Thought Leadership
Kennen Sie das? Sie denken: „Ich recherchiere kurz“, und benötigen dann aber unerwartet viel Zeit, manchmal sogar sehr viel Zeit, um die gewünschte Information zu erhalten? Leider ergeht es vielen Mitarbeiten in Unternehmen bei der Suche nach den relevanten Informationen so. Erst nach zahlreichen Abfragen in unterschiedlichen Systemen ist ein Überblick zu dem Thema gegeben und die relevanten Informationen extrahiert. Ein Aufwand, der heute durch intelligente Enterprise Search Lösungen einfach eliminiert werden kann.
Tätigt man eine Suchabfrage mit einer herkömmlichen Suchmaschine, steht man vor mehreren Herausforderungen: Die Suchmaschine liefert meist unvollständige Ergebnisse, wodurch man gezwungen ist, weitere Suchabfragen auszuführen. Das kostet wertvolle (Arbeits)zeit und führt zu Stresssituationen. Auch liefern diese Lösungen oft viel zu viele Treffer, die in dieser Situation nicht benötigt werden. Wieder kostet es Zeit sich durch die Informationen zu wühlen, bis endlich die richtigen Informationen gefunden sind und wichtige Aufgaben bleiben auf der Strecke.
Eine oft schwierige Situation für Unternehmen, denn die Menge an Informationen, die täglich gespeichert, bearbeitet oder durch Mensch beziehungsweise Maschine produziert werden, wächst ständig. Sichtwort Big Data. Heute gilt es die richtigen Werkzeuge einzusetzen, um diese Informationen in Zukunft zum Vorteil des Unternehmens zu nutzen. Also die richtige (relevante) Information zur richtigen Zeit, im richtigen Umfang für den Mitarbeiter oder die Fachabteilung oder die Geschäftsführung zur Verfügung zu stellen.
Intelligente Enterprise Search Systeme bieten sich als wahre Assistenzsysteme an – mittels semantischen Abfragen und Relevanzmodellen. Je nach Anbieter stehen unterschiedliche Suchanwendungen für die Recherche, Darstellung und Möglichkeiten die Treffer zu verfeinern zur Verfügung. High-end Produkte sind nicht nur mit ganz wenig Dienstleistungsaufwand einsetzbar und einfach anpassbar, sondern diese Produkte versuchen auch, den Anwender bestmöglich zu verstehen, einerseits durch Verwendung des Kontextes (Kontextualisierung) andererseits durch das interpretieren der menschlichen Sprache im Rahmen der Abfrage. Es werden dabei Informationen einerseits intelligent verknüpft, stets im Rahmen der Berechtigungen, und die Daten mit zusätzlichen Informationen auf Metaebene für präzise Suchergebnisse, die den jeweiligen Kontext widerspiegeln, angereichert. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Daten strukturiert oder unstrukturiert in der Cloud oder im Unternehmen vorliegen. Alle Informationen aus den angebundenen Datenquellen werden analysiert und eingebunden. Die Daten bleiben dabei dort, wo sie gespeichert wurden und es werden keine Kopien der Informationen erstellt.
Das große Ganze sichtbar machen
Ein Schlagwort, das im Zusammenhang mit Enterprise Search häufig zu hören ist, ist die 360-Grad-Sicht. Damit ist gemeint, eine „Rundumsicht“ auf den gesuchten Begriff beziehungsweise das gesuchte Thema zu erhalten, beispielsweise auf einen Kunden, ein Produkt, ein Projekt.
Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sind ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen und haben in wenigen Stunden ein erstes Meeting mit einem wichtigen Kunden. Erwartungsgemäß wissen Sie nichts über das Verhalten des Kunden, seine Vorlieben oder seine bisherigen Aufträge. Darum möchten Sie sich über den Kunden informieren, um auf das Meeting vorbereitet zu sein. Mithilfe von Enterprise Search bedarf es in diesem Fall nur einer einzigen Suchabfrage, bei der Sie beispielsweise den Namen des Kunden eingeben. Das System liefert Ihnen alle benötigten Informationen, ausgehend von den wichtigsten Stammdaten, aber angereichert mit relevanten, verstreut gespeicherten Zusatzinformationen. Es bindet alle angebundenen Quellen in die Suche mit ein und verknüpft die Informationen. So erhalten Sie eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden und können sich schnell, aber ausführlich über ihn informieren.
Enterprise Search ist auch in der Lage, Hintergrundinformationen vom Benutzer in die Suche miteinfließen zu lassen. So kann das System beispielsweise berücksichtigen, in welcher Abteilung oder welcher Filiale der Benutzer arbeitet. Sucht ein Mitarbeiter der Personalabteilung nach dem Wort „Rechnung“, so erhält er Reisekosten- oder Gehaltsabrechnungen von seinen Kollegen. Er erhält aber keine Rechnungen von Kunden oder Lieferanten, weil das System „weiß“, in welcher Abteilung er arbeitet und dass er daher solche Dokumente nicht benötigt. Enterprise Search vermeidet es, irrelevante Informationen anzuzeigen. Dadurch wird nicht nur die Performance des Unternehmens verbessert, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht.
Wo sind meine Daten – wer hat Zugriff?
Zugriffsrechte und Compliance-Richtlinien gehören zu den sensibelsten Themen in Unternehmen. Intelligente Enterprise Search prüft bei jeder Suchabfrage die Zugriffsrechte des Benutzers – so werden nur jene Informationen angezeigt, für die er auch legitimiert ist. Durch den Rückgriff auf die ursprüngliche Datenquelle bei der Rechteprüfung ist es nicht nötig, ein eigenes Rechtesystem zu erstellen. Daher sind auch kurzfristige Änderungen in den Zugriffsrechten auf die Datenquellen sofort wirksam.
Beim Thema Datenhoheit gibt es zur klassischen Cloud-Anwendung die Möglichkeit, eine Appliance-Lösung zu verwenden. Der vorkonfigurierte Server wird direkt in die IT des Unternehmens integriert, die Datenquellen angebunden und eine semantische Wissensbasis (Index) erstellt. Danach ist die Suchanwendung bereits einsatzbereit. Auch Hybrid-Lösungen sind oft sinnvoll, im Vordergrund der Überlegungen sollte aber immer stehen, wo die Daten gespeichert werden und wer wirklich Zugriff darauf hat, denn Enterprise Search Lösungen fördern das Öl des 21. Jahrhunderts zu Tage und wer möchte schon freiwillig sein „Ölfeld“ abgeben.
Daniel Fallmann ist Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze GmbH
