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Organisationsweites Ressourcenmanagement ist in Deutschland kaum verbreitet, obwohl Unternehmen ihre Effizienz damit spürbar steigern können. Eine Änderung ist nur von innovativen IT-Plattformen zu erwarten, die Informationen aus verteilten Projektmanagement-Systemen zusammenführen und die Unternehmen von unnötiger Detailplanung befreien.

Von einer organisationsweiten Personalplanung profitieren gerade projektintensive Branchen, zu der zum Beispiel der Anlagenbau, das Bauwesen und die Luft- und Raumfahrtindustrie gehören. Denn Erfahrungen in der Praxis belegen: Zwischen fünf und zehn Prozent produktiver arbeiten diese Unternehmen, wenn sie die Kapazitätsbedarfe, Verfügbarkeiten und Auslastung ihrer Ingenieure zentral im Blick haben und jederzeit wissen, dass alle gut ausgelastet und eingesetzt sind.
 
Eine Effizienzsteigerung von fünf Prozent bedeutet konkret, dass bei konstantem Personalstamm fünf Prozent mehr Projektarbeit bewältigt werden kann. Bei einer Mannschaftsgröße von 100 Mitarbeitern und einem angenommenen Jahresgehalt von 50.000 Euro zahlt sich ein organisationsweites Ressourcemanagement also in einem jährlichen Wertzuwachs von 250.000 Euro aus. Darüber hinaus werden durch die erhöhte Terminsicherheit kostspielige Verzögerungen vermieden, wenn zum Beispiel eine Produktionsanlage nicht wie geplant in Betrieb gehen kann. 
 
Kundenbefragung zeigte Defizite
 
Obwohl die Vorteile eines projektübergreifenden Ressourcenmanagements unbestritten sind, setzt es die Mehrzahl der deutschen Engineering-Unternehmen nicht um. Die Gründe offenbarte eine Kundenbefragung, die Inteco, ein Lösungsanbieter für Projektmanagement, gemeinsam mit der European Business School Oestrich-Winkel und Prof. Dr. Frederik Ahlemann als verantwortlichem Leiter durchgeführt hat. Dabei wurden Unternehmen zum Einsatz organisationsweiten Kapazitätsmanagements interviewt.
 
Christoph Eckl, Inteco GmbH
„Die Antworten zeigen, dass die herkömmlichen Ansätze auf klassischen Projektmanagement (PM)-Systemen beruhen und damit zum Scheitern verurteilt sind“, fasst Inteco-Geschäftsführer Christoph Eckl zusammen. Die Heterogenität der PM-Werkzeuge innerhalb eines Unternehmens verhindert in der Regel eine organisationsweite Personalplanung. So nutzen die Mitarbeiter, die in viele Projekte involviert sind, meist professionelle Werkzeuge verschiedener Lösungsanbieter. Wer hingegen nur gelegentlich in Projekten arbeitet, bevorzugt Anwendungen aus seiner gewohnten Microsoft-Office-Produktwelt, wie MS Project oder Excel. Die Folge ist, dass das Thema Ressourcenplanung in einzelnen Datensilos angesiedelt ist und damit in unterschiedlichen PM-Werkzeugen abgewickelt wird.
 
Die Möglichkeiten für eine übergreifende Kapazitätsplanung sind damit nicht gegeben: Ein Planer in Excel weiß natürlich nicht, dass ein Mitarbeiter in MS Project bereits verplant ist. Eine management-relevante, fundierte Entscheidungsgrundlage lässt sich somit nicht erreichen. Als zweite Hürde für eine organisationsweite Ressourcenplanung wurde von den befragten Unternehmen genannt, dass die meisten marktüblichen PM-Systeme eine Ressourcenplanung auf der niedrigsten Detailebene erfordern.
 
Dies bedeutet, dass der Ressourceneinsatz für die einzelnen Projekte bis auf die Ebene der einzusetzenden Mitarbeiter festzulegen ist. „Die meisten deutschen Unternehmen empfinden diese vorgangsbezogene Detailplanung als zu aufwändig und setzen sie daher nicht um“, erläutert Eckl. „Da sich im Alltag immer wieder personelle Verschiebungen wegen Krankheit oder Urlaubs von Mitarbeitern ergeben, müssten diese feingranularen Ressourcenpläne laufend nachgepflegt werden.“ Weiterhin ist zu erwähnen, dass die Ressourcenplanung auf Mitarbeiterebene mitbestimmungspflichtig ist und deshalb der Betriebsrat mit einzubinden wäre. Diese feingranulare Planung ist mit modernen Ansätzen nicht mehr notwendig.

