Software as a Service: Der Wirtschaftskrise trotzen

Unternehmen kämpfen derzeitmit schwacherWirtschaft, erschwertemZugang zu Krediten und sinkenden Auftragseingängen. Auch kleine undmittelständische Firmen brauchen daher Stellschrauben, mit denen sie Kosten senken und Risiken reduzieren können. Ein kleiner, aber nachhaltiger Schritt auf diesemWeg könnte Software als Service (Software as a Service, SaaS) sein.

Wer beispielsweise Standard-Software wie Office-Programme oder eine E-Mail-Lösung über das Internet nutzt und so lange mietet, wie er sie benötigt, profitiert mehrfach: Das Unternehmen ist immer erreichbar, spart die Kosten für den Kauf und Pflege der Programme und verbessert gleichzeitig seinen Kundenservice.

Tatsächliche Leistung zahlen

Was genau steckt hinter diesem erfolgversprechenden Prinzip? Bei SaaS betreibt nicht das Unternehmen die Anwendung auf eigenen PCs oder Servern, sondern ein Dienstleister stellt die Software via Internet zur Verfügung. Der Kunde zahlt für die Nutzung der Programme ein monatliches Entgelt, welches je Anwendung und pro Mitarbeiter berechnet wird. Das macht die Kosten kalkulierbar. Der Anbieter kümmert sich umWartung, Betrieb und Pflege der Software und stellt den Nutzern alle nötigen Programme und Funktionalitäten auf dessen gewohnter PC-Arbeitsoberfläche (Desktop) bereit, ohne dass eine eigene, aufwändige IT-Infrastruktur vorgehalten werden muss. So verlagert das Unternehmen seinen klassischen PC-Arbeitsplatz in ein sicheres Rechenzentrum. Der Dienstleister ist zudem für Service Level Agreements und Hardware-Management verantwortlich. Die Experten des Anbieters kümmern sich imRechenzentrumdarum, dass die Programme reibungslos laufen. Auch Software-Updates und Patches für die gebuchten Anwendungen spielt der Dienstleister ein. Durch die Rund-um-die-Uhr-Wartung im Rechenzentrum werden Abstürze von Programmen faktisch vermieden.

Bezieht das Unternehmen die benötigten Programme über das Netz, entfällt der Erwerb teurer Lizenzen, und auch die Investition in kostspielige Server- Hardware erübrigt sich. Ein Pluspunkt in Phasen wirtschaftlicher Unsicherheit. Denn vielen Betrieben bereitet es gerade in diesen stürmischen Zeiten Unbehagen, hohe Summen in Computerprogramme und IT-Hardware zu investieren. Dieses Prinzip ist auch ideal für Unternehmen, die nicht über ausreichende IT-Ressourcen und über zu wenig Know-how verfügen, um diese selbst zu betreiben. Denn einzige Voraussetzung für die Nutzung ist ein Arbeitsplatzrechner mit Betriebssystem und Internetbrowser sowie eine schnelle Internetverbindung.

Breites Spektrum

Viele Produkte des Microsoft-Portfolios, beispielsweise Kommunikations- und Bürosoftware wie das Office-Paket oder eine professionelle E Mail- Lösung lassen sich über das Internet nutzen.Hinzu kommen kaufmännische Lösungen wie Kundenmanagementprogramme zur Verwaltung und Dokumentation von Kundenkontakten oder ERP-Lösungen für die professionelle Warenwirtschaft. Das Unternehmen stellt sich die gewünschten Anwendungen für die individuelle Anzahl an Arbeitsplätzen nach dem Baukastenprinzip zusammen. Ergeben sich personelle Änderungen im Unternehmen, ist dies kein Problem. Die Anzahl und auch die Art der Anwendung lassen sich jederzeit verändern, die IT wächst mit den Anforderungen der Firma einfach mit.

Die Anforderungen an die Mobilität

in den Unternehmen nehmen ständig zu. Ob von zu Hause, auf Geschäftsreisen oder im Büro – Außendienstmitarbeiter wünschen an jedem Ort und zu jeder Zeit auf Unternehmensdaten und E-Mails zugreifen zu können. Dank Software als Service funktioniert dies mit zahlreichen Endgeräten. Dabei reicht die Palette für die mobile Nutzung von SaaS von dem relativ großen internetfähigen Business- Notebook über kleine, handlicheMini-Notebooks bis hin zu Smartphones mit Web-Zugang: Via PDA, MDA, BlackBerry oder iPhone 3G reagieren Mitarbeiter prompt auf eingehende Aufträge, Anfragen oder Terminänderungen, bearbeiten anfallende Aufträge bereits im Zug oder versenden noch schnell ein Angebot am Flughafen.

Damit neue Mails sofort ihren Weg auf das Mobiltelefon finden, halten die Handys per GPRS oder UMTS stets Verbindung zum Server. Via Push-Dienst werden eingehendeNachrichten vomServer automatisch und direkt auf das mobile Endgerät gesendet. So ist der Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand. Zudem können Unternehmen ihren Mitarbeitern Gruppen- und Teamfunktionen wie gemeinsame Kontakt-, Aufgaben-, Adress- und Terminverwaltung standortunabhängig bereitstellen. Eintragungen, die der Mitarbeiter mobil vornimmt, wie beispielsweise das Erstellen neuer Kalendereinträge, werden automatisch samt Datenanhängen aller Teilnehmer synchronisiert. So besteht immer Transparenz im Unternehmen.

