Vernetzte Verwaltung: vom Flickenteppich zur Plattform

Die Digitalisierung der Verwaltung steckt in Deutschland, allen Unkenrufen zum Trotz, nicht mehr in den Kinderschuhen. Allerdings verläuft sie nach wie vor stockend oder unvollständig.

Dies liegt unter anderem an grundsätzlichen Architekturentscheidungen: Zu oft setzen Verwaltungen entweder auf monolithische Anwendungen oder unzusammenhängende punktuelle Lösungen. Monolithische Anwendungen sind zwar leistungsstark, aber ihnen fehlen unweigerlich wichtige Funktionen, die nachträglich und aufwändig ergänzt werden müssen. Punktuelle Lösungen leisten in ihrem begrenzten Einsatzbereich sehr gute Dienste, sorgen aber für Fragmentierung, Datensilos und Herausforderungen bei Updates und Systempflege. Gegenüber diesen beiden traditionellen Ansätzen bietet die Nutzung einer offenen Plattform wesentliche Vorteile.

Der offene Plattform-Ansatz

Von traditionellen IT-Ansätzen unterscheidet sich der offene Plattform-Ansatz hauptsächlich durch die Art und Weise, wie Software entwickelt, integriert und bereitgestellt wird. Die wesentlichen Unterschiede lassen sich wie folgt gegenüberstellen:

1. Integration und Zentralisierung vs. Silos

• Plattform-Ansatz: Eine zentrale Plattform dient als Mittelpunkt, der verschiedene Systeme, Daten und Dienste über standardisierte APIs miteinander verbindet. Ziel ist es, Datensilos aufzubrechen und eine einheitliche, integrierte Umgebung zu schaffen.
• Traditionelle Ansätze: Traditionelle IT-Systeme sind oft isoliert oder erfordern individuelle, starre Punkt-zu-Punkt-Integrationen, was zu Datensilos und erschwertem Informationsaustausch führt. 

2. Wiederverwendbarkeit und Modularität vs. Einmalentwicklung

• Plattform-Ansatz: Der Fokus liegt auf der Entwicklung von wiederverwendbaren Diensten und Komponenten, die in verschiedenen Anwendungen genutzt werden können. Dies fördert Effizienz und Konsistenz.
• Traditionelle Ansätze: Bei der Entwicklung spezifischer Anwendungen wird eine Funktion oft für einen bestimmten Zweck von Grund auf neu entwickelt und kann nicht einfach in einem anderen Kontext wiederverwendet werden.

3. Agilität und Skalierbarkeit vs. Starrheit

• Plattform-Ansatz: Plattformen sind modular und kombinierbar. Das ermöglicht es Verwaltungen, schnell neue Funktionen hinzuzufügen, zu aktualisieren oder auszutauschen, ohne das gesamte System zu beeinträchtigen. 
• Traditionelle Ansätze: Monolithische und punktuelle Anwendungen sind oft starr und schwerfällig. Änderungen an einer Komponente können das gesamte System destabilisieren, und die Skalierung einer Funktion erfordert oft die Skalierung der gesamten, großen Anwendung.

4. Ökosystem und Erweiterbarkeit vs. geschlossene Systeme

• Plattform-Ansatz: Plattformen sind offen für Erweiterungen durch Dritte (Partner, Entwickler-Community) über APIs und Marktplätze. Es entsteht ein Ökosystem um die Plattform herum.
• Traditionelle Ansätze: Geschlossene, proprietäre Systeme bieten wenig bis keine Möglichkeit zur Erweiterung durch externe Partner oder erfordern spezielle, teure Anpassungen durch den Anbieter.