Zentraler Datenpool
 
Eine Möglichkeit, die Hürden heterogener PM-Systemlandschaften und den Zwang zur Detailplanung zu überwinden, bieten integrative Ansätze für Portfolio- und Ressourcenmanagement. Von Vorteil sind Plattformen, die die Daten aus den vorhandenen PM-Systemen einsammeln, um sie an zentraler Stelle verarbeitbar und abrufbar zu machen. Damit steht allen Projektbeteiligten, Personalverantwortlichen und Entscheidungsträgern ein einheitlicher Datenpool für das organisationsweite Ressourcenmanagement zur Verfügung. So können eigene und externe Ressourcen aktiv gesteuert und mögliche Engpässe vorausschauend verhindert, zumindest jedoch berücksichtigt werden. Personalverantwortliche erhalten ein Frühwarnsystem, das sie vor unliebsamen Überraschungen schützt und zuverlässige Terminaussagen und Auslastungsprognosen ermöglicht. Zugleich kann die zentrale Planung auf Gruppenebene erfolgen und bei Bedarf in den einzelnen Organisationseinheiten verfeinert werden.
 
Integratives Datenmodell
 
Eine Lösung für das Projektportfolio und Ressourcenmanagement ist beispielsweise saprima. Sie setzt die DINNorm69901-4 in die Praxis um, mit der Deutschland als weltweiter Vorreiter ein integratives Datenmodell für das Projektmanagement beschrieben hat. Darüber hinaus ist die Lösung in der Lage, automatisch die Datenbestände aller marktüblichen PM-Systeme zu konsolidieren, um sie zu vereinheitlichen, zu aktualisieren und zu analysieren. Danach werden die Daten wieder in die Quellsysteme zurückgespielt. Projektintensive Unternehmen profitieren davon, dass sie die Datenbestände aus einer Vielzahl von Projekten integrieren – und erstmals eine organisationsweite Personalplanung umsetzen. Darüber hinaus werden die Abstimmungsprozesse zwischen den unterschiedlichen Hierarchiestufen einer Organisation unterstützt.
 
Grenzüberschreitend ist die Lösung aber nicht nur, was die Ressourcenplanung für die Projekte, sondern auch die Inhouse-IT der Unternehmen betrifft. So haben Kunden die Möglichkeit, die Software „aus der Steckdose“, sprich: aus der Cloud zu beziehen. Statt in eigene Software- und Hardware-Ressourcen zu investieren, erhalten die Kunden die gewünschten Funktionen über eine Private Cloud, und zwar zum Fixpreis pro Monat und Nutzer. Da die Lösung in den Rechenzentren der Deutschen Telekom in Deutschland betrieben wird, ist für die gesetzlich geforderte Sicherheit und den Schutz der Daten gesorgt, Unternehmen können Ihre eigenen Sicherheitszertifikate für ihre Personal Cloud einspielen lassen. Das Cloud-Modell bietet sich für Unternehmen an, die eine schnelle Einstiegsmöglichkeit in die Lösung suchen und nicht durch lange Investitionskosten gebunden sein wollen. Bei Bedarf jedoch, etwa wenn die Datenbestände stark wachsen, ist jederzeit ein nahtloser Umstieg auf die Inhouse-IT-Variante möglich.
 
Wirtschaftliche Folgen
 
Betreibt ein Unternehmen kein projektübergreifendes Ressourcenmanagement, kann dies erhebliche wirtschaftliche Folgen haben. Dies betrifft sowohl den aktuellen Auftrags- und Projektbestand als auch dieAuftragserwartung. Ein Beispiel ist ein DAX-30-Unternehmen, das aufgrund des fehlenden Überblicks nicht die nötigen Kapazitäten hatte, um alle angenommenen Aufträge termingerecht fertig zu stellen. In der Folge musste das Unternehmen wegen verspäteter Ablieferung eine Gewinnwarnung wegen fälliger Konventionalstrafen herausgeben und hinnehmen, so dass der Aktienkurs in Folge umetliche Prozentpunkte sank.
 
Ein guter Anlass sich des Themas anzunehmen, sind „Feuerwehr-Aktionen“, die durch eine unzureichende projektübergreifende Übersicht mangels professionellem und pragmatischem Portfolio- und Ressourcenmanagement ausgelöst werden. Dabei müssen die Unternehmen kurzfristig vom freien Markt zusätzliche, oft kostspielige Kapazitäten beschaffen, wenn sich abzeichnet, dass die vorhandenen Personalressourcen für die eingegangenen Aufträge nicht ausreichen. Planmäßig mehr Profit aus Projekten kann nur organisationsweite Ressourcenplanung schaffen.
 
Danielle Schoof
 
Diesen Artikel lesen Sie auch in der it management , Ausgabe 4-2012.
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