Multiprojektmanagement: Reibungslose Ressourcenplanung

Der Grund ist schnell genannt: Er heißt Matrixorganisation. In vielen Unternehmen wird die anfallende Arbeit oft schon in Form von Projekten abgewickelt. Daraus folgt einerseits, dass sich Projekt- und Abteilungsleiter mit dem gemeinsamen Projektergebnis auseinander setzen. Auf der anderen Seite jedoch müssen sie die Zuordnung der Mitarbeiter für die einzelnen Projekte regeln. Und je nach Unternehmenskultur passiert diese Abstimmung gern auch mal zwischen Tür und Angel. Dass hier so manche Ampel auf rot geht, liegt auf der Hand. Doch mit den richtigen Werkzeugen an der richtigen Stelle lassen sich diese Situationen gut regeln. 

 

Rainer Müller, Projektverantwortlicher bei einem international tätigen Konzern mit Hauptsitz in München, plant selbst komplexe Multiprojekte am liebsten in Excel: „Diese Tabellenkalkulation ist ein mächtiges Tool. Ich kann damit alle notwendigen Daten erfassen und berechnen.“ Auch seine Kollegen in den Fachabteilungen nutzen Excel für die Planung ihrer Arbeit. Allerdings, so der Projektmanager weiter, habe jeder von ihnen seinen eigenen Ansatz: „Gemeinsame Prozesse haben wir nicht.“ Da sei es oft sehr schwierig, zum Beispiel bei der Zuordnung der Mitarbeiter klare Absprachen zu treffen.

 

Als der Bereich von Rainer Müller auf mehrere Standorte weltweit ausgeweitet wurde, stießen er und seine Kollegen mit ihrer Excel-Lösung an die Grenzen. Der Konzern entschied sich daher für die Einführung des Microsoft Project Server 2010. Nicht zuletzt deshalb, weil mit diesem Werkzeug ein Teil der bisherigen Excel-Lösung – an die neue Umgebung angepasst – in Koexistenz weiter benutzt werden konnte.

 

Ressourcenplanung schon während der Portfolioerstellung

 

Das war aber nicht der einzige Grund, warum das Unternehmen auf Microsoft Project Server 2010 umgestiegen ist. Es sollten mit Hilfe des neuen Projektmanagement-Systems vor allem die notwendigen Daten aus einem gemeinsamen, ständig aktuellen Pool gezogen, unternehmensweite Prozesse wie die Zeiterfassung vereinheitlicht und Abläufe automatisiert werden. 

 

Dank der unternehmensweiten Implementierung des Microsoft Project Servers, integriert mit Microsoft SharePoint, kann Rainer Müller die Ressourcenplanung für seine internationalen Multiprojekte jetzt in vielen Schritten vereinfachen. So stellt der Microsoft Project Server zum Beispiel für die Verwaltung der Ressourcen einen unternehmensweiten Ressourcenpool zur Verfügung, in dem die Mitarbeiterdaten wie Fähigkeiten und Kapazität zentral verwaltet und aktualisiert werden. Außerdem bietet dieses Projektmanagement-System seit der Version 2010 die Möglichkeit des Portfolio-Managements. Dabei können Projekte strategisch gereihten Kriterien zugeordnet werden, aus denen die Projektpriorisierung errechnet wird. Darauf aufbauend werden im ersten Schritt der PortfolioAnalyse die wichtigsten ins Budget passenden Projekte ermittelt. Im zweiten Schritt die entsprechenden Ressourcendefizite berechnet, und die Projekte, die davon betroffen sind, entsprechend gekennzeichnet.

 

Verschieben bis es passt

 

Die Portfoliomanager im Unternehmen von Rainer Müller wissen, dass die Priorisierung der Projekte eine wesentliche Voraussetzung für eine gelungene Ressourcenplanung darstellt. Allerdings wollen sie die priorisierten Projekte einfach mit der Maus so verschieben, bis die Ressourcenbelastung in allen verplanten Abteilungen passt. Dazu werden mit dem Tool eines Microsoft Partners alle laufenden und neu eingeplanten Projekte in Project Professional jeweils mit nur einem Gesamtbalken geladen. Die zugeordneten Ressourcen werden dabei auf Abteilungen und Monate zusammengefasst und den Projektbalken zugeordnet.

 

Die Portfoliomanager können so die Balken der Projekte samt deren Ressourcen beliebig per Drag and Drop neu anordnen und in verschiedenen Szenarien speichern. Bei der Verschiebung ist ihnen besonders wichtig, dass sie das Ressourcengebirge von allen Abteilungen gleichzeitig am Bildschirm sehen. Schließlich kann die Lösung der Überlast in der einen Abteilung leicht eine neue Überlast in einer anderen Abteilung erzeugen, was sofort erkannt werden muss. Eine entsprechend dynamische Übersicht innerhalb von Project Professional ist ebenfalls Bestandteil der Partnerlösung, die so zu einer erheblichen Verbesserung des Projektplanungsprozesses beiträgt.

