Zwischen Hype und Alltag: Was Unternehmen realistisch von KI erwarten können

Künstliche Intelligenz ist längst im Arbeitsalltag angekommen. Trotzdem nutzen viele Unternehmen sie bisher nur eingeschränkt. Zwar kann KI heute Texte schreiben, Anfragen beantworten und Daten auswerten, doch meist kommt sie nur für einzelne Aufgaben zum Einsatz.

Häufig fehlt eine klare Vorstellung davon, wofür sich KI wirklich eignet – und wo weiterhin Menschen gefragt sind. So entsteht ein Widerspruch: Viele Unternehmen sehen KI als wichtige Zukunftstechnologie, setzen sie aber nicht konsequent ein.

Dabei sind die technischen Möglichkeiten längst vorhanden. In der Praxis wird KI jedoch oft nur ausprobiert, statt fest in bestehende Abläufe eingebunden zu werden. Richtig eingesetzt ist sie kein Risiko, sondern ein hilfreiches Werkzeug. Entscheidend ist, KI nicht isoliert zu nutzen, sondern sie sinnvoll in Prozesse zu integrieren. Dieser Beitrag zeigt, wo KI heute bereits zuverlässig unterstützt, welche Fehler häufig gemacht werden und warum ein ganzheitlicher Blick auf Abläufe so wichtig ist.

Warum KI oft hinter ihren Möglichkeiten bleibt

Aktuelle Zahlen der Bitkom-Studie 2025 zeigen zwar einen deutlichen Anstieg der KI-Nutzung in deutschen Unternehmen, dennoch schöpfen viele Betriebe ihr Potenzial nicht aus. Als Hürden gelten rechtliche Unsicherheiten, fehlendes Know-how und knappe personelle Ressourcen.

In der Praxis lassen sich jedoch drei grundlegende Fehler beobachten:

1. Werkzeugdenken statt Prozessdenken: KI-Lösungen werden eingeführt, ohne Abläufe neu zu strukturieren.
2. Isolierte Anwendungen: Einzelne Aufgaben werden automatisiert, ohne angrenzende Schritte zu verbinden.
3. Fehlende Messbarkeit: Ohne klare Kennzahlen bleibt der wirtschaftliche Nutzen unklar.

Wie es anders gehen kann, zeigt ein Beispiel aus einer traditionell geprägten Branche: der Immobilienwirtschaft.

Praxisbeispiel Immobilien: KI als durchgängiger Prozess

Immobilienmakler stehen vor bekannten Herausforderungen: viele Anfragen, begrenzte Zeit und starke Abhängigkeiten von externen Partnern.

Typische Engpässe

• Ein Großteil der Anfragen geht außerhalb der Bürozeiten ein.
• Schnelle Rückmeldungen erhöhen die Abschlusschancen deutlich.
• Verzögerungen bei Finanzierungen gefährden Abschlüsse.

Ein Immobilienmakler aus dem Sauerland erlebte diese Probleme regelmäßig. Langsame Rückmeldungen von Banken haben ihn mehrfach Kunden gekostet.

Die Lösung: Vernetzte KI statt Einzeltools

Statt weitere Insellösungen einzuführen, entschied er sich für einen integrierten Ansatz aus automatisierter Kundenkommunikation und eingebundenen Partnerprozessen.

• 24/7-Erreichbarkeit: Eine KI-Assistentin beantwortet Anfragen sofort per Messenger, klärt erste Fragen und vereinbart qualifizierte Termine. Der Kundenkontakt gilt für 88 Prozent der Unternehmen als wichtigster KI-Anwendungsbereich.
• Frühe Kaufkraftprüfung: Im Hintergrund wird analysiert, welche Interessenten realistisch finanzieren können. Das schafft schnelle Klarheit.

So sehen die messbaren Ergebnisse aus:

• Deutlich weniger manuelle Nacharbeit
• Spürbar höhere Abschlussquoten durch schnelle Reaktion
• Finanzierungszusagen innerhalb eines Tages
• Starkes Wachstum bei gleichzeitig geringerem Zeitaufwand

Heute hat der Immobilienmakler sein Geschäft fest im Griff und gleichzeitig wieder Zeit für Familie, Erholung und persönliche Freiräume.

Was andere Unternehmen daraus lernen können

Das Beispiel lässt sich auf viele Branchen übertragen:

1. Kritische Kundenkontaktpunkte automatisieren
2. Externe Abhängigkeiten digital einbinden
3. Erfolge anhand klarer Kennzahlen messen
4. Mehrwert für Kunden, Unternehmen und Partner schaffen

Fazit: KI sinnvoll nutzen statt halbherzig einsetzen

Der entscheidende Erfolgsfaktor beim Einsatz von künstlicher Intelligenz liegt nicht in der Technologie selbst, sondern in der Art ihrer Nutzung. Wer KI nur punktuell einsetzt oder als reines Experiment betrachtet, verschenkt ihr Potenzial. Richtig in bestehende Abläufe integriert, entlastet sie Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben, sorgt für mehr Übersicht und macht Prozesse plan- und steuerbar. Dabei geht es weniger um einzelne Softwarelösungen als um eine klare, prozessorientierte Strategie, die den gesamten Arbeitsablauf in den Blick nimmt. Der Weg dorthin beginnt mit einer ehrlichen Analyse der eigenen Prozesse und der Frage, wo Zeit verloren geht, Kunden warten oder Entscheidungen unnötig verzögert werden. Besonders für Immobilienmakler bietet dieser Ansatz die Chance, ihren Arbeitsalltag neu zu strukturieren, Engpässe aufzulösen und ihr Geschäft wieder aktiver zu steuern – mit mehr Effizienz im Unternehmen und mehr Freiraum im privaten Alltag.

Autoren: Dennis Melson und Tim Hoppe, Geschäftsführer der Simpli GmbH.