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Uhr PlannungVoraussichtlich wird SharePoint 2016 erst Ende 2016 komplett einsatzfähig sein. Aus Sicht mancher Unternehmen lohnt es sich heute also noch nicht, Gedanken an eine mögliche Migration zu verschwenden. Aber es bestehen gute Gründe, anderer Meinung zu sein. IT-Abteilungen sollten sich schon jetzt vorbereiten – zumindest teilweise.

Ein produktiver Einsatz von SharePoint birgt erfahrungsgemäß ohne das erste Service Pack (SP) gewisse Stabilitätsrisiken. Da Microsoft ein Release für das zweite Quartal 2016 angekündigt hat, wird dieses SP vermutlich circa ein halbes Jahr später, also im letzten Quartal 2016, veröffentlicht werden. Eine Menge Zeit also, bis ein produktiver Einsatz überhaupt realistisch und empfehlenswert scheint. Es gibt trotzdem gute Gründe, sich bereits heute mit der Migration auseinanderzusetzen, damit sich diese möglichst planbar und zeitlich kompakt durchführen lässt.

So schaut es momentan aus

Was sich bei SharePoint 2016 grundsätzlich verbessert oder weiter entwickelt hat, wurde von Microsoft bereits kommuniziert. Es findet keine Revolution, sondern eine Evolution statt. Diese äußert sich beispielsweise in erweiterten Grenzwerten sowie zusätzlichen, nützlichen Features, die SharePoint 2013 noch nicht aufwies.

Ins Auge springt jedoch ein anderer Aspekt: Die aktuelle Version, der SharePoint 2016 RTM, ist schon jetzt sehr stabil. Vor dem SP1 läuft sie also bereits deutlich performanter und fehlerfreier als so mancher Vorgänger. Daher ist anzunehmen, dass Microsoft seine Cloud-Erfahrungen mit Office365 einfließen hat lassen.

Comparex SharePoint 2016

Bild: Ein erster Blick auf das Design von SharePoint 2016 (Quelle: Comparex)

Altlasten los werden

Die Erfahrung zeigt, dass IT-Abteilungen bei vielen SharePoint-Installationen keine Bereinigung der Altdaten und Archivierung vornehmen. Dabei belegen gerade Altdaten unnötig SQL-Speicher. Zusätzlich erwecken sie bei den Endanwendern schnell den Eindruck, dass das System keine neuen Informationen bietet. Aus diesem Grund empfiehlt sich eine regelmäßige Bereinigung und/oder Archivierung – erst recht vor der Migration.

Die Praxis sieht dagegen ganz anderes aus: Unternehmen reizen häufig die sinnvolle Größe für Inhaltsdatenbanken von 200 GB oder die Anzahl von Unterberechtigungen innerhalb einer Website-Sammlung bis zum Maximum aus. Andere überschreiten die empfohlenen Microsoft-Vorgaben sogar. Werden diese Datenmengen im laufenden Betrieb nicht bereinigt, verzögert das den Fortschritt eines Migrationsprojekts. Die Grenzwerte (zum Beispiel auch von SharePoint 2007 und SharePoint 2010) sowie der Health Analyzer müssen also regelmäßig geprüft werden.

In die Ist-Analyse müssen auch die Programmerweiterungen innerhalb der Farm einbezogen werden – egal ob die Solutions durch Drittanbieter erstellt oder selbst entwickelt wurden. Werden Lösungen oder Code-Erweiterungen wie JavaScript eingesetzt, sollte zusätzlich geprüft werden, ob ihre Funktionalität ausreichend dokumentiert ist. Die eine oder andere Software, die noch Teil der Farm ist, oder ein komplexes Formular (InfoPath oder ASPX) vom Vorgänger oder eines Dienstleisters lassen sich dabei immer aufspüren und entfernen.

Klare Befugnisse und zusätzliche Anwendungen

Die Grundidee hinter dem Microsoft Collaboration Tool ist folgende: Die Fachabteilungen bekommen Rechte, um grundsätzliche Strukturen und Berechtigungen innerhalb ihres Bereichs anzulegen und anzupassen. Sind solche Rahmenbedingungen nicht explizit festgehalten, sollte ein sogenanntes Governance-Konzept etabliert werden. Mit diesem Konzept lassen sich konkrete Vorgaben und Entwicklungsgrundsätze für die Nutzung innerhalb der SharePoint Farm definieren.

