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03.03.18 - 03.03.18
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Search Marketing Expo 2018
20.03.18 - 21.03.18
In München, ICM – Internationales Congress Center

ProjektmanagementDie Umsetzung eines Projekt Portfolio Management (PPM) ist nicht in jedem Unternehmen gleich. Die Entscheidung für einen bestimmen Typ richtet sich dabei vor allem nach der Organisationsform und dem Geschäftsmodell.

Um die unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen aufzuzeigen, haben wir bei itdesign sechs verschiedene Projekt Portfolio-Typen identifiziert. Nachfolgend wollen wir Ihnen diese Typen kurz vorstellen und zusammenfassen, für welche Unternehmen sich die jeweilige Variante eignet, welche Vorkehrungen getroffen werden müssen und welches Unterstützungspotenzial durch ein Tool erreicht werden kann.

Typ 1: Excel-Portfolio

Passt für… die Abbildung einzelner Bereichs-Portfolios. Hierdurch entstehen einfache Listenansichten, die einen guten Überblick über das Projektportfolio verschaffen. Zunächst muss die Abgrenzung des relevanten Portfoliobereichs erfolgen. Nach dieser Fokussierung sind alle betreffenden Projekte zu identifizieren und in der Excel-Liste zu sammeln. Je nach Detaillierungsgrad können nur Projektbasisdaten gepflegt oder aber auch weitreichendere Informationen über Ressourcen aufgenommen werden. Hierbei stehen Excel-typische Funktionalitäten, wie die Verknüpfung von Inhalten über mehrere Arbeitsmappen und graphische Auswertungen zur Verfügung.

Wichtig ist die Etablierung „eines Ortes der Wahrheit“. Lassen Sie keine Durchführung von Projekten zu, die nicht in der Liste festgehalten sind! Der Startschuss eines Excel-Portfolios ist schnell gefallen. Die Excel-Liste erlaubt eine einfache, doch effektive Handhabung. Für diese Portfolio-Art müssen grundlegende Prozesse ausgearbeitet sein, um ein leistungsstarkes Projektportfolio zu realisieren. In dieser Excel-Liste sollten alle Kernelemente des PPM enthalten sein. Beispielsweise Informationen zu Ihren Rollen, Ressourcen, Projekten und Zuweisungen.

Umsetzung Projektmanagement Bild1

Bild 1: Portfoliomanagement mit Excel.

Typ 2: Basis-Simulations-Portfolio

Passt am besten für… Unternehmen, die die Betrachtung einzelner Bereichs-Portfolios anstreben. Ihnen geht es vor allem um die Bereitstellung von Projekt-Übersichten und Grafiken. Die Reichweite des Portfolios muss bekannt und vereinbart sein, also der beteiligte Bereich muss hinsichtlich der unterschiedlichen Prozesse informiert sein und weiterhin auch Portfolio-relevante Daten liefern. Dabei sind projektbezogene Basisdaten (Start- und Endzeitpunkt, Aufgabenstrukturierung etc.) zur Verfügung zu stellen, wie auch ein detaillierter Finanzüberblick. Aufgrund der Basis- und Finanzdaten wird die Sicht auf den Gesamtfinanzbedarf ermöglicht. Im Zuge von Simulationen können unterschiedliche Portfoliokonstellationen zusammengestellt werden, in dem verschiedenste Projekte zu dem Portfolio wahlweise hinzugefügt oder entfernt werden. 

Das Historisieren von Entscheidungsdaten ermöglicht es, den tatsächlichen Projektverlauf mit den ursprünglichen Plandaten zu vergleichen. Dadurch können Sie die gesamte Portfolioentwicklung beobachten. Mithilfe der Software „CA PPM“ können Sie alle Projekte mitsamt ihrer Basis- und Finanzdaten erfassen. Neben einer aussagekräftigen Projektliste erhalten Sie die Möglichkeit der interaktiven Simulation Ihres Portfolios. Mittels der „Waterline“ analysieren Sie die Auswirkungen bei Aufnahme/Ausschluss eines/mehrerer Projekte etwa in Hinblick auf Kosten und Kapazitätsbedarf.

