Die Anforderungen an eine moderne Buchhaltungssoftware

In Sachen Buchhaltungssoftware bietet der Markt ein breites Angebot an unterschiedlichen Programmen. Sie alle sollen zu einer Erleichterung beim Erstellen der Buchhaltung beitragen. Derlei administrative Aufgaben können damit effizienter erledigt werden – das spart Zeit und Geld. 

Aber welche Funktionen sollte eine Software besitzen? Und für wen eignet sich Freeware, wer sollte besser auf ein Lizenz-Produkt zurückgreifen?

Was sollte eine Buchhaltungssoftware können?

Die Buchhaltung ist eine komplexe Aufgabe. Sie umfasst mehr als nur das Schreiben von Rechnungen und das Aufbewahren von Belegen. Eine moderne Buchhaltungssoftware sollte daher mindestens diese Funktionen aufweisen:

Buchführung

Damit lassen sich sämtliche Geschäftsvorfälle buchen, beispielsweise Rechnungen, die ein- oder ausgegangen sind. Unterschiedliche Programme ermöglichen das Erstellen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bzw. die Bilanz mit Jahresabschluss. Im Falle einer Kapitalgesellschaft ist eine doppelte Buchführung vorzunehmen. Dann ist vor dem Kauf darauf zu achten, dass das Programm dafür ausgelegt ist.

Erstellen von Rechnungen und Mahnwesen

Jedes Unternehmen muss für erbrachte Leistungen Rechnungen schreiben. Dabei ist gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) auf bestimmte Pflichtangaben zu achten. Dank vorgefertigter Masken in der Software erfolgt das automatisch. Entscheidende Daten müssen nur noch übertragen werden. Eine Funktion, mit welcher sich Serienrechnungen erstellen lassen, sorgt dafür, dass wiederkehrende Aufträge schnell bearbeitet sind. Mit einem integrierten Mahnwesen behalten Unternehmer alle ausstehenden Forderungen im Blick und können Geschäftspartner zeitnah an das Begleichen ausstehender Rechnungen erinnern.

Erstellen von Angeboten

Ebenso diese Funktion sollte eine Software besitzen, damit Angebote schnell geschrieben sind und alle rechtlichen Vorgaben erfüllen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Insofern das Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, ist eine Entgeltabrechnung zu erstellen. Da sich die Buchhaltungssoftware in der Regel automatisch aktualisiert, ist auch dieser Teil des Programms immer auf dem aktuellen Gesetzesstand.

ELSTER- und DATEV-Schnittstelle

Darüber funktioniert ein reibungsloser Austausch sämtlicher Daten mit dem Finanzamt sowie dem Steuerberater.

Kassenbuch

Manche Leistungen werden mit Bargeld beglichen. Derartige Geschäftsvorfälle müssen in einem Kassenbuch gebucht werden.

Zudem gibt es erweiterte Programme, die neben diesen Standardfunktionen weitere Module enthalten wie beispielsweise ein CRM- oder ein Warenwirtschafts-System. 

Freeware oder Lizenz? 

Da Firmengröße, gesetzliche Anforderungen sowie Bedürfnisse von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich sind, bedarf es vorab strukturierten Überlegungen. Eine mögliche Entscheidungshilfe bietet dieser Ratgeber. In einem ersten Schritt geht es auch um die Frage, ob ein Lizenz-Produkt oder Freeware angeschafft werden soll.

Freeware

• Versionen mit meist reduziertem Funktionsumfang wie beispielsweise von lexoffice oder freeFIBU.

• Weil sie kostenlos online zur Verfügung stehen, eignen sie sich insbesondere für kleinere Unternehmen, die ein geringeres Budget zur Verfügung haben.

Lizenz-Produkte

• Bieten einen kompakten Leistungsumfang.

• Oft gibt es branchenspezifische Lösungen.

• Unterschiedliche Varianten eignen sich für spezielle Unternehmensstrukturen oder Größen. Hersteller geben in der Regel an, für welche Betriebe ihre Produkte konzipiert sind.

• Enthalten eine integrierte Hilfsfunktion in Form eines digitalen Assistenten.

• Sind aufgrund automatischer Updates immer auf dem neusten Stand. Erfüllen dadurch stets aktuelle Gesetzesbestimmungen und verwenden offizielle amtliche Formulare.

• Daten können über ELSTER- und DATEV-Schnittstellen sicher an das Finanzamt oder den Steuerberater übertragen werden.

Fazit

Jede Buchhaltungssoftware sollte immer auf die Größe sowie die Anforderungen eines Unternehmens abgestimmt sein. Eine solche lohnt sich für alle Selbstständige oder Freiberufler, die ihre Buchhaltung selbstständig machen. Sie sorgt dafür, dass sämtliche Aufgaben in diesem Zusammenhang sehr viel effizienter und zugleich gesetzeskonform erledigt werden können. Freeware ist kostenlos und daher eine Lösung für Einsteiger und kleinere Unternehmen, die nicht viel Geld zur Verfügung haben. Mittelständische Unternehmen können eher zu Lizenz-Produkten mit umfangreicheren Funktionen, Support und Aktualitätsgarantie greifen.