Automatisierte Buchhaltung & Steuerprozesse: Digitaler Wandel in Finanzabteilungen

In GmbHs gehört die Buchhaltung zu den unternehmenswichtigen Aufgaben. Allerdings kann sie viel Zeit verschlingen und somit den eigentlichen Workflow verlangsamen. Das gilt insbesondere dann, wenn Rechnungslegung und Co. noch händisch erledigt werden. 

Nicht nur nehmen das manuelle Erstellen und Einpflegen von Rechnungen unnötig Zeit in Anspruch. Schleichen sich Fehler ein, stellen diese schlimmstenfalls den gesamten Unternehmensalltag auf den Kopf.

Sinnvoll ist es daher, die Buchhaltung und alle damit verbundenen Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. 

Warum die Automatisierung der Buchführung produktivitätsfördernd wirkt

Administrative Aufgaben dürfen in einer GmbH natürlich nicht vernachlässigt werden. Allerdings halten sie von der eigentlichen Produktivität ab, wenn sie täglich mehrere Stunden beanspruchen. 

Rund sieben Prozent der gesamten Arbeitszeit im Mittelstand wird für bürokratische Prozesse aufgewendet. Das mag nach wenig klingen, entspricht jedoch pro Unternehmen im Durchschnitt 32 Stunden im Monat.

Zu solchen Verwaltungsaufgaben gehören neben der Rechnungsstellung vor allem steuerliche Prozesse. So müssen sich Geschäftsführer einer GmbH etwa um die Gewerbesteuer, die Umsatzsteuer und die Körperschaftssteuer kümmern. 

Kommt es dabei zu Fehlern oder wird eine Frist verpasst, droht nicht nur ein noch größerer Zeitaufwand. Auch finanzielle Einbußen können die Folge sein.

Wer ein solches Risiko vermeiden möchte, sollte sich an eine professionelle Steuerberatung für GmbHs wenden. Diese übernimmt neben steuerlichen Aufgaben auch die Lohnbuchhaltung für die Mitarbeiter. Somit lassen sich Gehaltsabrechnungen schnell und unkompliziert abwickeln, ohne währenddessen die Unternehmensproduktivität zu beeinflussen.

Eine kompetente Steuerberatung ist jedoch nicht der einzige Weg, um administrative Aufgaben in einer GmbH zu beschleunigen. Auch die Automatisierung von Verwaltungsprozessen spart Zeit. Daher sollten sich Unternehmer kleiner und mittelständischer Betriebe über die Vorteile der E-Rechnung informieren.

Warum die E-Rechnung effektiv den Verwaltungsaufwand reduziert

Die E-Rechnungspflicht hielt bereits am 01. Januar 2025 in Deutschland Einzug. Allerdings verpflichtet sie Unternehmen bislang nur dazu, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Das setzt lediglich einen aktiven E-Mail-Account voraus.

Bis kleine und mittelständische Unternehmen E-Rechnungen auch ausstellen müssen, bleibt noch Zeit. Erst ab 2028 sind die Anforderungen an die elektronischen Rechnungen sowie deren Übermittlung zwingend einzuhalten. 

Diese Frist verleitet einige Unternehmen dazu, die E-Invoicing-Integration auf die sprichwörtlich lange Bank zu schieben.

Dabei geht die digitale Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen mit mehreren Vorteilen einher:

• E-Rechnungen werden von einem ERP-System automatisch in einem strukturierten digitalen Format erstellt. Das minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern.
• Anschließend wird die E-Rechnung sicher über ein zertifiziertes Netzwerk an den Empfänger gesendet. Anders als bei der Papierrechnung dauert die Übertragung nur wenige Sekunden. Da längere Wartezeiten auf den Rechnungseingang entfallen, beschleunigt sich meist auch die Begleichung der Forderung.
• Erhaltene Rechnungen werden automatisch vom eigenen Buchhaltungssystem überprüft. Das gilt sowohl für deren Format als auch für den Inhalt. Entsprechen sie den Anforderungen, folgt die Rechnungsannahme. Das spart zeitliche und personelle Ressourcen.
• Hat der Empfänger die Rechnung nach der Validierung akzeptiert, kann sie in das ERP-System integriert werden. Dieses erfasst die Rechnungsdaten automatisch und kann auch den Zahlungseingang automatisiert verarbeiten.

Die E-Rechnung in Kombination mit einer multifunktionalen Buchhaltungssoftware spart nicht nur bei der Rechnungslegung Zeit. Das System erfasst außerdem automatisch, wenn Zahlungsziele verstreichen. So können Mahnungen fristgerecht versendet werden.

Die Automatisierung der Buchhaltung geht somit nicht nur mit einer deutlichen Zeitersparnis im Unternehmensalltag einher. Sie kann Zahlungsprozesse beschleunigen und damit Liquiditätsengpässe in einer Firma verhindern. Insbesondere für kleine GmbHs wirkt sie sich daher produktivitätssteigernd aus.