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E-Mail Securitybefine Solutions hat eine neue Version seines Outlook-Add-Ins auf den Markt gebracht, mit dem Anwender in Unternehmen nicht nur E-Mails sondern auch beliebig große Dateien verschlüsselt senden und empfangen können.

Cryptshare for Outlook ist in der Version 2.0 um Funktionen ergänzt worden, die zum einen den Bedienkomfort für die Endanwender erhöhen und zum anderen die Sicherheit weiter verbessern. Außerdem vereinfachen diese Funktionen die Administration. Dazu zählen zum Beispiel ein neuer Transfermanager für die umfassende Verwaltung von verschlüsselt versendeten oder empfangenen E-Mails und Dateien. Aufgrund der nahtlosen Integration des Tools in MS Outlook können Anwender sämtliche Kommunikationsaktivitäten direkt in Outlook ausführen. Hinsichtlich der Sicherheitsfunktionen kann Cryptshare for Outlook erstmals auch die Betreffzeilen der E-Mails verschlüsselt übertragen. Das Tool nutzt als Schlüsselaustauschprotokoll das hybride Verschlüsselungsprotokoll Transport Layer Security (TLS) mit Perfect Forward Secrecy. Dadurch lassen sich Informationen über einen unternehmenseigenen Server ad-hoc mit beliebigen externen Kontakten vertraulich auszutauschen, ohne dass diese hierfür besondere Voraussetzungen erfüllen müssen.

Ein Ausweg aus dem Dilemma der Schatten-IT

„Cryptshare for Outlook richtet sich an professionelle Anwender in Unternehmen, Behörden und Organisationen: Diese wollen ihre gewohnte Outlook-Umgebung um Funktionen erweitern, um nicht nur E-Mails sondern auch Dateien beliebiger Größe verschlüsselt zu versenden und zu empfangen. Allerdings sind ihnen S/MIME und PGP zu komplex und Cloud Services zu unsicher“, sagt Matthias Kess, Technischer Leiter der befine Solutions AG. „Für die Mitarbeiter ist es ideal, alle Kommunikationsbedürfnisse direkt aus ihrer gewohnten und bekannten E-Mail-Lösung heraus abwickeln zu können, so dass sie andere Tools, die zur sogenannten ‚Schatten-IT’ gehören, gar nicht erst benutzen wollen. Für Unternehmen ist es aus Compliance-Sicht ideal, dies über ein unternehmenseigenes System tun zu können.“

Verschlüsselte E-Mail neu definiert

Cryptshare bietet eine interessante Alternative zu S/MIME oder PGP, um verschlüsselte E-Mails auszutauschen. Anstatt diese auf einen Weg über die Server verschiedener E-Mail Provider zu senden, werden die Nachrichten in Dateien konvertiert und für den Empfänger auf dem unternehmenseigenen Cryptshare Server zum Download bereitgehalten. Dieser wird über die bereitgestellte Nachricht per E-Mail lediglich informiert. Nach erfolgtem Download öffnet sich die Nachricht direkt im E-Mail Programm. So ist nicht nur die Zahl potentieller Angriffspunkte auf die Nachricht minimiert. Auch können beliebig große Dateianhänge bis zum Umfang mehrerer Gigabyte mit übertragen und die erfolgreiche Zustellung der Nachricht umgehend bestätigt und protokolliert werden. Zusätzliche Sicherheit bietet ferner die Option, auch den Inhalt der Betreffzeile verschlüsselt zu übertragen, was bei S/MIME und PGP bis dato nicht möglich ist und ein Risiko für Social Engineering Angriffe darstellt.

E-Mail-Verwaltung mit Transfermanagement und Password-Manager

Über das Transfermanagement in Cryptshare for Outlook lassen sich alle verschlüsselt gesendeten und empfangenen Dateien beziehungsweise E-Mails zentral verwalten, nachvollziehen und managen. Was, wann, wer, wem und mit welchem Passwort? In einer Liste sieht der Anwender sowohl im Überblick als auch detailliert dargestellt, mit wem er welche E-Mails und Dateien ausgetauscht hat – jeweils sortiert nach Postein- und Postausgang. Gerade hinsichtlich der gesendeten Objekte kann der Password-Manager dabei helfen, für die Empfänger verschlüsselter E-Mails jederzeit das jeweils hierfür verwendete Password nachzuschlagen: Zum Beispiel für den Fall, dass einer der Empfänger das Password vergessen haben sollte.

