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Meeting

Bereits vor der Corona-Krise hielten 55 Prozent aller Büroarbeiter Meetings für nicht zielführend*, so eine kürzlich durchgeführte Studie. Da in Zeiten von Homeoffice die Anzahl an virtuellen Besprechungen noch einmal deutlich gestiegen ist, dürfte sich dieses Empfinden kaum geändert haben.

Viel zu oft ertappt man sich nach einem Meeting bei dem Gedanken: „Das hätten wir auch per E-Mail klären können.“ Abhilfe schaffen fünf Kriterien, anhand derer man zuverlässig diejenigen Situationen erkennen kann, in denen eine E-Mail das Kommunikationsmittel der Wahl und ein Meeting nicht notwendig ist.

1. Wenn Sie exakte Antworten benötigen

Fragt man Kollegen oder Kunden nach bestimmten Informationen, so erhält man als Antwort oft: „Das schreibe ich Ihnen am besten per Mail.“ Wenn Sie also Fragen haben, die Zahlen und Fakten oder bindende Antworten erfordern, ist es besser, sie in einer E-Mail zu stellen, als jemanden in einer Besprechung damit zu überrumpeln.

Eine E-Mail ermöglicht es den Leuten, Antworten genauer zu durchdenken. Gerade introvertierte Menschen denken vor der Beantwortung gerne nochmal genauer nach. Oft erhalten Sie deshalb per E-Mail durchdachtere und damit auch wertvollere Antworten.

Wenn Sie hingegen Fragen haben, die einen Dialog beziehungsweise eine Diskussion erfordern, setzen Sie ein Treffen an. Es hat keinen Sinn, ein 30-minütiges Treffen durch Dutzende von E-Mails zu ersetzen.

2. Wenn Sie schnelles Feedback zu einem Vorschlag oder Dokument möchten

Sie haben eine Präsentation oder ein Angebot erstellt und möchten nun Feedback dazu. Auch wenn Sie instinktiv alle relevanten Personen in einem – tatsächlichen oder virtuellen – Raum zusammenbringen wollen, ist das nicht immer der beste Ansatz.

Senden Sie lieber eine E-Mail mit Ihrem Dokument und bitten Sie jeden Empfänger, es sich anzusehen. Dann können Sie ein Follow-Up-Meeting abhalten, um ihr Feedback zu besprechen. Das gibt jedem die Gelegenheit, Ihr Dokument zu einem beliebigen Zeitpunkt zu überprüfen die jeweiligen Schlüsse daraus zu ziehen.

Das führt meist zu ehrlicherem Feedback und hilft, Gruppendenken zu vermeiden - ein Phänomen, das auftritt, wenn Ideen nicht debattiert oder kritisiert werden, weil die Meeting-Teilnehmer einen Konsens anstreben. Wir haben es alle schon erlebt: Eine Person teilt selbstbewusst ihre Meinung und niemand sonst erhebt das Wort. Wenn man den Menschen die Chance gibt, unabhängig zu antworten, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, einzigartige und unabhängige Antworten zu erhalten.

3. Wenn nicht alle relevanten Personen teilnehmen können

Sie möchten ein Projektteam zusammenbringen, um Ideen auszutauschen und alle über Fortschritte beziehungsweise den aktuellen Stand auf dem Laufenden zu halten? Wenn nicht alle relevanten Personen an einem solchen Meeting teilnehmen können, senden Sie besser eine Gruppen-E-Mail. Auf diese Weise erhalten alle Zugang zu allen relevanten Informationen und die Möglichkeit, etwas zur Diskussion beizutragen.

Wenn Sie dennoch ein Meeting durchführen wollen, kann es nützlich sein, dieses aufzuzeichnen. Dies funktioniert vor allem dann, wenn Sie bestimmte Informationen oder den Status eines Projekts diskutieren möchten, aber nicht von jedem Teilnehmer Input benötigen.

4. Wenn Sie Input von vielen verschiedenen Personen brauchen

Bei Ihrem letzten Meeting haben alle Teilnehmer Aufgaben mit bestimmten Deadlines erhalten. Seitdem haben Sie noch von keinem etwas gehört. Es ist also Zeit, sich wieder zu treffen. Falsch. Es gibt bessere Möglichkeiten, den Überblick über den derzeitigen Stand zu behalten.

Senden Sie eine E-Mail oder Sofortnachricht an die einzelnen Personen und bitten Sie sie um einen kurzen Statusbericht. Dann können Sie in aller Ruhe entscheiden, ob doch mal wieder ein Meeting nötig ist oder ob sich die Einzelheiten zu ausstehenden To-Dos besser per E-Mail klären lassen. Außerdem ist es nicht immer zwangsläufig notwendig, dass alle Beteiligten über alle Zwischenstände Bescheid wissen.

5. Wenn Sie sind nicht vorbereitet sind und keine Agenda haben

Damit Meetings produktiv sind, müssen Sie eine feste Tagesordnung erstellen und wissen, welche Ergebnisse Sie erzielen wollen. Man kann nicht in eine Sitzung gehen und hoffen, dass etwas passiert oder dass jemand eine großartige Idee hat. Man braucht eine Strategie für sein Meeting und die Teilnehmer müssen verstehen, was erreicht werden soll.

Hatten Sie keine Zeit, sich hierzu ausreichend Gedanken zu machen, ist es besser, das Meeting nach hinten zu verschieben und Dinge, die nicht warten können, kurz per E-Mail zu besprechen. Das erspart Ihnen und allen Beteiligten ein Meeting, nach dem sich alle denken: „Das hätten wir auch per E-Mail klären können.“

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