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EmailTrotz der vielen neuen Möglichkeiten ist ein Kommunikationsmittel in den Unternehmen nach wie vor zentral im Einsatz - die E-Mail. Mit wenigen Tipps kann der E-Mail-Verkehr effizienter gestaltet und aufgewertet werden. Zudem entstehen gerade die ersten "Kernpostfächer" im Sinne von Unified Communication. 

Kommunikation in Unternehmen läuft immer schneller ab. Mit Cloud-Plattformen und Sharing-Diensten wie Yammer, Jive und Skype wird es für Arbeitsgruppen einfacher, virtuell zusammenzuarbeiten und in Echtzeit zu kommunizieren. 

State-of-the-Art-Kommunikation

Laut einer Studie des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) nutzen jedoch mehr als 80 Prozent der kleineren Unternehmen und 74 Prozent der großen Firmen in Deutschland E-Mail für die Geschäftskommunikation. Insgesamt 61 Prozent der Unternehmen setzen die elektronische Post im Bereich Service-Kommunikation ein, um beispielsweise Anfragen von Interessenten und Kunden zu beantworten. Die E-Mail ist daher nach wie vor eines der wichtigsten Instrumente der Kommunikation für Unternehmen und ihre Mitarbeiter – trotz der vielen Social-Collaboration-Tools, WhatsApp-Gruppen und Businessplattformen.

Um das E-Mail-Postfach optimal nutzen zu können und alle wichtigen Themen im Blick zu behalten, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn Angestellte folgende fünf Tipps beachten, ist die tägliche E-Mail-Flut einfacher abzuarbeiten und leichter zu kontrollieren:

Empfänger: weniger ist mehr

Der erste Schritt dazu ist die richtige Wahl des Verteilers: Wer beim Verfassen einer E-Mail auf „AN“ - und wer auf „CC“ gesetzt wird, ist eine genaue Überlegung wert. Denn diese Einteilung entscheidet, wer was wann liest – oder auch nicht. Die versendeten Informationen gehören nur in Postfächer von denjenigen, die mit den Daten und Fakten auch etwas anfangen können oder sollen. Damit sendet man eine klare Botschaft an die verschiedenen Adressaten. Ist jemand in Kopie gesetzt, signalisiert das dem Mitarbeiter, er soll die E-Mail „zur Kenntnis nehmen“. Dabei muss der Adressat die E-Mail nicht sofort lesen. Der Kollege kann sich damit zu den Inhalten der E-Mail informieren und dementsprechend handeln. Wird ein Kollege jedoch direkt angeschrieben, sollte dieser die Nachricht sofort lesen. Für diese Empfänger ergeben sich womöglich Aufgaben, die sie zeitnah angehen müssen.

Signalwirkung im Betreff: Wichtig oder Nicht-Wichtig

Der Betreff-Zusatz „Wichtig“ sollte nur eingesetzt werden, wenn der Inhalt der Nachricht auch als solches anzusehen ist. Wird das Schlagwort „Wichtig“ zu häufig von einem oder mehreren Angestellten verwendet, ist dieses Hervorheben nicht mehr wirksam. Bei unnötiger Verwendung wird der Empfänger aus einer anderen Tätigkeit herausgerissen, weil ein Fenster des Mail-Programms mit dem Hinweis „Wichtig“ aufpoppt.

Ablagesystem: Jede Mail braucht ihren Platz

Mit Hilfe von strukturierten Ordnern und Unterordnern im Postfach können E-Mails mit relevanten Informationen abgespeichert werden – und dies vor allem wiederauffindbar. Eine zu kleinteilige Ordnerstruktur kann die Suche nach einer bestimmten E-Mail jedoch auch verkomplizieren. Um dem entgegenzuwirken sollten Mitarbeiter zwar verschiedene Ordner und Unterordner anlegen, sich aber dabei immer fragen: Sind so viele spezielle Ordner nötig oder kann ich verschiedene Themen und Schwerpunkte zweckmäßig in einem Ordner gemeinsam ablegen?

Zeitmanagement: Wann mache ich was?