Dateianhänge wahlweise auf der Festplatte oder im Posteingang speichern

Mit Cryptshare for Outlook können die Anwender nun wählen, ob empfangene Dateianhänge im Speichersystem des Unternehmens oder im eigenen Outlook-Posteingang gespeichert werden sollen. In einigen Unternehmensbereichen werden jedoch zum Teil auch vertrauliche Daten mit sehr großen Volumina ausgetauscht, wie etwa der Forschung und Entwicklung, im Konstruktions- und Fertigungsbereich oder im Marketing, wo mitunter auch mehrere Gigabyte übertragen werden. Obwohl auch der Abruf solcher Datenmengen dank Cryptshare direkt in Outlook erfolgen kann, kann durch administrative Vorgaben verhindert werden, dass solche großen Daten im Posteingang landen. Diese werden ab einer gewissen Größe stattdessen automatisch in das Dateisystem ausgelagert und in den empfangenen E-Mails durch Links ersetzt. Diese Option führt zu einem geringeren Speicherplatzaufwand auf den Exchange-Servern und hilft so, den IT-Aufwand zu verringern, da diese Systeme dann weniger ausgebaut und gewartet werden müssen.

„Drag-and–Drop-Versand“ von Ordnerstrukturen

Während die Anwender früher manuell Zip-Archive erstellen mussten, um Ordnerstrukturen per Cryptshare for Outlook zu versenden, so ist dies ab sofort ohne diesen Zwischenschritt möglich. Auf diese Weise wird der Austausch ein weiteres Mal einfacher, schneller und somit auch effizienter.

„Cryptshare for Outlook erweitert eine vorhandene Outlook/Exchange Umgebung auf sehr einfache Weise um Verschlüsselung, Nachvollziehbarkeit und unbeschränktes Volumen für Dateianhänge und macht sie so fit für die Business-Anforderungen von heute, ohne dafür mit den Daten in die Cloud zu müssen“, sagt Matthias Kess.

Verfügbarkeit

Cryptshare for Outlook ist nur mit einer gültigen Lizenz von Cryptshare nutzbar. Das Tool soll für Outlook-Nutzer kostenfrei verwendbar sein, wenn sie eine gültige Enterprise-Lizenz von Cryptshare einsetzen. Gleichzeitig sollen externe Kommunikationspartner das Cryptshare Add-In kostenfrei nutzen können, auch wenn sie keine Lizenz besitzen, solange sie mit jemandem kommunizieren, der eine Lizenz hat.

In Outlook einfacher mit verschlüsselten E-Mails und großen Dateien kommunizieren

  • Bild 1: Cryptshare for Outlook [Motiv: Startbildschirm]

    Bild 1: Cryptshare for Outlook [Motiv: Startbildschirm]

  • Bild 2: Mit Cryptshare for Outlook die Betreffzeilen der E-Mails verschlüsseln

    Bild 2: Mit Cryptshare for Outlook die Betreffzeilen der E-Mails verschlüsseln

  • Bild 3: Mit Cryptshare for Outlook die Betreffzeilen der E-Mails verschlüsseln

    Bild 3: Mit Cryptshare for Outlook die Betreffzeilen der E-Mails verschlüsseln

  • Bild 4: Im Transfermanager das Passwort anzeigen beim Versand einer großen Datei im Anhang

    Bild 4: Im Transfermanager das Passwort anzeigen beim Versand einer großen Datei im Anhang

  • Bild 5: In Cryptshare for Outlook das Passwort für vertrauliche Unterlagen anzeigen

    Bild 5: In Cryptshare for Outlook das Passwort für vertrauliche Unterlagen anzeigen

  • Bild 6: Transfermanager [Motiv: Status der Uploads Offen]

    Bild 6: Transfermanager [Motiv: Status der Uploads Offen]

    www.cryptshare.com

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