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Kommunikation und Kollaboration sind elementare Bestandteile eines jeden Unternehmens, um sich im Wettbewerbsumfeld behaupten zu können. Gut durchorganisierte Kommunikationsabläufe erfordern daher leistungsfähige Systeme, mit denen Mitarbeiter schnell und effizient kommunizieren können. 

Groupware ist ein entscheidendes Werkzeug zur unternehmerischen Kommunikation, das eine dezentrale und zeitlich unabhängige Zusammenarbeit erleichtert. Kaum ein Unternehmen kann inzwischen auf Groupware-Lösungen verzichten, die vielen als Basis ihrer Kommunikations- und Kollaborationsabläufe dient und den unternehmerischen Workflow effektiv gestaltet.

Seit Jahren beobachtet und analysiert techconsult den Markt für Kommunikation und Kollaboration. Mit einem Anteil von 69 Prozent bei den installierten Versionen beherrscht Microsoft mit Exchange Server den Groupwaremarkt. An zweiter Stelle folgt IBM Lotus Notes mit 13 Prozent. Neben diesen sind Open Exchange, Novell Groupwise und diverse kleinere Anbieter, unter anderem auch eine Reihe von Linux- basierten Lösungen, in den Unternehmen im Einsatz. Bis 2015 planen ca. 42 Prozent der Unternehmen, weitere Ausgaben in Groupware-Lösungen zu tätigen. Microsoft könnte seine Dominanz weiter ausbauen: Knapp zwei Drittel gaben an, in Exchange Server investieren zu wollen. Nach den Investitionsplanungen der Anwenderunternehmen könnte die aktuelle Version Exchange 2013 bis 2015 deutlich zulegen und von derzeitigen fünf Prozent auf einen Anteil von 32 Prozent kommen. Wie die von techconsult jährlich durchgeführten Analysen zum Groupwaremarkt zeigen, gelingt es Microsoft bereits seit einigen Jahren, neben dem Erhalt seiner Bestandskunden jährlich Neukunden hinzuzugewinnen. Innerhalb der letzten beiden Jahre hat Microsoft dadurch seinen Marktanteil um vier Prozentpunkte ausbauen können.

Groupware muss sich den Anforderungen anpassen

Viele Anwender erwarten von Groupware- und E-Mail-Lösungen neben dem Schutz vor Spam und Malware vor allem die Erfüllung von Compliance-Richtlinien. Unternehmen sind gezwungen, genaue Vorschriften und Gesetzesrichtlinien bei der E-Mail-Archivierung einzuhalten. Jede geschäftsrelevante E-Mail muss gemäß den jeweiligen Vorschriften revisionssicher, also nicht manipulierbar gespeichert werden, Backups und Ausdrucke reichen meist nicht aus. Nur Serverlösungen bieten eine gesetzeskonforme Archivierung, bei der E-Mails nicht mehr veränderbar sind. Für viele IT-Administratoren ist es eine Herausforderung, alles gesetzesfonform zu regeln, ohne entsprechend aufwändig in die IT-Infrastruktur einzugreifen. In vielen Groupware-Lösungen ist zwar eine Archivierungslösung integriert, aber nicht immer entsprechen die Lösungen in vollem Umfang den Compliance-Richtlinien. Für Anwender wünschenswert ist eine Groupware-Lösung, die eine integrierte Archivierungslösung gesetzeskonform beinhaltet und zudem noch benutzerfreundlich ist. Antje Reichelt, Produkt Marketing Managerin für Lync und Exchange bei Microsoft versichert „Microsoft hat in seiner neusten Groupware-Version eine deutliche Verbesserung der Compliance gegenüber der Vorgängerversion erzielt, die diesen Anforderungen gerecht wird. Mit In-Place Hold werden neue Maßstäbe gesetzt, was das Thema eDiscovery über die verschiedenen Produktivitätsserver hinweg angeht“.

Mit Groupware zu Social Business

Die Digital Natives, die derzeit auf den Arbeitsmarkt drängen, wünschen flexibel und mobil in einem vernetzten Unternehmen zu arbeiten. Social Business-Anwendungen werden mit dazu beitragen, die Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen grundlegend zu ändern. Sie integrieren die soziale Interaktion in den Unternehmen und machen die Kommunikation insgesamt transparenter und zugleich informeller. Bisher umfasst Social Business verschiedene Anwendungen, wie bspw. Activity-Streams, Wikis, Dokumenten-Management und soziale Netzwerke. Sämtliche Funktionen, wie die gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Chat- und Mailfunktionen, Videokonferenzen und Terminplanung sowie ein Newsstream werden mittlerweile in einer Benutzeroberfläche gebündelt und dargestellt. Aktuelle Groupwarelösungen sind auf diese Social Business-Konzepte abgestimmt und können darüber hinaus natürlich auch flexibel als Cloud-Lösung bezogen werden. „Mit Yammer als Social Enterprise Plattform finden die Collaborationsprodukte Exchange, Lync, Sharepoint und dem Frontend Office ihre Vollendung“, so Antje Reichelt von Microsoft.

Die kompletten Studienergebnisse sind im Market Paper „Unternehmenskommunikation im Wandel“ zusammengefasst, das Paper steht hier zum Download zur Verfügung.

www.techconsult.de

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