Erfolgreiche ERP-Implementierung

ERP-Implementierungen sind für Unternehmen aller Größenordnungen mehr als „nur“ IT-Projekte. Dies gilt auch für hochspezialisierte Mittelständler aus der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung.

Wenn deren Geschäftsprozesse durchgängig modernisiert, digitalisiert und automatisiert werden, ändern sich zwangsläufig gewohnte Arbeitsabläufe und -routinen. Bei den betroffenen Mitarbeitenden ruft dies nicht selten eine psychologisch bedingte Abwehrhaltung hervor, mit der viele Führungskräfte überfordert sind. Denn die allerwenigsten haben Erfahrung in professioneller Konfliktmoderation oder kennen situativ geeignete Motivationsstrategien. Daher ist es ratsam, alle Projektbeteiligten gemeinsam auf den bevorstehenden Change-Prozess und ihre jeweilige Rolle darin vorzubereiten. Mit diesem Ziel hat das in Hamburg sitzende Coaching-Unternehmen Lux & Lux in enger Kooperation mit dem ERP-Anbieter ams.Solution eine Reihe spezifischer Workshops, Schulungsformate und Testverfahren entwickelt, die mittlerweile Alleinstellungscharakter im Markt für Geschäftssoftware besitzen.

Wie fast alle größeren IT-Projekte sind abgeschlossen werden, eher die Ausnahme. Die Gründe hierfür sind vielschichtig. Verzögerungen können technischer oder organisatorischer Natur sein, wenn sich beispielsweise die Erstellung von Schnittstellen aufwendiger gestaltet als erwartet oder wenn Personalkapazitäten zu gering ausgelegt wurden. Während die Projektpartner für solche Störfaktoren meist angemessen schnell passende Lösungen finden, weil sie über das entsprechende Fachwissen und die Entscheidungskompetenzen verfügen, wird es ungleich komplexer, wenn psychologische Aspekte ins Spiel kommen. Denn an diesem Punkt fehlen bei vielen Mittelständlern die notwendigen Kenntnisse.

Die Vorbereitung der internen Führungskräfte auf die zu erwartende Projektdynamik ist nicht die einzige Zielsetzung der Kooperation zwischen dem Coaching-Unternehmen und dem ERP-Anbieter. Eingebunden werden auch die Key User und – sofern gewünscht – ausgewählte Endanwender. Beide Gruppen profitieren vor allem dadurch, dass sie wissen, was an Veränderungen und eventuellem Mehreinsatz auf sie zukommt. Nicht zuletzt erfährt der ERP-Anbieter, wie das implementierende Unternehmen organisiert ist, um im Bedarfsfall individuell reagieren zu können.

Change als zentralen Projektfaktor einkalkulieren

Ein wichtiger Baustein der von Lux & Lux angebotenen Projektvorbereitung ist ein Workshop, in dem grundsätzliche Methoden der Projektsteuerung und -begleitung vermittelt werden. Es geht um die Einbindung, Motivation und Schulung der Belegschaftsmitglieder sowie um Techniken zur Überwindung von Widerständen und um Methoden zur Deeskalation von Konflikten.

Die Teilnehmer sind danach keine ausgebildeten Change-Manager oder Mediatoren, gehen aber mit einem ganz anderen Verständnis an ihre jeweilige Aufgabe heran. „Reine ERP- und IT-Aspekte lassen wir bewusst außen vor“, sagt Geschäftsführer Thomas Lux. „Vielmehr vermitteln wir in den Workshops eine Menge Grundlagenwissen zum Thema Change und lernen im Gegenzug selbst viel über die interne Führungsstruktur und Teamkultur bei den jeweiligen ERP-Kunden. Dieses Wissen teilen wir mit ams, um eine möglichst reibungslose Projektabwicklung zu gewährleisten.“

Bei der Auswahl der Key User, die in ERP-Projekten als wichtige Multiplikatoren fungieren, kommt es neben ihrem Fachwissen auf entsprechende Lösungskompetenz an. Zudem sollten sie Verständnis für Prozesse sowie Organisationsstrukturen mitbringen und möglichst IT-affin sein. Während sich die genannten Attribute relativ objektiv bewerten lassen, wird es ungleich schwerer, wenn es an weiche Faktoren und Soft Skills geht: Dazu zählt beispielsweise, inwieweit die Key-User-Kandidaten im Vorgesetzten- und Kollegenkreis akzeptiert sind. Wichtig ist zudem, ob sie kommunizieren und moderieren können, wie durchsetzungsfähig und entscheidungsstark sie sind, wie sie mit Widerständen und Kritik umgehen können und welche didaktischen und methodischen Fähigkeiten sie mitbringen. Um an dieser Stelle möglichst viel Sicherheit zu geben, bietet Lux & Lux Unterstützung bei der Auswahl an.