Im Zusammenhang mit der Ablage und der Postfachoptimierung spielt auch die Zeiteinteilung eine entscheidende Rolle. Nach einem Wochenende, dem Urlaub oder nach Feiertagen beim Abarbeiten mit den aktuellsten E-Mails zu beginnen, ist nicht zielführend. Meist gibt es zu einem Thema mehrere E-Mails. Wer nur die neueste Nachricht liest und beantwortet riskiert, auf längst geklärte Sachverhalte einzugehen. Auch fehlt bei einer solchen Vorgehensweise der Gesamtkontext für das Verstehen der aktuellsten Mail-Inhalte, da dem Leser der Anfang unbekannt ist. Daher sollte der Mitarbeiter bei angestauten Mails immer mit der ältesten beginnen, um sich einen sinnvollen Überblick zu verschaffen.

Betreff: richtige Schlagworte sind die halbe Miete

Um dem langen Suchen von Informationen und E-Mails im Postfach entgegenzuwirken, ist ein klar formulierter Betreff enorm wichtig. Die Betreffzeile sollte der E-Mail-Verfasser auch durchaus anpassen, anstatt lediglich den Antwort-Button zu verwenden. Damit können die Teilnehmer des Mailverkehrs die E-Mail später mit einem Schlagwort einfacher finden und sparen Zeit für wichtigere Aufgaben.

Werden diese fünf Tipps beherzigt, schaffen es die Mitarbeiter, den Informationsaustausch mit der E-Mail effektiv zu gestalten. Werden sie nicht angewendet, ist die Kommunikation schnell ineffizient und wirkt sich negativ auf die Arbeit aus. Laut einer Studie der Marktforschungsgesellschaft PAC leiden darunter bei 69 Prozent der Mitarbeiter.

Next step: Unified Communication

Im Zuge der Digitalisierung und der Zusammenarbeit geht der Trend dazu über, die klassische E-Mail-Kommunikation „aufzuwerten“. So werden zunehmend Funktionen aus dem Unified-Communication-Umfeld integriert. Hier werden alle Kommunikationskanäle in einem Kernpostfach – einer zentralen Stelle – beim Mitarbeiter zusammengeführt. Dazu gehören auch Audio- und Video-Kommunikationskanäle sowie Präsenzinformationen. Diese zeigen an, ob und wann ein Kollege erreichbar ist – über E-Mail, Festnetz- oder Mobiltelefon, Chat oder eine Collaboration-Plattform.

Mit IBM Verse hat IBM bereits ein solches Kernpostfach im Sinne von Unified Communication geschaffen. IBM Verse ist ein Cloud-basierte Hosting-Plattform für geschäftliche E-Mail und eine SaaS (Software as a Service)-Lösung für Messaging. Mit dieser Arbeitsumgebung werden alle Kommunikationswege tagtäglich zusammenarbeitender Mitarbeiter vereint: von E-Mail, Meetings, Aufgabenliste, und Kalender über Instant-Messaging, Social-Media und File-Sharing bis hin zu Videochats oder anderen Tools. Es ist das erste E-Mail- und Business-Messaging-System, das Social Analytics und erweiterte Suchfunktionen umfasst und daher bei einer Suche die einzelnen Facetten aufzeigt: Die Anwender können Auskünfte in allen möglichen Content-Formaten in ihrem Posteingang einsehen und abrufen. Inhalte und Konversationen, die vorher über verschiedene Hilfsmittel verteilt waren, hat der Nutzer jetzt sofort auf dem Bildschirm. Um die alltägliche Mailflut zu reduzieren, arbeiten die Hersteller mit IBM Watson intensiv an künstlicher Intelligenz. Sogar Fragen soll der individuelle Assistent beantworten können. Die Zusammenarbeit in Unternehmen wird durch eine solche Plattform bei richtiger Anwendung gestärkt und verbessert. Ein Muss sind solche Plattform für eine effektive Zusammenarbeit jedoch nicht. Konsequentes E-Mail- und Postfachmanagement bringt schon jetzt große Zeitersparnis und Effizienzsteigerung mit sich.

Thomas Rickert
Thomas Rickert, Executive Architect Collaboration bei Axians IT Solutions 

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