IT-Sicherheit in Produktion und Technik
12.09.17 - 13.09.17
In Berlin

Be CIO: IT Management im digitalen Wandel
13.09.17 - 13.09.17
In Köln

IBC 2017
14.09.17 - 18.09.17
In Amsterdam

Orbit IT-Forum: Auf dem Weg zum Arbeitsplatz der Zukunft
27.09.17 - 27.09.17
In Leverkusen

it-sa 2017
10.10.17 - 12.10.17
In Nürnberg

Botendienste, die Zahlungsverkehrsbelege von den 34 Filialen in die Zentrale transportieren, waren gestern. Heute setzt die Münchner Bank auf digitalisierte Prozesse und scannt die Belege mit Fujitsu-Scannern ein. Das neue Konzept geht auf: Das Geldhaus profitiert jährlich von Einsparungen eines hohen fünfstelligen Betrags im Sachkostenbereich.

Herbert Bengler ist verantwortlich für Organisation und Prozessmanagement bei der Münchner Bank (Quelle: Münchner Bank).
Um die Botendienste zu reduzieren, war eine Alternative in Form einer leistungsstarken Scanlösung gefragt. Diese sollte neben Belegen auch andere Dokumente – zum Beispiel Briefe von Kunden oder Kopien von Kontoeröffnungen schnell und einfach dem Fiducia Content Management System (FCMS) zuführen. Das Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem der Fiducia, dem größten IT-Dienstleister in der genossenschaftlichen Finanzgruppe, ist speziell auf die Archivierungsprozesse im Bankwesen abgestimmt und auf diesem Gebiet das Hauptsystem der Münchner Bank. 
 
Das papierlose Büro im Visier
 
Fünf Entscheidungskriterien spielten bei der Auswahl der neuen Scanlösung eine Rolle: Die Verarbeitung von großen Mengen und einer breiten Palette an unterschiedlichen Papierdokumenten sowie eine sehr hohe Bildqualität standen ebenso auf der Agenda wie die sogenannte 'automatische Vereinzelung', die verhindert, dass Belege zusammenkleben. Außerdem sollte die Scanlösung intuitiv und einfach zu bedienen sein, um die Akzeptanz der Mitarbeiter zu erhöhen. Denn Herbert Bengler, verantwortlicher Abteilungsleiter für Organisation und Prozessmanagement bei der Münchner Bank, ist überzeugt: „Nur mit einer hohen Akzeptanz der Scanner lässt sich ein papieroptimiertes Büro erreichen.“ Nicht zuletzt kamen ausschließlich Scanner in Frage, die von der Fiducia zertifiziert sind und allen Sicherheitsanforderungen entsprechen. 
 
Scanner fi-6010N in allen Filialen: Der Scanner kann Dateien sicher über das verschlüsselte File-Transfer-Protokoll über SSL/TLS senden und die Datenauthentifizierung mit LDAPS verschlüsseln. (Quelle: PFU Imaging Solutions GmbH)
Diese Anforderungen erfüllten die Hochleistungsscanner der Fujitsu-Tochter PFU. Alle Filialen sollten mit den Netzwerkscannern fi-6010N ausgestattet werden. Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions, nennt die Stärken dieses Modells: „Der Fujitsu fi-6010N unterstützt selbst komplexe Verarbeitungsprozesse von Papierdokumenten, ohne dabei die Benutzer zu belasten. Mithilfe eines einzigen Geräts können sogar mehrere Abteilungen oder verteilte Unternehmensstandorte in Dokumentenerfassungssysteme und -verfahren einbezogen werden." Zusätzlich kommen zwei weitere Modelle zum Einsatz: In der Poststelle der Scanner fi-6670 und im Rechnungswesen das Modell fi-6130 mit einer fortschrittlichen Papierseparationseinheit. 
 
So wenig Papier wie möglich
 
Seit Juli 2011 arbeiten alle Geschäftsstellen mit der Scanlösung. Rund 3.000 bis 4.000 Belege digitalisieren die Mitarbeiter in den Filialen Tag für Tag – und das nur für den Zahlungsverkehr. Hinzu kommen weitere interne Dokumente wie Kundenverträge, Quittungen oder Schriftverkehr, die vor allem in der Zentrale anfallen und künftig ebenfalls eingescannt werden sollen. Hier steht die Münchner Bank zwar erst am Anfang der Prozessoptimierung, doch sie ist sehr optimistisch. Die Maxime ist, Papier erst gar nicht entstehen zu lassen, sondern das Papieraufkommen stark zu reduzieren.
 
Effizientere Prozesse sind dank der Scanner bei der Münchner Bank heute Standard: Die Mitarbeiter in der Filiale prüfen zunächst die Unterschrift und scannen dann den Beleg. Die digitalisierte Datei wird automatisch an ein Belegverarbeitungszentrum weitergeleitet, das die Belege überprüft. Nach dem Erhalt der überarbeiteten Dateien leitet die Bank diese zur Verarbeitung an die Fiducia weiter. Zusätzlich gehen die Daten dort automatisch in die Ablage im FCMS.
 
Mit Scannern klar im Vorteil 
 
Ein weiteres Beispiel für die neue Effizienz ist der Umgang mit Kundenaufträgen. Gleich nach dem Eingang in der Filiale werden diese eingescannt und im Marktservice Center bearbeitet. Nach zwei bis drei Indexierungen wandern die Dokumente in die Ablage. Auch Adressänderungen sind heute für die Mitarbeiter der Filiale keine große Sache mehr: Sie brauchen nur noch den Beleg des Kunden einzuscannen und damit in den digitalen Workflow zu integrieren, die weitere Bearbeitung wird automatisch angestoßen. Digitalisiert und mit Hilfe der Barcode-Erkennung automatisch im FCMS der Fiducia abgelegt werden auch Kundenverträge, die der Kunde zu Hause unterschrieben hat.
 
Klaus Schulz ist Manager Product Marketing EMEA bei der Fujitsu-Tochter PFU Imaging Solutions GmbH (Quelle: PFU Imaging Solutions GmbH).
Einsparungen eines hohen fünfstelligen Betrages pro Jahr im Sachkostenbereich sprechen eine deutliche Sprache. Gegengerechnet mit den Anschaffungskosten für die Scanner hat sich die Investition also schnell amortisiert. Auch sonst zahlt sich das neue Konzept aus, zum Beispiel bei der Ablage. Dort ist jetzt statt 34 papierbasierter Archive nur noch ein einziges Online-Archiv zu pflegen. Schließlich kann die Münchner Bank dank vereinfachten Prozessen nun auch ganz entspannt eine neue, im Januar 2012 in Kraft getretene Bankenrichtlinie, einhalten, die kürzere Bearbeitungszeiten von Zahlungsverkehrsbelegen vorschreibt.


Frische IT-News gefällig?
IT Newsletter Hier bestellen:

Newsletter IT-Management
Strategien verfeinert mit profunden Beiträgen und frischen Analysen

Newsletter IT-Security
Pikante Fachartikel gewürzt mit Shortnews in Whitepaper-Bouquet