IT-Sicherheit im Home Office

Immer mehr Arbeitnehmer entdecken die positiven Seiten des Home Office. Um erfolgreich im mobilen Büro zu arbeiten, wird jedoch nicht nur ein hohes Maß an Disziplin verlangt. Ebenso wichtig ist der sichere Umgang mit wichtigen Unternehmensinformationen.

Laut einer Bitkom-Studie gibt jedes dritte Unternehmen den eigenen Mitarbeitern die Möglichkeit, ganz oder teilweise von zu Hause aus zu arbeiten. Die Tendenz ist steigend, denn immer mehr Angestellte wünschen sich mehr Flexibilität an ihrem Arbeitsplatz, um Familie und Beruf besser vereinbaren zu können. Ausschlaggebend für den Wunsch ist unter anderem die steigende Anzahl an Pendlern in Deutschland. Denn rund ein Drittel der arbeitenden Bevölkerung legt täglich um die 70 Kilometer oder mehr zurück, um zum Arbeitsplatz und wieder zurück zu gelangen. Dass das viel Zeit in Anspruch nimmt, weiß jeder, der morgens in den Bus, die Bahn oder das Auto steigt. Das Home Office stellt daher eine gute Alternative dar, um für eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu sorgen. Um jedoch sowohl effektiv als auch sicher im mobilen Büro zu arbeiten, gilt es einige Dinge zu beachten.
Vorteile des Home Office

In erster Linie ist das Home Office ein Zeit- und Kostenersparnis. Jeder Arbeitnehmer (nicht nur Pendler), Freiberufler oder Selbstständiger muss nicht erst zur Arbeitsstätte fahren. Stattdessen steht man auf und ist bereits da. Der Zeitgewinn ist enorm: keine vollen Straßenbahnen mehr, kein Stau auf der Autobahn und keine Probleme mit zu spät kommenden Zügen. Gleichzeitig spart man natürlich ebenfalls an den Fahrtkosten. Für diejenigen, die nur ab und an ins Home Office wechseln und eine Monatskarte für den öffentlichen Verkehr besitzen, lohnt sich das Arbeiten vom Sofa aus selbstverständlich weniger. Für alle anderen entfällt die nervige Pendlerei.

Gleichzeitig ermöglicht das mobile Büro einen Zeitgewinn mit der Familie. Arbeitende Mütter und Väter haben oft das Problem, dass die kleinen Kinder gerade ins Bett gehen, wenn sie kommen oder höchstens ein, zwei gemeinsame Stunden vorhanden sind. Vielen Eltern reicht das selbstverständlich nicht, schließlich verpassen sie einige wichtige Momente in der Entwicklung ihres Nachwuchses. Den Beruf aufgeben stellt jedoch oftmals ebenfalls keine Option dar. Home Office kann dann die perfekte Lösung sein, um Familie und Beruf miteinander zu vereinbaren.

Ein weiterer oft vergessener Aspekt ist die Gemütlichkeit, die mit dem Arbeiten in den eigenen vier Wänden einhergeht. In vielen Büros existiert ein vorgegebener Dresscode, der zu Hause entfällt. Wer sich lieber in einer Jogginghose auf das Sofa lümmelt und von dort aus arbeitet, kann das tun. Sich im Schlafanzug im Sommer auf den Balkon setzen, weil die Dachgeschosswohnung einfach zu warm ist? Kein Problem! Man kann nicht nur anziehen, was man will, sondern auch arbeiten, wie es einem am besten gefällt.

IT-Sicherheit ist ein wichtiger Faktor

Dank mobiler Cloudlösungen ist der Gang ins Home Office heutzutage kein Problem mehr. Viele Unternehmen besitzen einen zentralen Firmen-Server, auf den alle Mitarbeiter problemlos zugreifen können, ohne sich in den Büroräumen befinden zu müssen. Das erleichtert das Arbeiten enorm. Es ist daher nicht verwunderlich, dass immer mehr Hersteller neben ihrer zu installierenden Software zusätzlich eine Cloudlösung anbieten. Ein Beispiel dafür wäre die Buchhaltung. Früher mussten die Mitarbeiter am Schreitisch sitzen, um die Buchhaltungssoftware nutzen zu können. Jetzt kann ein Buchhalter mit einer Software wie dieser von überall seiner Arbeit nachgehen, sich mit Kollegen austauschen und mit ihnen gemeinsam Aufträge erledigen.

