Thought Leadership
Immer mehr Geschäftsleiter erwarten von ihrer Unternehmens-IT eine bessere Unterstützung bei der Organisation der Geschäftsprozesse.
Zu diesem Ergebnis kam die aktuelle Studie des Marktforschungsinstituts IDC „Print & Document Management in Deutschland 2014“. KYOCERA Document Solutions forciert daher das Angebot an Dokumentenmanagement-Lösungen, um Unternehmen noch besser bei der Optimierung dokumentenbasierter Abläufe zu unterstützen.
Sei es in Papier- oder elektronischer Form: Dokumente sind für die betrieblichen Abläufe eines Unternehmens essentiell. Sie müssen zum richtigen Zeitpunkt, an der richtigen Stelle und im richtigen Format zur Verfügung stehen. Die Verbesserung sowie Automatisierung von Dokumentenprozessen gewinnt daher weiter an Relevanz. Der aktuellen IDC-Studie „Print & Document Management in Deutschland 2014“ zufolge, fordern 45 Prozent der befragten Unternehmensentscheider vor allem von der IT-Abteilung, entsprechende Konzepte umzusetzen.
Um IT-Verantwortliche und CIOs bei der Durchführung entsprechender Optimierungsprojekte zu unterstützen, erweitert KYOCERA Document Solutions das Beratungsgeschäft: „Wir bieten Unternehmen ein umfassendes Angebot, mit dem sich nicht nur die Kosten in diesem Bereich um bis zu 30 Prozent reduzieren lassen, sondern auch die Produktivität der einzelnen Fachbereiche erhöht werden kann. Dazu setzten wir auf eine umfangreiche Projektunterstützung, die neben Beratungsdienstleistungen auch entsprechende Hard- und Software-Lösungen einschließt.“
Unternehmensprozesse im Fokus
Am Anfang eines Optimierungsprojekts steht dabei zunächst eine umfangreiche Analyse der Ist-Situation: Wie sehen Arbeitsabläufe aus, die die Bearbeitung eines Dokuments in den einzelnen Abteilungen verursacht? Welche Schritte und Unternehmensbereiche sind damit verbunden? Wo sehen Mitarbeiter konkrete Verbesserungsmöglichkeiten in ihrem täglichen Geschäft? Diese und weitere Fragen gilt es im Rahmen einer Bestandsaufnahme zunächst zu klären. Hierbei unterstützt KYOCERA die jeweiligen Projektverantwortlichen in den Unternehmen mit einem breiten Portfolio an Tools und Lösungen. „Wir setzen hierzu auf modernste Interviewmethodik sowie eine EDV-gestützte Datenerhebung. Das Resultat ist ein detailliertes Reporting anhand dessen sich Ansatzpunkte für eine Optimierung identifizieren lassen“, erklärt Dietmar Nick.
Rolle der Kommunikation oft unterschätzt
Ein weiterer Punkt, bei dem KYOCERA unterstützen kann, ist die Kommunikation. So gilt es laut IDC bei der Umsetzung eines Optimierungsprojekts nicht nur technische Hürden wie die Verarbeitung unterschiedlicher Formate oder die Verknüpfung verschiedener Datenquellen zu überwinden: Da Prozesse auf organisatorischer Ebene angefasst werden müssen, ist für den Erfolg die Zusammenarbeit der IT mit den einzelnen Unternehmensbereichen entscheidend. Die Ergebnisse des Marktforschungsinstituts IDC zeigen jedoch, dass Fachbereiche der IT-Abteilung die Prozessoptimierung häufig nicht zutrauen. Umgekehrt monieren die IT-Entscheider die fehlende Unterstützung des Managements und tun sich mit der Vielzahl unterschiedlicher Ansprechpartner in den verschiedenen Unternehmensbereichen und der daraus resultierenden Komplexität schwer.
KYOCERA kann in diesem Gefüge die Rolle des Mediators übernehmen, wie Dietmar Nick ausführt: „Optimierung heißt immer auch Veränderung. Die fehlende Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern kann daher zum Scheitern des ganzen Projekts führen. Wir unterstützen die IT-Verantwortlichen daher auch kommunikativ, indem wir etwa den Return on Invest (ROI) etwaiger Verbesserungsmaßnahmen im Vorfeld aufschlüsseln oder Mitarbeitern zeigen, wie wir ihren Alltag durch die Einführung einer neuen Lösung vereinfachen. Dies ist gewöhnlich die beste Argumentation für die Umsetzung einer Optimierung“, so Nick.