Eine zentrale Neuerung in SharePoint 2016 ist die Forcierung auf das App-Modell. Das bedeutet: Code wird möglichst autark zum SharePoint-System gehalten. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich zu überprüfen, ob die aktuelle Art Lösungen einzusetzen zukunftsfähig, sprich migrierbar ist. Die Wahrscheinlichkeit eine Lösung wieder verwenden zu können, erhöht sich durch bestimmte Anpassungen im Entwicklungsvorgehen deutlich. Daher lohnt es sich statt auf Solutions auf die Entwicklung von Apps zu setzen.

Risiken aus dem Weg gehen

Das wohl größte Risiko während einer Migration stellt die eventuell notwendige Strukturanpassung von SharePoint dar. Gründe hierfür gibt es unterschiedliche:

  • Die Struktur von SharePoint bildet nicht mehr sinnvoll die Themen oder Abteilungsstruktur des Unternehmens ab (es empfiehlt sich immer eine Themen-basierte Struktur).
  • Durch Nicht-Beachtung von Microsoft Skalierungsgrößen (Inhaltsdatenbanken, Berechtigungen) müssen zusammengehörige Daten in unterschiedliche SiteCollections / Web-Anwendungen geteilt werden.

Teilt man die Inhalte auf, ergibt sich aus einer technischen Migration schnell ein Organisationsprojekt – dann gilt es zusätzlich die Befindlichkeiten von allen Nutzern zu berücksichtigen, deren Inhalte betroffen sind. Eine solch konkrete Lösungsfindung kostet viel Zeit und braucht eine individuelle Analyse. Da hier unterschiedliche Faktoren eine Rolle spielen, lassen sich nur schwer pauschale Empfehlung abgeben.

Oft sind diese Bereiche allerdings durch die interne IT oder den unterstützenden Dienstleister schon vor einer Migration identifiziert worden. Es lohnt sich, diese Bereiche vor der Migration umzustrukturieren, sollte die neue SharePoint-Version beispielsweise das Grenzwertproblem nicht lösen. Es spart viel Zeit und Nerven innerhalb der Migration, wenn Strukturanpassungen bereits vorher erfolgten oder mindestens geplant sind.

Was es sonst zu beachten gibt

Daneben gibt es noch weitere Themen, die auf der Agenda für eine Migration stehen sollten:

  • Klärung Lizenzsituation, Klärung des Aufbaus neuer Server
  • Notwendigkeit eines Stagings der Umgebung für das Test-, Qualitäts- und Produktivsystem
  • Durchführung der Migration abstimmen (automatisiert, teilautomatisiert, manuell beispielsweise komplett neue Strukturen, ohne Übernahme von Altdaten)
  • Definition, ob ein kompletter Umzug oder ein schrittweiser Umzug zielführend ist; Bewertung von bestehenden Applikationen innerhalb der SharePoint-Umgebung; die Migration stark frequentierter Bereiche erfolgt zuerst
  • Bewertung von SharePoint Online als Alternative

Ein guter Test für alle, die eine ältere Version als SharePoint 2013 betreiben, ist die Testmigration auf SharePoint 2013. So können bereits hier Fehler aufgedeckt werden. Da ohne zusätzliche Tools keine direkte Migration von SharePoint 2010 auf SharePoint 2016 möglich ist, stellt dieses Update ohnehin eine Notwendigkeit dar.

Optimal vorbereitet für die Migration

Anwender, die aktuelle Probleme auf ihrer SharePoint Farm erkennen, sollte diese nicht in den Migrationsprozess verschieben. Durch ein vorgelagertes Projekt lassen sich grundlegende Anpassungen durchführen, ohne dass bei der späteren Migration Zeitverzögerungen durch zusätzlich nötige Abstimmungen auftreten. Bei Unsicherheit über den Zustand einer Farm leisten IT-Dienstleister wertvolle Unterstützung. Zusätzlich sollte auch für die Nachbereitungsphase entsprechend Zeit und Budget eingeplant werden – zum Beispiel für kleinere Anpassungen am Design.

Kurzum: Ist das aktuell laufende SharePoint optimal strukturiert, sind alle Berechtigungen geklärt und ergibt sich aus den beschriebenen Tipps kein Handlungsbedarf, dann steht einer technisch erfolgreichen Migration nichts im Weg.

Jürgen SlaarJürgen Slaar, SharePoint Consultant bei Comparex

www.comparex-group.com

 

 
 
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