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Geschäftsprozesse auslagern – für Unternehmen ist Outsourcing immer häufiger die richtige Strategie, um die Effizienz ihres Kerngeschäfts zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken.
Ein umfangreiches Angebot bietet hier unter anderem Ricoh Deutschland. Die Managed Document Services (MDS) des Anbieters umfassen Dienstleistungen vom Dokumentenmanagement über Produktionsdruck und Business Solutions bis hin zu IT-Services. Druck- und Dokumentenprozesse an einen Dienstleister vergeben? Viele Unternehmen sind noch skeptisch, ob ein externer Anbieter sie qualifiziert bei unternehmenseigenen Prozessen unterstützen kann. Doch Studien zeigen, dass Unternehmen, die auf externe Dienstleister setzen, davon profitieren. Ohne Kontroll-, Qualitäts- und Leistungseinschränkungen hinnehmen zu müssen, können sie ihre Prozesse erheblich effizienter gestalten und dabei noch Einsparungen erzielen.
Vom Dokumentenmanagement bis hin zur IT
„Wir planen, unser Service-Angebot sowohl im Office-Umfeld als auch im kommerziellen und unternehmenseigenen Produktionsdruck kontinuierlich zu erweitern, mit besonderem Gewicht auf Leistungen im Bereich Managed Document Services und Outsourcing“, erläutert Thomas Pempelforth, Business Development Manager bei Ricoh Deutschland, die Unternehmensstrategie
des Lösungsanbieters. „Der konsequente Schritt in diese Richtung ist, dass wir ab sofort auch für den IT-Bereich Beratung und Dienstleistungen anbieten. Unsere Kunden sollen unter dem Schirm der Managed Document Services (MDS) alles bekommen, was sie für ihre komplette Druck-, IT- und Telekommunikations-Infrastruktur benötigen.“ Der Vorteil für die Kunden: Ricoh liefert ihnen künftig alles aus einer Hand, wenn es um Infrastruktur, Sicherheit, Server, Storage, Voice over IP, Netzwerke und Telekommunikation geht. Die Services umfassen ebenso Change-, Configuration- und IMAC-Management, das gesamte Asset Management sowie Invoicing und Service Reporting.
MDS erweitern Print Services
Ricohs MDS sind eine Erweiterung des Ansatzes der reinen Managed Print Services. Sie beinhalten das gesamte, unternehmensweite Dokumentenmanagement von der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe und umfassen die Analyse der Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, die Aufdeckung von Spar- und Optimierungspotenzialen sowie die Implementierung einer individuellen Gesamtlösung. Außerdem deckt Ricoh mit seinem Angebot auch die Bereiche Business Solutions und Produktionsdruck ab. Die Bandbreite der Leistungen umfasst Beratung und Projektbegleitung bis hin zum Change Management.
Optimierte Informationslogistik
Ein wichtiges Kriterium bei der Optimierung der Geschäftsprozesse ist die Cerschlankung der Informationslogistik. In Unternehmen ist es heute immer wichtiger, die Flut an unterschiedlichen Papierdokumenten so schnell wie möglich in die richtigen Kanäle zu leiten und sie im Nachhinein bei Bedarf sofort wiederfinden zu können. Ricoh sorgt mit seinen Lösungen dafür, dass die unterschiedlichsten Dokumente in Form von digitalen Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort gelangen. Durch Digitalisierung gestaltet sich die Integration von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen etc. in den digitalen Workflow deutlich effizienter. Sind dieDokumente einmal eingescannt und abgelegt, haben alle autorisierten Mitarbeiter eines Unternehmens einen
schnelleren und einfacheren Zugang zu sämtlichen für sie relevanten elektronischen Dokumenten. Der optimierte Informationstransfer sorgt für Zeitersparnis und Prozesskostenreduzierung.
Freie Ressourcen
Im Rahmen von MDS bietet Ricoh seinen Kunden jetzt auch Intelligent Invoicing (i-Invoicing), einen Dokumentenprozess-Outsourcing-Service, der ihnen ermöglicht, den gesamten Rechnungserstellungsprozess vom Empfang bis zur Erstellung aller Rechnungen an Ricoh auszugliedern. Bei i-Invoicing handelt es sich um mehr als nur eine e-Invoicing Software-Lösung. Es bietet einen vollständigen, umfassenden Service, verwaltet die Rechnungsprozesse der Unternehmen und hilft so, Zeit und Geld zu sparen.
Da sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen verarbeitet werden, nutzt Ricoh alle seine Stärken – sowohl im Druck als auch im Bereich der IT-Dienstleistungen.
Das Angebot vereinfacht ebenfalls einen nahtlosen Übergang zum e-Invoicing, dessen Ziel es ist, den Papierverbrauch zu reduzieren und dadurch zur Nachhaltigkeit beizutragen. Durch die Umstellung auf elektronische Rechungsbearbeitung lassen sich nach Untersuchungen von Gartner Einsparungen von 70 bis 90 Prozent realisieren.
Wachstumspotenzial
Der Bedarf an externen Dienstleistern für das Druck- und Dokumentenmanagement steigt, wie eine aktuelle Studie der International Data Corporation (IDC) zeigt. Sie prognostiziert, dass der Markt in Westeuropa über die nächsten fünf Jahre um durchschnittlich zehn Prozent pro Jahr wächst. Dieses Wachstum schreibt die IDC der Tatsache zu, dass Unternehmen durch das Auslagern Kosten senken, Produktivität steigern und die organisatorische Effizienz erhöhen. Um dem steigenden Bedarf zu begegnen, investiert Ricoh selbst in seine MDS-Infrastruktur. Ziel ist, die bewährten Verfahren und Technologien weiter zu stärken.
So werden wir beispielsweise unser Dienstleistungsangebot für Change Management weiterentwickeln und unseren ganzheitlichen, herstellerunabhängigen Ansatz bezüglich Informations- und Prozessmanagement sowie Infrastruktur verbessern, stellt Pempelforth
in Aussicht.
Diesen Artikel finden Sie auch in der it management Ausgabe 4-2011.