 

 

 

Tätigkeiten außerhalb des Portfolios

 

Was der Projektleiter trotz sorgfältiger Zuordnung der Mitarbeiter in den Projekten aber oft nicht sehen kann, ist die Zeit, die die Mitarbeiter zum Beispiel in Schulungen, bei Wartungsarbeiten und anderen Linientätigkeiten oder im Urlaub verbringen. Das heißt, ist diese in den Abteilungen separat verplante Zeit nicht in der Grundlast des Portfolios zu erkennen, kann es passieren, dass Rainer Müller ein Projekt an den Start schickt, für dessen Verlauf in Wahrheit doch nicht ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Wird dieses Thema nicht entsprechend in der Ressourcenplanung berücksichtigt, bleibt trotz aller sonstigen Anstrengungen im Portfolio-Management das Scheitern aus Personalmangel sehr wahrscheinlich.

 

Um das Risiko der fehlenden Mitarbeiter fürs Projekt schon an dieser Stelle so gering wie möglich zu halten, sollten die Abteilungen verpflichtet sein, Grundlasten und Linientätigkeiten selbst zu verplanen. Nur so kann die tatsächliche Verfügbarkeit der Ressourcen eine zuverlässige Basis bieten. In Microsoft Project kann dies entweder durch eine Reduzierung der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit um einen entsprechenden Prozentsatz erfolgen, oder durch Anlegen von Abteilungsprojekten, mit Wartung, Urlaub etc.

 

Ressourcenplanung während der Projektlaufzeit

 

Ist das Projektportfolio mit generischen Ressourcen aus den Abteilungen zur Zufriedenheit aller durchgeplant, geht es schließlich an die Umsetzung der einzelnen Projekte mit realen Mitarbeitern. Doch während Rainer Müller ja mittlerweile mit Project Professional arbeitet, planen seine Kollegen aus den Abteilungen weiterhin mit Excel. Über das Rechtekonzept des Project Servers wäre es zwar möglich, Abteilungsleitern zu gestatten, generische Ressourcen durch Personen zu ersetzen, doch stößt dies oft auf Akzeptanzprobleme. Es gibt in diesem Fall nämlich nur ein vom Projektleiter geführtes Projekt, das allerdings die Ressourcen-Zusicherungen aus den Abteilungen enthält.

 

Während der Projektlaufzeit wird der Plan aber bekanntlich auch geändert, was immer wieder den Prozess des Anfragens und Zusicherns von Ressourcen wie zu Beginn zur Folge hat. Nur sind jetzt die Ressourcen bereits als Personen in den Projekten zugeordnet und können vom Projektleiter einfach mit den Vorgängen verschoben werden. Der Abteilungsleiter hat somit keinen Überblick mehr über seine ursprüngliche Zusicherung und damit entfällt leider auch die Basis für die Besprechung der gewünschten Änderungen. Außerdem kann es umgekehrt auch vorkommen, dass ein Abteilungsleiter Personen aus Projekten abziehen muss, weil andere Aufgaben höher priorisiert wurden. Wie sind also gewünschte Änderungen in den bestehenden Zusicherungen sichtbar und wie kann Rainer Müller mit den Abteilungsleitern dauerhaft zusammenarbeiten?

 

 

 

Planen in zwei Welten

 

Sinnvollerweise erlaubt das Projektmanagement-System Projekt- und Abteilungsleitern weiterhin in ihrer eigenen Umgebung und vor allem mit eigenen Daten zu planen und diese zu vergleichen statt zu überschreiben. Natürlich planen dabei nicht beide Seiten alle Projektdetails. Auf der Seite der Abteilungsleiter ist nur interessant welche Person wann und wie viel in welchem Projekt angefragt und schließlich zugesichert ist. Die Planung der Einzelheiten auf Ebene von Vorgängen bleibt beim Projektleiter. Der Brückenschlag zwischen den beiden Umgebungen – in der Regel Microsoft Project und Excel – kann auf Projektebene über die Datenbank des Project Servers erfolgen.

 

Jeder Abteilungsleiter pflegt dabei seine eigene Exceldatei. Mit einem Tool eines Microsoft Project Partners werden die Ressourcenanfragen aus dem Project Server dazu geladen. Der Abteilungsleiter verteilt diese Anfragen auf die verfügbaren Personen und speichert dies in der Datenbank des Project Servers. Aufgrund der vollständigen Planung der Abteilungsleiter über alle Projekte und Linientätigkeiten kann Rainer Müller nun auch davon ausgehen, dass die geplanten Ressourcen nach Abstimmung tatsächlich für sein Projekt verfügbar sind.

 

Regelmäßig lädt er per Knopfdruck die Zusicherungen der Abteilungen in Project Professional um sich zu vergewissern, dass die aktuelle Ressourcensituation passt. Das erledigt er mit einem Tool, das eine grafische Darstellung mit Ampeln zur Verfügung stellt. So können beide Seiten – Projekt und Linie – jederzeit die Planung der anderen in die eigene Umgebung laden, vergleichen und im Sinne der Ampeln „in den grünen Bereich“ führen.