Intranet mit SharePoint: Einstieg ohne Nutzungsbarrieren

Immer mehr anwendungsorientierte Intranetlösungen halten Einzug in mittelständische Unternehmen. Ebenso wie große Konzerne profitieren auch kleinere Betriebe mit mehreren Standorten von einem zentralen Intranet, das die Bedürfnisse der Mitarbeiter und der Unternehmensführung gleichermaßen berücksichtigt. 

Bild 1: Anforderungen an das Intranet aus unterschiedlichen Perspektiven.

Beispiel: Ein Immobiliendienstleister im Ruhrgebiet, der als größter Wohnungsanbieter der Stadt mit sechs Geschäftsstellen und 40 Fachabteilungen über die Jahre gewachsen ist. Knapp 500 Mitarbeiter, an mehreren Standorten, mit unterschiedlichen Arbeitsorten und Arbeitszeiten, im Kundendienst, im Büro und im Außeneinsatz, gleichermaßen zu erreichen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Die Lösung: Als zentrales Arbeitsinstrument soll das unternehmenseigene Intranet die Mitarbeiter vernetzen, Strukturen transparenter gestalten und Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Mit der Microsoft-Technologie SharePoint hat der Internet-Dienstleister NIDAG aus Mainz in den vergangenen Monaten das Projekt umgesetzt und folgende Vorteile erzielt:

Ein Projektbericht

Vor allem für mittelständische Betriebe sind Intranet-Lösungen gefragt, die zunächst grundlegende Arbeitsprozesse abbilden und sich mit steigenden Anforderungen erweitern lassen. „Oft ist beispielsweise die Anschaffung einer Software nur für das Fuhrparkmanagement oder die Implementierung entsprechender Funktionen in die bestehende ERP-Software für die Unternehmen unrentabel“, so René Dietrich, Projektmanager und zertifizierter Experte für Microsoft.NET- und SharePoint-basierte Projekte der NIDAG. „Mit der Verwendung der SharePoint-Technologie besitzt der Kunde eine Plattform, die auf Daten in Primärsystemen, wie beispielsweise ERP, zugreifen kann und zusätzlich die Möglichkeit bietet, individuelle Geschäftsprozesse wie ein Fuhrpark-Management abzubilden.“ Microsoft SharePoint stelle damit eine Ergänzung zu bereits bestehenden Systemen wie ERP, CRM oder Dokumentenmanagement-Lösungen dar und könne vorhandene Strukturen wie eine integrative Klammer zusammenhalten und Drittsysteme anbinden.

Aus Kostensicht ist dies für den Mittelstand besonders interessant. Da Microsoft-Lösungen in den meisten Unternehmen bereits vorhanden sind, ist SharePoint als microsoft-basierte Technologie in den meisten Fällen in den Lizenz-Bundles enthalten. So entstehen bei der Einführung von SharePoint im Unternehmen nur geringe Zusatzkosten. Darüber hinaus stellt Microsoft zur Pflege und Aktualisierung regelmäßig Updates zur Verfügung. Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten ist SharePoint gerade für den Mittelstand sowohl eine nachhaltige als auch wirtschaftliche Lösung, so auch für das Unternehmen im Ruhrgebiet.

Bild 2: Vom Anforderungsmanagement bis zum Betrieb.

Aus Anforderungssicht ist der Immobiliendienstleister ein klassisches Projektbeispiel: Sowohl funktional und strukturell als auch inhaltlich entsprach das bestehende Intranet nicht mehr den gestiegenen Anforderungen der Mitarbeiter und der Unternehmensführung. Um die vielen Dokumente wie Übergabeprotokolle, Mietverträge und Ablesungen zu verwalten, existierte im Unternehmen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DOKU@WEB der Firma Datasec, welches mit weiteren Produkten, unter anderen verschiedenen Programmen für Verkauf und Vermietung von Immobilien, koexistierte. Dazu gesellten sich die Kernsysteme wie ERP- und CRM-Software verschiedener Hersteller. Gerade jedoch in Unternehmen wie diesem, in dem kontinuierlich viele abteilungs-übergreifende Projekte gemanagt werden müssen, schaffen die verschiedenen Softwarelösungen hohe Reibungsverluste und potenzielle Fehlerquellen in der Datenverwaltung.

Für die Integration des DMS wurde Webpart gebaut, welches das DMS in SharePoint einbindet und die Inhalte direkt anzeigt, ohne dass der Nutzer SharePoint verlassen und in die andere Applikation wechseln muss. Dieses Webpart kann mit vorkonfigurierten Ansichten an allen möglichen Stellen in SharePoint eingebunden werden und erhöht damit den Komfort. Webparts sind serverseitige Steuerelemente, die es ermöglichen, Inhalt, Darstellung und Verhalten von SharePoint-Websiteseiten zu ändern. Webparts werden in einem besonderen Typ von Seite namens Webpartseite ausgeführt. Sie sind die Bausteine der Seiten, die auf einer SharePoint-Website angezeigt werden.