Typ 3: Echte Priorisierung

Passt am besten für… Unternehmen mit vielen konkurrierenden und ähnlichen Projekten. Bei solch einer Projektkonstellation stellt die sorgfältige Auswahl der „richtigen“ Projekte eine Herausforderung dar. Die Priorisierung der Projekte unterstützt Sie bei diesem Auswahlprozess. Eine wesentliche Rolle spielen dabei die strategischen Ziele. Die Projekte werden hierfür in Hinblick auf deren Zielkonformität und Risikopotenzial bewertet. Unabdinglich ist die Festlegung der für die Projekte relevanten strategischen Ziele. Zur Priorisierung der Projekte müssen diese gewichtet werden. Um eine realistische Gewichtung zu erreichen, ist es weiterhin notwendig, diese durch verschiedene Zielgruppen vornehmen zu lassen. Daraufhin muss selbstverständlich sichergestellt werden, dass die Bewertung aller Projekte anhand der strategischen Ziele erfolgt. Auch hier ist die Einschätzung unterschiedlicher Zielgruppen von hoher Bedeutung. 

Umsetzung Projektmanagement Bild2

Bild 2: Fragenkatalog in CA Clarity PPM.

Hier bietet sich die Nutzung von Fragenkatalogen an. Diese greifen Ihnen aktiv bei der Priorisierung Ihrer Projekte unter die Arme. Dabei werden sukzessive verschiedene Parameter abgefragt. Dies können beispielsweise das spezifisch verfolgte Geschäftsziel, die Berücksichtigung der Priorität für das Unternehmen und/oder eine Geschäftseinheit sowie die Zuweisung zu einer Portfoliokategorie sein. In diesem Zusammenhang stehen zusätzlich sogenannte „Ranking Rules“ zur Verfügung. Diese können eingesetzt werden, um die einzelnen Parameter zu gewichten. Mithilfe der „Waterline“ ist es Ihnen möglich, Veränderungen in den Prioritäten zu simulieren und die Auswirkungen auf das Portfolio zu analysieren. Historisieren Sie die Fragenkataloge und ziehen Sie diese in den Folgejahren zum Vergleich heran.

Mithilfe von Clarity legen Sie detaillierte Bewertungs- und Auswahlkriterien fest. Weiterhin optimieren Sie so Ihre Planungsszenarien und werden hinsichtlich Ihrer Kommunikation und Fortschrittsüberwachung unterstützt. Alles ohne die Problematiken eines Systemwechsels in einem integrierten System. Portfoliomanagement wird ein wichtiger Baustein für das strategische Management von Investitionen und Ressourcen.

Typ 4: Prozess-Portfolio

Passt am besten für… Unternehmen mit hohen Governance-Anforderungen. Das Prozess-Portfolio eignet sich dabei insbesondere für das Demand-Management. Hierbei wird der gesamte Prozess von der Idee bis zu ihrer Überführung ins Projekt betrachtet, also genau festgelegt, welche Stufen durchlaufen werden müssen (etwa Beantragung, Genehmigung, Zuweisung von Finanzen). Weiterhin ist eine gewisse Erfahrung im Umgang mit dem Software-Tool empfehlenswert und zudem wesentlich, dass der Versand von automatisch generierten Clarity-Benachrichtigungen im Unternehmen akzeptiert und durchführbar ist.

Es ist unbedingt erforderlich, alle Prozesse zu vereinbaren und abzustimmen. Das bedeutet, sie dürfen nicht nur „auf dem Blatt“ existieren, sondern müssen von den Mitarbeitern gelebt werden. Gleiches gilt auch für die Verantwortlichkeiten. Diese müssen im Unternehmen etabliert sein und von den zuständigen Personenkreisen zuverlässig erfüllt werden. Zusätzlich sollten Sie bedenken, wie oft Sie Genehmigungsschritte einleiten möchten: Nur zur erstmaligen Genehmigung eines Projekts oder auch im Laufe desselben? Clarity unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Dokumentation von Verantwortlichkeiten, sondern auch bei der Überprüfung von Prozessschritten (sogenannten Gates). Somit können Sie zu definierten Punkten die Status aus Ihren Projekten einsehen. In diesem Zusammenhang lässt sich auch das gesamte Gate-Konzept automatisieren. Ebenfalls im Tool können Sie alle getroffenen Entscheidungen kommunizieren und somit den sicherstellen.

