In 7 Schritten Migrationsprojekte erfolgreich umsetzen

Mit der Ablösung einer Integrationsplattform gehen tiefgreifende Änderungen in der IT-Infrastruktur einher. Schließlich haben Unternehmen über Jahre hinweg immer mehr Business-Anwendungen daran angebunden.

Unabhängig von den damit verbundenen Herausforderungen bietet ein solches umfassendes Migrationsprojekt aber auch die Chance, bestehende Integrationen von Anwendungen sowie Geschäftsprozesse zu optimieren.

Besonders herausfordernd an solchen Migrationsprojekten ist, dass sie zentrale Systeme betreffen, deren Ausfall direkte Auswirkungen auf das operative Geschäft haben kann. Um den laufenden Geschäftsbetrieb möglichst wenig zu beeinträchtigen, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen:

1. Überblick gewinnen
Eine umfassende Analyse der Leistungen der alten und neuen Plattform sowie der bestehenden Integrationspunkte, Schnittstellen und Prozesse ist unerlässlich. Zudem muss ein vollständiger Überblick über die gesamte IT-Landschaft mit allen Komponenten, Systemen und Daten erarbeitet werden. Auch der Blick in die Zukunft ist entscheidend: Daher sollten die für die nächsten drei bis fünf Jahre geplanten Business-Initiativen und deren Auswirkungen auf die Software-Landschaft in die Analyse einbezogen werden.

2. Scope definieren
Zu Projektbeginn wird detailliert festgelegt, welche Applikationen mit der neuen Plattform integriert werden sollen – meist ERP- und CRM-Systeme, aber auch Price Engines, Marketing-Tools oder Ticket-Systeme, die in der Support-Abteilung eingesetzt werden. Kürzlich eingeführte, aber noch nicht angebundene Lösungen sowie Systeme, deren Einsatz für die Zukunft geplant ist, gehören ebenfalls zum Projektumfang.

3. Stammdaten analysieren
Da CRM- und ERP-Lösungen zu den wichtigsten Säulen innerhalb der Unternehmens-IT gehören, ist es empfehlenswert, mit diesen zu beginnen. Dazu werden die Stammdaten und deren Austausch zwischen den beiden Systemen betrachtet. Dies gibt Aufschluss darüber,

• wo die Daten entstehen,
• welches System als Master fungiert und
• welche Systeme die Daten wie erhalten sollen – entweder als reine Kopie oder mit der Option, eine geänderte Version an die Master-Applikation zurückzuspielen.

Anschließend wird untersucht, wie dieser Datenaustausch mit der bestehenden Integrationsplattform erfolgt und welche Optionen die neue Plattform bietet.

4. Transaktionsdaten betrachten
Im nächsten Schritt werden die Bewegungsdaten analysiert, die je nach Branche und Use Case stark variieren können. In jedem Unternehmen werden aber Angebote erstellt, wobei die CRM- und ERP-Lösungen die wichtigsten Komponenten sind. Der Prozess und der Datenaustausch gestalten sich meist wie folgt: Der Vertrieb erstellt die Angebote im CRM-System und benötigt dafür Produkt- und Verfügbarkeitsdaten aus der ERP-Anwendung. Von dort stammen auch die Preisangaben oder sie werden mit einer Price Engine generiert. Letzteres ist insbesondere dann der Fall, wenn Unternehmen Produkte mit sehr dynamischen Preisen anbieten.

Davon abhängig gestaltet sich auch der Datenfluss: Entweder werden die Preise im CRM-System täglich mit denen aus der ERP-Lösung synchronisiert oder aber bei Bedarf aus der Price Engine abgerufen. Zudem muss der Vertrieb Zugriff auf bestehende Kundenverträge haben, um passende Angebote zu unterbreiten. Anschließend wird analog zur Stammdatenbetrachtung ermittelt, wie der Datenaustausch bisher erfolgt und wie er mit der neuen Integrationsplattform effizienter gestaltet werden kann.

Die Ablösung einer Integrationsplattform bietet Unternehmen die Chance, sich zukunftsfähiger aufzustellen.

Abdelghani Faiz, Integration Matters GmbH

5. CRM- und ERP-Lösung mit der neuen Plattform verbinden

Nach Abschluss der Analysen werden die CRM- und die ERP-Lösung über Konnektoren mit der neuen Plattform verbunden. Aufgrund der engen Verzahnung ist es empfehlenswert, beide Systeme gleichzeitig umzustellen und vollständig von der alten Plattform zu entkoppeln.

6. Weitere Applikationen integrieren
Schließlich werden weitere Applikationen wie Service- oder Supportanwendungen mit der Integrationsplattform verbunden. So kann beispielsweise der Vertrieb bei der Angebotserstellung direkt anhand der im CRM-System abgelegten Kundendatensätze prüfen, ob noch offene Support-Tickets vorliegen. Auch spezifische Lösungen, etwa zur Planung von Marketingkampagnen auf Basis der CRM-Daten, werden sukzessive als weitere Domänen in die neue Plattform eingebunden.

7. Feedback von den Anwendern einholen
Idealerweise bekommen die Anwender aus den Fachabteilungen von der Ablösung der Integrationsplattform gar nichts mit. Dennoch sollten sie über das Vorhaben informiert und auch ihre Anregungen für zukünftige Verbesserungen aufgenommen werden. Vor allem aber ist es ratsam, dass sie prüfen, ob die Integration und der Datenfluss reibungslos funktionieren.

Zeitweiser Parallelbetrieb für hohe Stabilität

Als Vorteil dieses schrittweisen Vorgehens können sich die Projektbeteiligten jeweils auf einen Use Case fokussieren und diesen auf der neuen Plattform ausgiebig testen, bevor sie sich dem nächsten zuwenden. Durch den temporären Parallelbetrieb der alten und der neuen Integrationsplattform entstehen allerdings höhere Kosten. Unternehmen sollten diese in ihre Budgetplanung einkalkulieren, da nur eine zuverlässige Integration der Systeme einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sicherstellt. Damit sich die Plattformen beim Parallelbetrieb nicht „ins Gehege“ kommen, definiert eine klare Roadmap, welche Daten bis zu welchem Zeitpunkt noch über die alte Lösung ausgetauscht werden und wann die neue übernimmt.

Hypercare-Phase – die letzte Meile

Nach dem vollständigen Go-live folgt die Hypercare-Phase, in der geprüft wird, ob die neue Integrationsplattform zuverlässig arbeitet. Trotz vorheriger intensiver Tests kann es aufgrund der Integration mit zahlreichen Systemen und Schnittstellen noch stellenweise zu Problemen kommen. Häufig fehlen etwa Firewall-Freigaben für die neue Plattform und der Datenfluss wird unterbrochen. Wenn die in dieser Phase aufkommenden letzten Probleme gelöst sind, wird das alte System endgültig abgeschaltet.

Fazit

Ein Migrationsprojekt in dieser Größenordnung bringt nicht nur die Herausforderung mit sich, Integrationen und Geschäftsprozesse störungsfrei umzustellen, sondern auch die Chance, Abläufe zu optimieren. Ein schrittweises Vorgehen, der temporäre Parallelbetrieb beider Plattformen und eine intensive Hypercare-Phase sorgen dafür, dass der Geschäftsbetrieb während der Migration stabil bleibt. Nach finaler Abnahme steht eine reibungslos funktionierende, zukunftsfähige Integrationsplattform zur Verfügung, mit der Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern können.