Heterogene IT-Infrastruktur
 

Bild 3: Die Facetten des neu entstandenen Intranets.

„Die IT-Struktur des Immobiliendienstleisters war über die Jahre hinweg sehr heterogen gewachsen und bestand aus vielen unterschiedlichen Technologien und Produkten“, beschreibt Dietrich die Ausgangssituation. Grundlegende Arbeitsaufgabe der NIDAG war es, das Intranet in Struktur, Funktion und Layout zukunftssicher zu konzipieren und zu gestalten. Dabei waren die aktuelle IT-Systemumgebung, die Konzernstruktur und eine mittelfristig geplante Realisierung eines Unternehmensportals zu berücksichtigen. Perspektivisch sollte auch eine Homogenisierung der IT-Landschaft auf Microsoft-Basis erreicht werden.

Um die in den verschiedenen Programmen enthaltenen Informationen, beispielsweise die Akten der Mieter, gescannte Post oder Verträge aus dem DMS, im neuen Intranet verfügbar zu machen, wurden verschiedene Webparts entwickelt, um diese Inhalte zentral anzeigen und suchen zu können. Da das Intranet in Zukunft für die Mitarbeiter der zentrale Knotenpunkt ihrer Arbeit werden sollte, wurden das DMS und weitere Systeme an SharePoint angebunden. Zudem wurde eine Suchfunktion integriert, die bestehende Systeme über SharePoint durchsucht. Darüber hinaus wurden verschiedene Standardthemen wie das Telefonbuch oder auch ein Mitarbeiterverzeichnis abgebildet und „Trivialprozesse“ verschiedener Abteilungen wie Urlaubs- und Investitionsanträge oder die Fuhrparkverwaltung digitalisiert.

„Da die Voraussetzung und Anforderungen mittelständischer Unternehmen oft ähnlich sind, haben wir Blueprints entwickelt, die bereits die wichtigsten Features beinhalten“, so Dietrich. „Diese können dann je nach besonderen Anforderungen und Wünschen erweitert werden. Schlussendlich übergeben wir ein „schlüsselfertiges“ Intranet an den Betrieb.“ Der Vorteil: Das Intranet könne klein starten und Schritt für Schritt erweitert werden. Es leistet damit vom ersten Tag an seinen Dienst in der täglichen Arbeit und führt die Mitarbeiter an die neue Lösung heran. Damit bauen sich auch Berührungsängste ab. Dies ist vor allem unter dem Gesichtspunkt wichtig, als das Intranet als gemeinsame Kommunikationsplattform zwischen den einzelnen Abteilungen auf eine hohe Akzeptanz aller Beteiligten angewiesen ist.

Schrittweise Einführung von SharePoint im Unternehmen
 

Die Anforderungen an das neue System waren zum einen die Bereitstellung Prozess unterstützender Technologien wie Formulare oder Workflows, zum anderen klassische Web-Content-Management-Funktionen für die Text-Inhalte. Ausschlaggebend für die Wahl von SharePoint waren neben technischen Vorteilen auch die nutzerzentrischen Aspekte wie die vertrauten Funktionen aus der Microsoft-Office-Produktpalette, die in der Arbeit mit SharePoint allgegenwärtig sind. Sie reduzieren typische Anfangsbarrieren auf ein Minimum. „Zudem kann SharePoint nicht nur für die typischen Collaboration-Features und Arbeitsprozesse dienen, sondern das Intranet zu einem Unternehmensportal machen, das betriebsrelevante Inhalte und Informationen präsentiert“, so Dietrich.

Die mehrstufige Einführung basierte in diesem Projekt auf einer Priorisierung der zunächst mehr als 500 Anforderungen, die in „Must“, „Should“ und „Could“ unterteilt wurden und nun in drei Releasestufen in logischen Arbeitspaketen umgesetzt werden. Aus der Sicht der Geschäftsführung waren die zentrale Informationsbereitstellung, Identifikation und Zusammenarbeit als wichtigste Anforderungen definiert. Ganz oben auf der „Must“-Liste standen daher ein Bestandsinformationssystem und eine Portfolioübersicht zum Überblick über die Wohnungsbestände des Unternehmens, ferner eine Lieferantenliste, ein Terminabstimmungstool, eine Projektdatenbank und das Mitarbeiterverzeichnis mit Telefonbuch.

„Bei der dreistufigen Umsetzung von SharePoint als Portal-Technologie werden die einzelnen Funktionen für die Mitarbeiter schrittweise „ausgerollt“, um den Umgewöhnungsprozess möglichst einfach zu gestalten“, erklärt René Dietrich. So bekommt der Mitarbeiter im Release 1 nur Leserechte und ist ausschließlich Konsument. Eigene mySites und andere Social Computing Features wurden zunächst nicht zur Verfügung gestellt. Im nächsten Release werden dann mit Hilfe von SharePoint-Teamsites zentrale Projekt- und Teamräume etabliert, um die Zusammenarbeit innerhalb von Projekten zu unterstützen. Hier arbeiten die Projektteilnehmer nun erstmals mit den typischen Zusammenarbeitsfunktionen wie Listen, Bibliotheken und Sites. „Damit können wir eine Brücke schaffen von der passiven Nutzung des Intranet zur aktiven Nutzung, die außerdem bereits einfache Workflows beinhaltet“, erklärt der Projektleiter.

