären. Genau dort entsteht der eigentliche Hebel. Neue Varianten von Dokumentation, Analyse, Vorbereitung oder Abstimmung entstehen. Teams können Ideen verfolgen, für die vorher schlicht die Kapazität fehlte.

Was bedeutet das für den einzelnen Mitarbeitenden?

Bastian Wilhelms: Die Anforderungen verändern sich, weg vom Ausführen einzelner Aufgaben. Die Mitarbeitenden benötigen ein Verständnis für Zusammenhänge, denn viele Tätigkeiten verlagern sich auf eine Metaebene. Wichtiger werden zum Beispiel das schnelle Einarbeiten in neue Themen oder das Bewerten von Ergebnissen, etwa beim Prüfen von KI-generiertem Code.

Allerdings verändern sich auch Rollen im Unternehmen. Die Entwicklung rückt näher an das Produktmanagement heran. Wer gute Ergebnisse will, muss Produktanforderungen kennen und sie der KI präzise beschreiben. Diese Fähigkeit wandert in viele Bereiche. Die Grenzen zwischen klassischen Zuständigkeiten werden durchlässiger, viele Rollen bekommen eine starke Überschneidung mit Produktmanagern.

Gibt es denn Grenzen für den Einsatz von KI?

Bastian Wilhelms: Grenzen sind notwendig. Kritische Systeme oder die zentrale Geschäftslogik können nicht vollständig mit KI automatisiert werden. Sie eignet sich besonders für wiederkehrende Aufgaben wie Dokumentation, Auswertung oder Vorbereitung. Hier entstehen schnelle Effekte ohne große Risiken. Durch KI stellt sich die Frage: Welche Arbeit lässt sich sinnvoll automatisieren? Und wie viel mehr Wirkung entsteht, wenn Teams an den richtigen Stellen Unterstützung bekommen?

Was können Unternehmen daraus mitnehmen?

Bastian Wilhelms: Der wichtigste Punkt: Die Einführung von Künstlicher Intelligenz darf nicht als zentrales Steuerungsprojekt gedacht werden. Der Weg beginnt an der Basis, wo Menschen konkrete Aufgaben haben. Wenn sie einen sicheren Rahmen für Experimente mit KI bekommen, entsteht der Nutzen viel schneller.

Dazu kommen drei Voraussetzungen. Erstens braucht es klare Regeln für Datenschutz und Sicherheit. Zweitens braucht es KI-Weiterbildung. Drittens braucht es Formate, in denen Erfahrungen geteilt werden. Dann entsteht ein organisationaler Lernprozess.

Am Ende geht es um Wirksamkeit im Arbeitsalltag. Wenn Menschen merken, dass sie mit KI bessere Ergebnisse erzielen und neue Ideen umsetzen können, verändert das die Arbeit und Unternehmen erhalten damit eine große Chance.