Das strukturierte Vorgehen der Hamburger hat bereits vielen Mittelständlern aus der Unikatfertigung die Implementierung von ams.erp erleichtert. Bei dem emsländischen Maschinenbauer Herrmann Paus waren Lux & Lux im Rahmen ihres Coaching- Programms „Fit fürs Projekt“ maßgeblich daran beteiligt, die Key User und die zuständigen Abteilungsleiter auf das bevorstehende Projekt einzustellen. „In einer ersten großen Runde waren 60 Personen anwesend. Diese alle inhaltlich mitzunehmen und zu motivieren, war für den Referenten eine enorme Aufgabe“, erinnert sich die Organisationsleiterin Marlies Pöppe, die in dieser Funktion auch für das ERP-Projekt zuständig war.

Wir vermitteln in Workshops eine Menge Grundlagenwissen zum Thema Change und lernen im Gegenzug selbst viel bei den jeweiligen ERP-Kunden.

Thomas Lux, Lux & Lux

Sie fügt hinzu, dass es kurz vor dem Echtstart einen weiteren Workshop gab, in dem speziell die Key User darauf eingeschworen wurden, wie wichtig sie als Multiplikatoren sein werden. „Viele der damals behandelten Themen sind den Teilnehmenden bis heute sehr präsent.

Vor allem das Wissen um die eigene Rolle im Projekt und darum, wie man die unvermeidlichen Durststrecken überwindet, um letztlich zu einem positiven Gesamtergebnis zu gelangen, haben die Coaches sehr anschaulich und realitätsnah transportiert.“ Das Ergebnis sei gewesen, dass sowohl die Key User und Endanwender als auch die Führungskräfte in allen Phasen das Vertrauen hatten, auch schwierige Situationen meistern zu können. Dies habe vieles erleichtert.

Mehrere ERP-Implementierungen erfolgreich begleitet

Bei der Partzsch Elektromotoren GmbH aus Döbeln waren einige Mitarbeitende anfangs skeptisch. Sie hatten keine Vorstellung davon, was sie in dem geplanten Workshop erwarten würde. Aber genauso wie bei Hermann Paus zogen auch die 40 Teilnehmenden der Partzsch Elektromotoren GmbH laut der ERP-Verantwortlichen Mandy Schütze im Nachhinein ein durchgehend positives Fazit. Einerseits, weil sie sehr konkret auf die Herausforderungen während der ERP-Implementierung hingewiesen wurden und dadurch im Projekt entsprechend sensibilisiert waren. Andererseits, weil ihnen die Stärken und Schwächen der firmeninternen Strukturen ungeschönt vor Augen geführt worden waren. Im Vergleich zu einem größeren IT-Projekt einige Jahre zuvor habe sich zudem ein starkes Wir-Gefühl entwickelt, für das der Workshop der Grundstein war.

Die Verantwortlichen der Post Gruppe aus dem westfälischen Altenberge griffen ebenfalls auf die Unterstützung durch Lux & Lux zurück. Manuel Krass, Prokurist in der Geschäftsleitung, berichtet, dass die Workshop-Teilnehmer umfassend darauf eingestellt wurden, was die Software-Implementierung an Mehrarbeit und eventuellen Überstunden für sie bedeuten würde. Wichtiger war seiner Einschätzung nach jedoch die Auflistung der Vorteile des ERP-Wechsels. In diesem Zuge wurden die Sorgen, Ängste und Vorurteile der Mitarbeiter gehört, beleuchtet und beantwortet. Dadurch entstand ein Team an Key Usern, die ihm als Projektleiter einen gehörigen Teil der Implementierungsverantwortung abnahmen.

Manuel Krass hat den direkten Vergleich zu einem Projekt, in dem diese Unterstützung fehlte: „Ich selbst war in einer anderen Unternehmung als Hauptansprechpartner für die Einführung eines ERP-Systems zuständig“, schildert er die Ausgangslage. Unter anderem musste er die richtigen Kollegen für Vorarbeiten gewinnen, was ihm selten gelang, weil die Notwendigkeit für die Nutzung einer neuen Software nicht gesehen wurde. Folglich musste er sämtliche Vorbereitungen selbst erledigen und sich die relevanten Informationen aus den einzelnen Abteilungen beschaffen.

Mit vorbereitendem Workshop wären die Projekteinführungen schneller und mit viel weniger Stress verlaufen als im Alleingang.

Manuel Krass, Post Gruppe

Außerdem organisierte er Workshops und verfasste ein Handbuch zum Nutzen der Software. „Als Einzelkämpfer habe ich die Einführung für drei Mandanten zwar in unter einem Jahr realisieren können. Hätte es jedoch einen Workshop wie ‚Fit fürs Projekt‘ gegeben, wäre es noch schneller und mit viel weniger Stress für mich verlaufen. Denn ich hätte das damalige Projekt nicht alleine schultern müssen, sondern hätte ein Team gehabt, um Arbeiten zu delegieren. Zudem hätte ich Befürworter gehabt, die mitgearbeitet und Daten sowie Infos bereitgestellt hätten“, bekräftigt er.

Autor: Guido Piech, ams.solution AG