Der nächste Schritt wird dann im Release 3 die Ausbaustufe zu einem Portal sein. Dann sollen die Mitarbeiter täglich mit dem Intranet und den darin integrierten SharePoint-Funktionen arbeiten, beispielsweise das Formularwesen nur noch online nutzen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Auch die SharePoint-typischen „mySites“ werden dann zur Verfügung stehen. Dieser nutzerzentrische Ansatz sorgt für größtmögliche Akzeptanz und gestaltet die Umgewöhnung für die Mitarbeiter so unkompliziert wie möglich.

Zahlreiche Inhalte und Funktionen unter einem „Dach“
 

Zudem soll das Intranet nicht nur die Arbeit erleichtern und Workflows unterstützen, sondern dient auch maßgeblich der Identifikation der Mitarbeiter mit „ihrem“ Unternehmen, ist ein Medium der internen Kommunikation und eine Plattform für Austausch und Information. Während die Startseite vor allem die individuelle Nutzung so angenehm wie möglich gestalten soll, sind andere Bereiche vorrangig zur Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und zur Bündelung wiederkehrender Prozesse oder abteilungsübergreifender Workflows vorgesehen. „Beispielsweise im Formularmanagement, auf den Abteilungsseiten und im Mitarbeiterverzeichnis steht eindeutig die Funktionalität ganz oben“, beschreibt Dietrich.

Gerade im Mittelstand sind Funktionen, die den täglichen Arbeitsablauf erleichtern, eine Möglichkeit, um Prozesse zu optimieren und Kosten sparend zu wirtschaften. So können beispielsweise Angebote vollständig über SharePoint erstellt und Ausschreibungen von Anfang an gemanagt werden. Eine nahtlose Anbindung des E-Mail-Programms Outlook ermöglicht die Integration von Terminen und To-Do-Listen aus SharePoint, und Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, werden bei Änderungen oder beim Einstellen neuer Dokumente automatisch benachrichtigt.

Zudem erleichtert im Intranet des Immobiliendienstleisters das neue Mitarbeiterverzeichnis die Suche, indem die einzelnen Profile nicht nur mit Namen, Abteilung und Telefonnummer versehen sind, sondern auch mit den Aufgaben und Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter. „So hilft die Suchfunktion auch dabei, den richtigen Kollegen für einen Aufgabenbereich zu finden, wenn man Name oder Abteilung nicht kennt, es einen Mitarbeiterwechsel gab oder der übliche Ansprechpartner gerade im Urlaub ist“, erklärt Dietrich. Dies ist auch auf den Abteilungsseiten der Fall: Neben einem Bild der Abteilung oder des Abteilungsleiters werden die jeweiligen Leistungen beschrieben und wichtige Dokumente den Mitarbeitern öffentlich zur Verfügung gestellt. Ein WebPart mit Standortbeschreibung, die jeweilige Postadresse sowie eine Liste aller Mitarbeiter mit Durchwahl und Arbeitsbereich vervollständigen die Seite.

Interne Kommunikation für die Identifikation der Mitarbeiter
 

Mit 40 Fachabteilungen besteht darüber hinaus auch eine ganze Reihe von Informationen, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen muss. „Gerade aus Aspekten der internen Kommunikation sind diese Inhalte sehr wichtig, da sie das Gefühl der Zusammengehörigkeit aller Mitarbeiter stärken. Das ist bei knapp 500 Mitarbeitern nicht immer ganz leicht zu erreichen“, so der Projektleiter. „Deswegen haben wir neben den typischen ‚Arbeitsfunktionen‘ wie Formularmanagement, Dokumenteneinbindung und Projekträumen auch Inhalte integriert, die die Identifikation der Mitarbeiter mit dem gesamten Unternehmen stärken.“ Dazu gehöre natürlich auch, dass sich jeder Mitarbeiter immer über alle Abteilungen informieren kann – und dass die Abteilungen eine Plattform zur eigenen Darstellung erhalten.“ Auch dass die Mitarbeiter sich im Intranet wiederfinden, sei ein wichtiger Aspekt bei der Konzeption gewesen.

Bei der initialen Befüllung des Intranets mit Inhalten vor Beginn der Phase 1 unterstützte die NIDAG das Unternehmen. Für die künftige Pflege und Erweiterung der Inhalte werden 40 hauseigene Mitarbeiter zu Intranet-Redakteuren ausgebildet. „Auch deswegen ist der Einsatz von SharePoint die beste Wahl in diesem Projekt gewesen“, fasst René Dietrich zusammen. „Damit kann unser Kunde die Inhalte fortlaufend ergänzen, ändern und seinen Bedürfnissen anpassen – ohne dass er einen externen Dienstleister benötigt, der das Intranet betreut.“

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