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Bild: samuelzeller | Unsplash.com

Etiketten sind in Handel und Logistik unersetzlich. Sie ermöglichen die eindeutige Kennzeichnung von Waren und helfen bei der Organisation der Lagerhaltung oder des Büros. Komplexe Lösungen in Großunternehmen stellen andere Anforderungen an eine Etikettensoftware als kleine Unternehmen. Außer individuellen Wünschen sind in vielen Anwendungsbereichen für Etikettendrucker auch gesetzliche Normen zu beachten.

Mehr als nur Strichcodes: Welche Arten von Etikettensoftware gibt es?

Nicht immer lassen sich die Anforderungen durch die Etikettensoftware abbilden, die vom Druckerhersteller mitgeliefert wurde. Leistungsfähige Software für den Etikettendruck schließt diese Lücke. Vor dem Kauf einer Etikettensoftware ist genau zu prüfen, welche Anforderungen an den Etikettendruck bestehen und welche Software geeignet ist. Vor allem bei den Spezialfunktionen gibt es zum Teil erhebliche Unterschiede.

Etikettensoftware für Privatnutzer

Etikettensoftware für den privaten Einsatz eignet sich zur Herstellung von Etiketten mit Adressen oder von Namensschildern. Auch Ordnerrücken lassen sich mit dieser Art von Software beschriften. Diese Produkte unterscheiden sich im Funktionsumfang deutlich von Software für den professionellen Gebrauch, mit der auch Barcodes erstellt werden können.

Etikettensoftware für Unternehmen

Die Profi-Versionen der Etikettensoftware wenden sich an ambitioniertere Anwender, die ein hohes Aufkommen an Etiketten haben oder bestimmte Spezialfunktionen benötigen. In vielen Unternehmen ist ein hohes Maß an Automatisierung beim Etikettendruck nötig. Die Etiketten werden automatisch erzeugt und ausgedruckt, z.B. als Reaktion von Datentransaktionen. Auch dazu gibt es Spezialsoftware, die sich an ERP-Systeme oder komplexe Datenbanklösungen wie SAP oder Oracle anbinden lässt. Dazu gehört unter anderem BarTender von Seagull, aber auch die Etikettensoftware ZebraDesigner ermöglicht in der Profiversion die Einbindung in Datenbanksysteme.

Welcher Funktionsumfang ist für Etikettensoftware typisch?

Beschriftungen und Strichcodes generieren und ausdrucken sollten in jeder Software Version möglich sein. Um ein effizientes und fehlerfreies Arbeiten zu ermöglichen, bietet Etikettensoftware Eingabeformulare an. Diese Formulare können zum Teil frei erstellt und so dem individuellen Bedarf angepasst werden.

Eine beim Etikettendruck sehr häufig auftretende Anforderung ist der Druck mit dynamischen Daten wie zum Beispiel Seriennummern. Das macht beispielsweise NiceLabel. Eine gute Etikettensoftware kann mit unterschiedlichen Datumsformaten sowie mathematischen und logischen Funktionen umgehen. Durch die Anbindung von Datenquellen hilft sie, Fehler zu vermeiden.

Damit der Drucker vom Computer aus angesprochen werden kann, wird ein Druckertreiber benötigt, über den die Software kommuniziert. Im Idealfall unterstützt die Etikettensoftware den Druck auf allen gängigen Geräten zur Etikettierung und darüber hinaus die Ausgabe auf normalen Laser- und Tintenstrahldruckern.

Sinnvolle Zusatzfunktionen

Je komplexer der Anwendungsfall ist und je größer die Bestände sind, desto mehr muss die Etikettensoftware können. Die tatsächlich benötigten Zusatzfunktionen sind sehr individuell. Daher lohnt sich ein Vergleich des Funktionsumfangs von verschiedenen Softwareherstellern und Editionen.

Wenn RFID-Etiketten codiert werden sollen, sollte die Etikettensoftware das RFID-Tagging beherrschen. In vielen Einsatzbereichen gehören RFID-Etiketten zum Standard. So lassen sich zum Beispiel Warenbestände verwalten und optimieren oder Produktionswege verfolgen.
Da hinter diesen Etiketten umfangreiche Informationen stehen, muss die Software für RFID-Etiketten etwas mehr können. Sie steuert auch den RFID-Codierer im Etikettendrucker. Denn bei RFID-Etiketten muss neben dem Druck des Barcodes auch noch der Transponder programmiert werden.

Zur spontanen Erstellung und Gestaltung im mobilen Einsatz sind Standalone-Systeme zum Beispiel von Zebra verfügbar. Die dazu passende Software unterstützt die Nutzung einer kleinen Tastatur (KDU) und die Speicherung von Etiketten-Layouts und Schriften im internen Speicher des Druckers.

Anbindung an Datenbanken und andere Datenquellen

Sobald mehr als nur einzelne Etiketten gedruckt werden, kommen die Daten meist aus einem System, dessen Komplexität von einer Datei aus einem Tabellenkalkulationsprogramm bis hin zu einer komplizierten Datenbank oder einem ERP-System reichen kann.

Je nach Software werden beispielsweise unterstützt:

• MS Excel
• CSV-Dateien
• XML
• SQL-Datenbanken
• Oracle-Datenbanken
• SAP-Systeme

Besonderheiten beim Druck und den Medien

Einige professionelle Versionen der Software für den Etikettendruck unterstützen Sonderfunktionen wie den doppelseitigen Druck oder das Bedrucken von Sonderformaten wie extralangen Etiketten. Magnetkarten oder andere Karten können je nach Druckermodell ebenfalls bedruckt werden. 

Fazit

Etikettensoftware ist in erster Linie für die Gestaltung und den Druck von Barcodes konzipiert. Sie eignet sich nicht nur für Etiketten, sondern auch das Bedrucken von Magnetstreifenkarten. Fast jeder Hersteller bietet unterschiedliche Versionen seiner Software mit variierendem Leistungsumfang. Wichtig ist bei der Auswahl, dass die Software zum Etikettendrucker und dem angestrebten Nutzungszweck passt und somit passgenau ausgesucht werden kann. Dann kann die passende Version eine Bandbreite an Aufgaben übernehmen und so den Alltag erleichtern.
 

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