Das klingt auf den ersten Blick natürlich richtig gut. Doch gerade im Hinblick auf die IT-Sicherheit, stehen Experten dem Home Office eher skeptisch gegenüber. Es kommt nicht selten vor, dass Angestellte während der Arbeit in einem Café sitzen und das dortige, meist ungeschützte, WLAN nutzen, um wichtige Unterlagen per E-Mail zu versenden. Doch gerade derartige Internetverbindungen laden förmlich zu Cyberattacken ein, wodurch sensible Daten ausspioniert werden können.

Um dies zu verhindern, sollten Arbeitgeber auf hohe Schutzanforderungen achten, um Datenmanipulation oder schädliche Malware im Unternehmensnetz zu verhindern:

1. VPN-Lösung (Virtual Private Network), um die übertragenen Daten ausreichend zu verschlüsseln.
2. Firewall, als Schutz vor unerwünschten Zugriffen.
3. Festplattenverschlüsselung, um einen unerlaubten Zugriff von außen unmöglich zu machen.

Wichtige Informationen zum Thema IT-Sicherheit im Home Office finden sich in diesem Ratgeber.

Tipps zum effektiven Arbeiten

Die Arbeit im Home Office kann eine ziemliche Umstellung sein. Abgesehen von den Tatsachen, dass es keinen Chef im Hintergrund gibt und man selbst die störenden Hintergrundgeräusche selbstständig minimiert, kann die Freiheit des flexiblen Arbeitens viele Arbeitnehmer überfordern. Ein wichtiger Punkt ist außerdem, dass sich das Privatleben mit der Arbeit zu vermischen beginnt und es zunehmend schwerfällt, beide Bereiche voneinander zu trennen. Daher ist es enorm wichtig, sich bereits im Vorfeld Grenzen zu setzen und Regeln aufzustellen:

1. Zeitmanagement

Dieser Punkt ist enorm wichtig, denn viele Menschen neigen dazu, sich schnell ablenken zu lassen. Mal eben eine Maschine Wäsche waschen, ist doch schließlich kein Problem, oder? Muss nicht sein, kann aber schnell zu einem Hindernis werden. Ein ausgeklügeltes Zeitmanagement ist daher essentiell, um im Home Office erfolgreich zu arbeiten. Am einfachsten gelingt das, wenn man sich feste Zeiten für Mittagspausen setzt und festlegt, was bis wann erledigt werden muss. Die Dinge mit hoher Priorität sollten immer zuerst erledigt werden.

2. Räumliche Trennung

Selbst in den eigenen vier Wänden kann man Beruf und Privatleben trennen. Dafür ist jedoch ein Arbeitszimmer notwendig, um eine räumliche Trennung zu gewährleisten. In diesem Raum wird nur gearbeitet und wenn man ihn verlässt, kann man die Arbeit hinter sich lassen. Diese Abgrenzung ist sehr wichtig, um eine gute Work-Life-Balance zu erhalten. Es kann nämlich sehr schnell dazu kommen, dass man noch eine E-Mail auf dem Sofa lesen will, ein Dokument während des gemeinsamen Essens überfliegt oder überall per Smartphone erreichbar ist. Ein eigener Arbeitsraum hilft dabei, feste Grenzen zu ziehen.

3. Präsenz zeigen

Das Home Office ist schön und gut, wenn jedoch die Vorgesetzten oder Arbeitskollegen nicht wissen, woran man eigentlich arbeitet, kann das nicht nur zu Gerüchten führen. Schlimmer ist die Tatsache, dass man ziemlich schnell von der internen Bürokommunikation ausgeschlossen wird – schließlich ist man ja nicht ständig im Büro präsent. Der Kontakt zu den Kollegen sowie den Projektleitern verhindert, dass man als letzte Person die wichtigen Informationen erhält.