Lernfähige Suchmaschine für Prozesse

Direkter Zugriff auf alle Prozessinhalte mit ARIS Rocket Search von IDS Scheer.

Mit ARIS Rocket Search bringt IDS Scheer einfache Suchmöglichkeiten, wie sie aus dem Web bekannt sind, in die Prozesswelt. Auch Nutzer ohne methodische Vorkenntnisse können damit nach relevanten Dokumenten zu den Firmenabläufen recherchieren.

Wer im Internet mithilfe von Google eine bestimmte Seite aufspüren kann, der findet auch im Unternehmen alle wichtigen Informationen zu seinen Prozessen – wenn er ARIS Rocket Search nutzt. Denn die Software von IDS Scheer, Spezialist für Geschäftsprozess-Management, arbeitet so effizient wie die wichtigste Suchmaschine im Web und lässt sich ebenso einfach bedienen.

Das uBPM-Produkt ARIS Rocket Search bietet eine übersichtliche Oberfläche mit nur einem Suchfeld. Hier gibt der Anwender wie bei Google den gesuchten Begriff oder Begriffskombinationen ein – und er findet: alle Formen von Prozessinhalten, die für seine Arbeit wichtig sind. Dazu zählen etwa Ablaufbeschreibungen sowie grafische Darstellungen sowie Dokumente, die mit Prozessen im Zusammenhang stehen – wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen, Dokumentvorlagen, Policies oder Entscheidungshilfen.

Dabei ist ARIS Rocket Search lernfähig. Das heißt: Aus jedem neuen Einsatz gewinnt die Software Erkenntnisse, aufgrund derer sie die Suchmöglichkeiten stärker auf die Bedürfnisse des Nutzers zuschneidet. Anpassung an die individuellen Anforderungen bietet die Lösung auch in anderer Hinsicht: Sie lässt sich in verschiedenen Sprachen nutzen.

Leichte Bedienung auch für Gelegenheitsnutzer

Durch die einfache Bedienbarkeit der Suchmaschine finden nicht nur Spezialisten wie Mitarbeiter in den Fachabteilungen, Prozessmanager, Architekten, BPM- oder IT-Experten genau das, was sie suchen. Auch Gelegenheitsnutzer oder neue Anwendergruppen können mit ARIS Rocket Search auf einfache Weise recherchieren. „Besonders für diese Nutzer erleichtert sich die Informationssuche, weil die Software intuitiv zu nutzen ist. Es bedarf keiner methodischen Vorkenntnisse. Das extrem schnelle Antwortzeitverhalten macht Spaß und ermuntert die Anwender, ihr Prozesswissen aktiv zu nutzen“, erklärt Karl Wagner, Head of R&D, Product and Solution Management bei IDS Scheer.

Mit der Ergebnisliste erhalten die Anwender außerdem einen direkten Zugriff auf die Funktionen, die der gefundene Prozessinhalt bietet und die der Rolle des Anwenders entsprechen – wie etwa Drucken oder Analysieren. Dabei berücksichtigt ARIS Rocket Search alle im Unternehmen definierten Zugriffsrechte der Mitarbeiter. Wem die entsprechende Berechtigung fehlt, dem wird ein bestimmtes Dokument auch nicht angezeigt.

„Mit der Suchmaschine beschleunigt sich die Arbeit der Prozessexperten, Gelegenheitsnutzer werden erheblich produktiver“, fasst Wagner zusammen. Insgesamt bringt ARIS Rocket Search mehr Effektivität ins BPM, während die Gesamtkosten (TCO) niedrig sind.

Schnelle Orientierung bei Change-Prozessen

Großer Nutzen für die Unternehmen entsteht dabei besonders bei Change-Management-Vorgängen, denn durch den verbesserten Zugang zu den relevanten Prozessinformationen ist es einfacher, Best Practices und bereits vorhandene Strukturen wieder zu verwenden. Das Rad muss also nicht jedes Mal neu erfunden werden. Für Mitarbeiter, da sie schneller auf die entsprechenden Informationen zugreifen können, werden die notwendigen Schritte transparenter und nachvollziehbar. „Dies erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und hat so Auswirkungen auf das Tempo des Change-Prozesses“, so Wagner.

Unternehmen können die Suchmaschine in ihre Prozessportale integrieren. Sie ist außerdem kompatibel mit jedem Produkt der ARIS Strategy, Design und Implementation Platform. Sie ist hoch skalierbar und kann sowohl lokal auf einem Notebook laufen als auch im Client-Server-Umfeld mit zahlreichen Repositories. ARIS Rocket Search wird ab dem dritten Quartal 2009 verfügbar sein.

Markus Strehlitz