Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI schafft Zeit

Der Fachkräftemangel bleibt eine der größten Herausforderungen für Unternehmen in Deutschland. Bis 2028 werden laut Institut der deutschen Wirtschaft (IW) rund 768.000 qualifizierte Fach- und Führungskräfte fehlen.

Besonders in verwaltungsintensiven Branchen mit viel Bürokratie bremsen fehlende personelle Ressourcen Effizienz und Innovationskraft. Intelligente Dokumentenprozesse mit KI-Unterstützung bieten hier eine Lösung – nicht, indem sie Fachkräfte ersetzen, sondern indem sie sie entlasten. „Fachkräftemangel beschäftigt jedes Unternehmen, und das wird sich auch nicht mehr ändern. Die KI ist aus unserer Sicht die einzige Möglichkeit, diese Lücke zu schließen“, erklärt Benedikt Weber, Geschäftsführer der applord GmbH. „Das Ziel ist, den fachlich stark ausgebildeten Mitarbeitenden Zeit für ihre eigentliche, wertschöpfende Arbeit zu geben.“

Zeit für das Wesentliche: KI entlastet durch Automatisierung

Monotone Aufgaben wie das Erfassen, Sortieren oder Prüfen von Dokumenten rauben täglich wertvolle Arbeitszeit. KI-gestützte Systeme übernehmen diese Routinearbeiten zuverlässig und schnell – etwa beim Erkennen von Rechnungen, Bestellungen, Ausweisen oder SEPA-Formularen. Sie lesen Daten automatisch aus, erkennen Formate und übernehmen sie direkt in die Systeme. Mitarbeitende prüfen nur noch, was die KI nicht eindeutig zuordnen konnte. Ein Beispiel: Erkennt das System eine PDF-Rechnung, liest es Felder wie Brutto-, Nettobetrag oder IBAN selbstständig aus. Ist ein Feld unklar, erhält der Mitarbeitende eine Benachrichtigung, prüft die Stelle und bestätigt oder korrigiert die Angabe. „So entsteht ein stufenweiser Lernprozess – die KI schaut zu, lernt mit und wird immer besser“, erläutert Weber.

Human in the Loop: KI lernt vom Menschen – nicht gegen ihn

Zentrales Konzept dabei ist „Human in the Loop“ – also die enge Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI. „Fachkräfte bleiben in den Prozess eingebunden und geben ihr Wissen an die Systeme weiter. Die KI lernt aus diesen Korrekturen und steigert fortlaufend ihre Genauigkeit. Das schafft Vertrauen und Akzeptanz – sowohl bei den Mitarbeitenden als auch beim Management“, so Weber. Dieses Zusammenspiel aus Automatisierung und menschlicher Expertise ermöglicht eine kontinuierliche Entlastung: Fachkräfte müssen seltener eingreifen, können sich stärker auf anspruchsvolle Tätigkeiten konzentrieren und werden gleichzeitig in die Weiterentwicklung der Systeme eingebunden.

Schrittweise Entlastung statt radikaler Umbruch

„Wir sprechen hier nicht von einem Ersatz, sondern von einer Ergänzung“, betont Weber. „Der Übergang zur Dunkelverarbeitung – also völlig automatisierten Abläufen – erfolgt in kleinen Schritten und nur nach Wunsch des jeweiligen Unternehmens. Mitarbeitende behalten die Kontrolle und profitieren gleichzeitig schon früh von der Entlastung.“ In Zeiten des demografischen Wandels, in denen viele erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand gehen und Fachwissen verloren geht, kann KI dabei helfen, dieses Wissen zu bewahren. Systeme lernen aus den Entscheidungen erfahrener Mitarbeitender und stellen dieses Know-how dauerhaft bereit, ein wichtiger Beitrag zur Sicherung der Unternehmenskompetenz. „Wir werden in Zukunft nicht mehr darüber sprechen, ob KI eingesetzt wird, sondern wo sie bereits selbstverständlich integriert ist“, prognostiziert Weber. „KI wird Teil des neuen Normalzustandes – und ein entscheidender Faktor, um Unternehmen trotz Fachkräftemangel handlungsfähig zu halten.“

Autor: Benedikt Weber, Geschäftsführer der applord GmbH