Die Entscheidungsfindung der Gremien muss nicht zwingend im Tool ablaufen. Dies kann nachrangig erfolgen. Zusätzlich ist die Dateneingabe so leicht wie möglich zu gestalten. Diesbezüglich sollten Sie Überlegungen treffen, diese zu delegieren. Unabhängig davon ist es in jedem Fall ratsam, die Entscheidungen zu historisieren, um somit eine Nachvollziehbarkeit zu schaffen.

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Bild 3: Überblick eines Prozessfluss-Diagramms in CA Clarity PPM.

Mithilfe von Clarity legen die Anwender strukturierte Workflows für Ihre spezifischen Geschäftsprozesse an. Workflows verbessern die Qualität Ihrer organisatorischen Prozesse sowie die Ein-haltung von Vorschriften und stellen ein konsistenteres Arbeiten sicher. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, mittels Workflows Ihre Projektdurchführung zu beschleunigen. Außerdem können Sie sich die prozessualen Engpässe übersichtlich anzeigen lassen.

Typ 5: Finanz-Portfolio

Passt am besten für… Unternehmen, deren Fokus auf Budgets und finanzieller Governance liegt. Höhe und Art des Budgets des ganzen Jahres müssen bekannt sein. Dabei ist es natürlich wesentlich, auch die Budgetverteilung pro Projekt festzuhalten und zu pflegen. Zudem muss auch die Granularität der Finanzinformation vereinbart sein, um eine ausgewogene Datengrundlage zu gewährleisten.

Mithilfe der Software können die Finanz-Restriktionen im Portfolio gepflegt und abgebildet werden. Dabei ist auch die Mischung von Neuprojekten und bereits laufenden Projekten möglich. Zusätzlich lässt sich auch der monetarisierte Wertbeitrag der Projekte (Benefit) erfassen. Wir empfehlen, in einem ersten Schritt zunächst mit der Erfassung der Budgets zu beginnen. Erst danach sollten Sie sich dem Benefit widmen. Die Verwaltung der Kosten und Umsätze wird in Clarity optimal unterstützt, also bei der Erfassung von Ausgaben, dem Zugriff auf historisierte Daten oder bei der Erstellung von Finanzberichten. Dadurch bewahren Sie stets den Überblick über Ihre Portfolio-Kosten.

Umsetzung Projektmanagement Bild4

Bild 4: Ressourcenplanung mit Meisterplan.

Typ 6: Ressourcensteuerndes Portfolio

Passt am besten für… Unternehmen mit knappen Kapazitäten in bestimmten Engpassbereichen. Die Ressourcen-Prognose und die Kapazitäten sind bekannt und zuverlässig. Die Planungsgranularität ist abgestimmt und vergleichbar. Zusätzlich muss entschieden werden, welche Organisationsbereiche involviert werden, also ob beispielsweise neben der IT auch andere Fachbereiche integriert werden sollen. Führen Sie die Zeiterfassung im System ein. So erhalten Sie die Rückmeldung über den tatsächlichen Ressourcenverbrauch. Die Ressourcenplanungs-Güte für die Zukunft ist oft fraglich. Gehen Sie davon aus, dass im laufenden Prozess Daten nachgetragen werden müssen. Bereiten Sie die Daten so ansprechend auf, dass Ihr Management diese leicht nachvollziehen kann. 

Meisterplan ermöglicht die Simulation Ihres Projektportfolios in Echtzeit und macht Folgen einer Änderung sofort sichtbar. Zusätzlich ist eine extrem schnelle Implementierung möglich. Es baut auf Ihrem bestehenden PPMSystem auf und verwendet dessen Projekt- und Ressourcendaten. Die Software errechnet Vorschläge zur besseren Nutzung vorhandener Ressourcen oder zur Veränderung der Kapazitäten. Weiterhin stellt Meisterplan Kennzahlen und Grafiken zur aktuellen und künftigen optimalen Planung Ihrer Projekte und Ressourcen zur Verfügung. Portfoliomanagement wird mithin ein wichtiger Baustein für das strategische Management von Investitionen und Ressourcen.

Dr. Jörg LeuteDr. Jörg Leute

www.itdesign.de/ppm

 

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