Teamarbeit leicht gemacht

Eine weitere Stärke von SaaS-Büroanwendungen ist die Möglichkeit der Zusammenarbeit wie beispielsweise die gemeinsame Ansicht oder das parallele Arbeiten verschiedener Mitarbeiter an Dokumenten. Mit Microsoft Sharepoint optimieren Mitarbeiter die branchen- oder unternehmensübergreifende Zusammenarbeit von Gruppen und Teams auf einer Kommunikationsplattform. Über eine webbasierte Oberfläche tauscht eine beliebige Zahl von Nutzern in virtuellen Teams Daten und Kontakte aus, legt Dokumente ab oder bearbeit diese gemeinsam. Das beschleunigt den Informationsfluss. Architekten, Statiker und Konstrukteure hinterlegen zum Beispiel Baupläne oder Protokolle auf der Plattform im Internet und bearbeiten so ein gemeinsames Projekt. Via Internet haben die Anwender immer Zugriff auf die aktuelle Version eines Dokuments. Das vermeidet inkonsistente, veraltete Duplikate, und statt großer Datenanhänge lassen sich per E-Mail Links auf die zentral abgelegten Dokumente versenden. Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens hängt immer stärker davon ab, wie schnell es auf Änderungen im Tagesgeschäft reagiert. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen müssen sich hier flexibel zeigen. Auch hier profitiert das Unternehmen von dem webbasierten Softwaremietmodell. Denn bucht es seine Anwendungen über das Internet, kann es auch kurzfristig auf erhöhten oder verminderten IT-Ressourcenbedarf reagieren. Erfordert die Projektlage für einige Monate eine erhöhte Mitarbeiterzahl, sattelt das Unternehmen einfach drauf. Benötigt die Firma beispielsweise für den Jahresabschluss eine Spezialsoftware, kann sie diese zeitlich begrenzt hinzubuchen.

Browserbasiert oder Clientsoftware?

Abhängig von der Anwendung greift der Nutzer über einen Webbrowser oder über einen Citrix-Client auf die zentral gespeicherten Daten zu. Office-Anwendungen benötigen beispielsweise eine Clientsoftware, die beim Anwender installiert wird. Der Vorteil: Die Software sorgt dafür, dass der imRechenzentrum des Dienstleisters befindliche Server die eigentliche Rechenleistung verrichtet und nur Steuerungsdaten zwischen dem PC und dem Rechenzentrum ausgetauscht werden. Das Unternehmen nutzt so die hohe Performance des Rechenzentrums und benötigt nur geringe Ressourcen für PC und Datenverbindung. Das erhöht unter anderemdieGeschwindigkeit bei der Datenübertragung. Die professionelle E-Mail-Lösung hingegen nutzen die Mitarbeiter per Browser. Alle üblichen Bedienungselemente findet der Nutzer wie bei einer lokal installierten Lösung vor.

Sicher ist sicher

Da der Zugriff auf die Daten über das Internet erfolgt, stellt SaaS besondere Anforderungen an die Sicherheit, denen der Anbieter Rechnung tragen muss. Bei der Übertragung der Daten ermöglicht das SSL (Secure Sockets Layer)-Verfahren deshalb eine verschlüsselte Netzverbindung zwischen Server und Browser und verhindert, dass Unbefugte Daten während der Übertragung lesen oder manipulieren. Auch stellt der Dienstleister professionelle Viren- und Spamschutzprogramme automatisch und tagesaktuell bereit, die die Unternehmensdaten zusätzlich schützen. Die automatische Datensicherung imsicheren Rechenzentrumbietet ebenfalls den bestmöglichen Schutz für die Daten. Beispielsweise gewährleisten Hochsicherheitsserver, Überspannungs- und Einbruchschutz einen Standard, den der Betrieb in Eigenregie schwer realisieren könnte. Zudem ist der Server durch professionelle Firewalls geschützt. Der Zugang zum Internet erfolgt an einer zentralen mehrfach gesicherten Stelle im Rechenzentrum des Anbieters.

Kleine und mittelständische Unternehmen verfügen in der Regel weder über ein eigenes Rechenzentrum noch eine professionelle IT-Security. Daher bietet SaaS eindeutige Vorteile. Denn eines ist klar: Professionelle Anbieter hosten die Software in Rechenzentren sehr sicher und können darüber hinaus hoch verfügbare Anwendungen und breitbandige Internetanbindungen gewährleisten. Der SaaS-Dienstleister ist zudemverpflichtet, demThema Sicherheit die nötige Bedeutung beizumessen und dies auch vertraglich zuzusichern.

Fazit

Experten des Research- und Beratungsunternehmen Saugatuck Technology prognostizieren, dass bis zumJahr 2014 rund 55 Prozent der mittelständischen Unternehmen Software as a Service anwenden. Die Analysten von Pierre Audoin Consultants (PAC) erwarten bis 2012 ein durchschnittliches Wachstum von 24 Prozent pro Jahr für den Markt für Software als Dienstleistung. Laut Marktforscher von IDC gehört SaaS zu den wenigen Bereichen der IT-Branche, die von der gegenwärtigen Rezession profitieren könnten. Vor allem für Unternehmen, die über eine relativ hohe Anzahl stationärer Arbeitsplätze verfügen und die übliche Bürosoftware wie Office und Exchange oder betriebliche Standardsoftware nutzen, ist SaaS ein geeignetesModell. Dabei sind kleine wie mittelständische Unternehmen die Zielgruppe, auf die SaaS-Angebote vornehmlich zugeschnitten sind. Entscheidet sich ein Unternehmen Software als Service zu beziehen, sollte es auf einen kompetenten und seriösen Partner setzen, der neben demnötigen Know-how auch alle relevanten Sicherheitsstandards gewährleistet und die wichtigen Vereinbarungen schriftlich festhält.

Ingo Wessels

Diesen Artikel finden Sie auch in der Ausgabe 6-2009 der it management.