5. Nutzerzentrierung und Orchestrierung vs. Prozessfokus

• Plattform-Ansatz: Der Fokus liegt darauf, Endnutzern wie Mitarbeitenden, Beamten oder Bürgerinnen eine nahtlose, personalisierte Erfahrung über alle Kanäle und Berührungspunkte hinweg zu bieten, indem Backend-Prozesse im Hintergrund orchestriert werden.
• Traditionelle Ansätze: Hier konzentrieren sich IT-Systeme oft primär auf die Automatisierung interner Geschäftsprozesse wie Auftragsabwicklung oder Buchhaltung und weniger auf die übergreifende User Experience.

Plattform im Behördeneinsatz

Behörden und andere Institutionen haben es mit heterogenen internen wie externen Anwendergruppen zu tun, die sie auf effiziente und konsistente Weise unterstützen müssen. Dabei kann einer Digital Experience Platform (DXP) eine zentrale Rolle zukommen, weil sie Organisationen dabei unterstützt, nahtlose und personalisierte digitale Erlebnisse für verschiedene Zielgruppen zu schaffen.

Eine flexible, sichere und nutzerzentrierte Grundlage für die digitale Transformation in Form einer DXP sollte im öffentlichen Sektor eine Reihe von Aspekten abdecken:

• Zentrale Anlaufstelle für Bürgerinnen und Unternehmen (Bürgerportale): Dazu gehört die Erstellung von barrierefreien, nutzerfreundlichen Self-Service-Portalen. Bürgerinnen und Bürger können dort Verwaltungsdienstleistungen wie Antragsstellungen, Terminvereinbarungen, Zahlungen oder die Beantragung von Genehmigungen rund um die Uhr digital abwickeln – ohne persönliche Besuche oder Medienbrüche.
• Integration von Fachverfahren und Altsystemen: Die Plattform soll als Integrationsschicht fungieren, die vorhandene, oft isolierte Altsysteme (Fachverfahren, CRM-Systeme etc.) über APIs und Integrationsframeworks miteinander verbindet. Dies bricht Datensilos auf und ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch, was die Effizienz der internen Prozesse steigert.
• Open Source: Nutzt die DXP eine Open-Source-Basis, trägt sie zur digitalen Souveränität öffentlicher Einrichtungen bei, die gerade politisch hoch im Kurs steht und Institutionen der öffentlichen Hand krisenfest und zukunftssicher macht. Behörden erhalten mehr Kontrolle über ihre Daten und Technologien und können Abhängigkeiten von einzelnen proprietären Anbietern reduzieren.
• Wiederverwendbarkeit und EfA-Prinzip: Der modulare Aufbau einer offenen DXP fördert die Entwicklung von wiederverwendbaren Komponenten und Diensten. Dies unterstützt das „Einer für Alle“ (EfA)-Prinzip, bei dem in einer Kommune entwickelte Lösungen kosteneffizient von anderen übernommen und angepasst werden können.
• Schnelle Entwicklung mit Low-Code: Sind Low-Code-Tools in die DXP integriert, ermöglichen diese es auch Mitarbeitenden aus Fachabteilungen, Formulare, Workflows und einfache Portalseiten eigenständig zu erstellen und anzupassen. Dies beschleunigt die Umsetzung neuer digitaler Dienste erheblich und entlastet die IT-Abteilung.
• Sicherheit und Compliance: Eine DXP sollte „out of the box“ leistungsfähige Funktionen zur Cybersicherheit bieten und den strengen Anforderungen des öffentlichen Sektors an Datenschutz (z.B. DSGVO) und Datensicherheit entsprechen.

Fazit

Der Einsatz einer offenen DXP ist der richtige Schritt für Institutionen der öffentlichen Hand, weil er ihnen erlaubt, das Beste aus ihrer digitalen Transformation herauszuholen, indem er eine zentrale, integrierte Grundlage für alle digitalen Dienste bereitstellt. Eine DXP sorgt für mehr Effizienz, geringere Kosten und digitale Souveränität. Dabei erfüllt sie die strikten Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz im öffentlichen Sektor.

Autorin: Lea Michel, Field Marketing Managerin EMEA North & Italy bei Liferay