Wie Unternehmen KI aus der Pilotphase holen

Viele Unternehmen experimentieren mit KI, doch nicht alle schaffen bisher den Schritt in die breite Nutzung.

Im Interview erklärt Veit Brücker, GM EMEA bei Asana, wie Unternehmen KI pragmatisch skalieren, Akzeptanz schaffen und dort einsetzen, wo sie im Arbeitsalltag echten Mehrwert bringt.

Herr Brücker, viele Unternehmen sammeln bereits Erfahrungen mit KI. Dennoch bleibt der Einsatz häufig auf Pilotprojekte oder die punktuelle Nutzung durch einzelne Mitarbeitende beschränkt. Woran liegt es aus Ihrer Sicht, dass es vielen Unternehmen schwerfällt, KI in die breite alltägliche Anwendung zu überführen?

Veit Brücker: Viele Unternehmen betrachten die Einführung von KI vor allem als Technologie- oder Qualifikationsfrage. Im Kern geht es jedoch um die Arbeitsorganisation. Mitarbeitende nutzen KI schon lange eigenständig, etwa zur Contenterstellung, für Recherchen oder zur Vorbereitung. An den grundlegenden Abläufen innerhalb der Organisation ändert das alleine jedoch wenig.

Solange KI nur auf individueller Ebene eingesetzt wird, bleibt ihr Nutzen begrenzt. Denn die eigentlichen Reibungsverluste entstehen in den meisten Organisationen im Zwischenmenschlichen: unklare Verantwortlichkeiten, langsame Freigaben, auf Silos verteilte Informationen und hoher Abstimmungsaufwand. Erst wenn KI in diese Team-Workflows integriert wird, kann sie ihr volles Potenzial entfalten. Andernfalls bleibt sie in der Pilotphase stecken.

Wie lässt sich KI also gezielt dort einsetzen, wo sie im Arbeitsalltag den größten Mehrwert bringt?

Veit Brücker: Der größte Fehler vieler Unternehmen ist, KI überall gleichzeitig einführen zu wollen. In der Praxis funktioniert das kaum.

Alltägliche Arbeitsabläufe folgen fast überall denselben vier Phasen: Projekterfassung, Planung, Umsetzung und Reporting. In jeder dieser Phasen gibt es immer wieder Situationen mit potentiell hohem Effizienzverlust, etwa bei Freigaben, Priorisierungen, Übergaben oder Statusabfragen.

Deshalb empfiehlt es sich, klein anzufangen. Der Fokus sollte für Unternehmen jeweils auf einer bestimmten Phase innerhalb eines konkreten Workflows liegen, wo Abläufe nachweislich zu langsam sind. Dort lässt sich KI gezielt einsetzen, etwa um eingehende Anfragen vorzustrukturieren oder transparent zu machen, wo genau die weitere Bearbeitung ins Stocken gerät.

Sobald Teams praxisnah erleben, dass KI sie im Arbeitsalltag tatsächlich unterstützt, stellt sich die Akzeptanz ganz von selbst ein. Davon ausgehend lässt sich dann Schritt für Schritt iterieren.

Was können wir konkret von KI-Vorreitern lernen, die bereits aktiv KI in ihre bestehenden Prozesse integrieren?

Veit Brücker: Was wir bei KI-Vorreitern sehen ist ein klarer Perspektivwechsel: Sie behandeln die KI-Skalierung als operative Entscheidung, nicht als reines IT-Rollout.

Daher definieren sie klar, wo KI eingesetzt wird und zu welchem Zweck. Ownership wird dabei nicht nur für das Experimentieren mit KI übernommen, sondern auch für die angestrebten Ergebnisse. Gleichzeitig wird KI schrittweise und transparent eingeführt, sodass Teams nachvollziehen können, was funktioniert, und Gelegenheit haben, voneinander zu lernen.

Ebenso wichtig ist es, Raum für Feedback und Optimierung zu schaffen. Workflows sollten im Arbeitsalltag weiterentwickelt und nicht von Beginn an festgelegt werden. Diese Kombination aus klarer Verantwortung, schrittweiser Einführung und kontinuierlichem Lernen sorgt dafür, dass KI dauerhaft im Arbeitsalltag besteht.

Akzeptanz gilt als eine der größten Hürden beim Einsatz von KI. Welche Rolle kommt Führungskräften dabei zu, und was braucht es, damit Mitarbeitende offen für KI-gestütztes Arbeiten werden?

Veit Brücker: Das Management spielt dabei eine entscheidende Rolle, jedoch nicht, indem es etwa den KI-Einsatz vorschreibt. Das wirkt im Gegenteil oft kontraproduktiv.

Entscheidend ist vielmehr Führung durch Vorbild. Führungskräfte sollten KI selbst nutzen und offen darüber sprechen, wofür sie sich eignet und wo ihre Grenzen liegen. Zeigen sie zudem, wie genau KI in alltäglichen Workflows unterstützt, entsteht deutlich schneller Vertrauen.

Ebenso wichtig ist es, Raum für Lernen und Ausprobieren zu schaffen. Teams sollten KI in ihren eigenen Workflows testen dürfen, Erfahrungen teilen und den Einsatz Schritt für Schritt weiterentwickeln können. Wenn Mitarbeitende den KI-Einsatz im Arbeitsalltag mitprägen, wirkt sie weniger abstrakt oder bedrohlich und wird als praktische Unterstützung wahrgenommen.

In vielen Organisationen gibt es Mitarbeitende, die neue Tools besonders schnell aufgreifen und weiterdenken. Welche Bedeutung haben solche KI-Pioniere für die Skalierung von KI im Unternehmen, und wie lassen sie sich gezielt einbinden?

Veit Brücker: In den meisten Organisationen gibt es einige wenige Menschen, die von sich aus gerne Neues ausprobieren und andere dabei mitnehmen. Diese Mitarbeitenden sind wertvoll, weil sie zugleich aus der Praxis kommen und wissen, wie alltägliche Workflows jenseits der Theorie tatsächlich funktionieren.

Sie erkennen daher schnell, wo KI echten Mehrwert bietet und wo nicht. Häufig sind diese Mitarbeitenden auch teamübergreifend vernetzt und genießen hohes Vertrauen. Entsprechend sind auch die Veränderungen, die sie anstoßen, nachhaltig wirksam.

Für Führungskräfte ergibt sich daraus ein klares Fazit: Gerade diese Pioniere sollten bereits früh eingebunden werden. Sie brauchen viel Raum zum Ausprobieren, und ihr Beitrag sollte sichtbar gemacht werden. Auf diese Weise lernen Teams voneinander statt über Vorgaben von oben, und der Einsatz von KI setzt sich schneller und organischer durch.

Vielen Dank für das Gespräch!