Thought Leadership
Projekte sind heutzutage komplex und nicht selten ist es der Fall, dass ein Projektmanager für mehrere Projekte verantwortlich ist. In einem solche Fall ist Unübersichtlichkeit ein großes Risiko, sollen doch alle Projekte im Zeitplan umgesetzt werden.
Im Fall von Überlastung kann dies eine Verzögerung bedeuten, welche eventuell mit Zusatzkosten einhergeht.
Unterstützung stellt ein effizientes Multi-Projekt-Management bereit, also ein übergreifendes und einwandfreies Management der unterschiedlichen Projekte in Bezug auf Auswahl, Planung und Steuerung.
1. Organisationeinheit im Projektmanagement einsetzen
Beim Multi-Projekt-Management sollten in jedem Fall die Unternehmensziele im Vordergrund stehen. Um einen besseren Überblick zu behalten, hilft häufig die Einrichtung einer zusätzlichen Hierarchiestufe bzw. eines Projektbüros. Diese hat eine effiziente Auswahl der Projekte und einen effektiven Einsatz aller Ressourcen insgesamt im Fokus.
2. Einzelne Projekte bewerten
Damit alle Projekte effizient zu den Unternehmenszielen beitragen können, werden diese fortlaufend bewertet, nach Priorität und nach Wirtschaftlichkeit. Grundstein aller Entscheidungen ist eine gründliche Protfolio-Analyse. Abhängigkeiten der einzelnen Projekte zueinander sollten zudem betrachtet werden, denn viele Projekte sind miteinander vernetzt.
3. Aktualität sicherstellen
Sind alle vorliegenden Informationen aktuell? Nur so kann ein effizientes Multi-Projekt-Management sichergestelt werden. Fortlaufend sollte dies im Rahmen des Multi-Projekt-Managementes geprüft und sauber dokumentiert werden. Eine eindeutige Dokumentation erleichtert es, notwendige Entscheidungen zu treffen und belegt alle Daten.
4. Überwachen und steuern
Alle Projekte müssen überwacht und gesteuert werden. Ressourcen wie das Budget oder der Personaleinsatz sollten zentral gelenkt und bei Bedarf gezielt angepasst und koordiniert werden. Besondere Aufmerksamkeit sollte daher dem Projektplan zukommen: Änderungen im Zeitplan und oder bei Kosten und Ressourcen eines einzelnen Projektes können Änderungen für die Planung anderer Projekte notwendig machen.
5. Synergien von einzelnen Projekten suchen
Ressourcen sind in der Regel begrenzt und ein wichtiger Kostenfaktor. Daher ist es eine wesentliche Aufgabe im Multi-Projekt-Management, dies zu lokalisieren und effizient zu nutzen. Einzelne Projekte können sich oftmals gegenseitig unterstützen.
6. Wissen teilen
In allen Projekten wird Erfahrung gesammelt. Diese ist wertvoll, für das Unternehmen und auch für andere Projekte. Daher ist es erfoorderlich, Erkenntnisse auch mit anderen Projektmanagern zu teilen.
7. Projekte bei Bedarf abbrechen
Situationen und Prioritäten können sich ändern. Projekte, die nicht mehr sinnvoll durchgeführt werden können, sollten im Rahmen des Multi-Projekt-Managements auch ohne persönliche Befindlichkeiten gestoppt werden.
8. Regeln erleichtern die Arbeit
Um Entscheidungen treffen zu können, welche Projekte durchgeführt werden sollen und welche Projekte welche Prioritäten tragen, hilft die Erarbeitung von Regeln. Standards bei der Durchführung und Ressourcen-Zuweisung, sowohl in der Dokumentation als auch bei der Entscheidungsfindung erleichtern die tägliche Arbeit.
So steht der erfolgreichen Koordination von vielen Projekten nichts im Wege.
Steffen Jung
Steffen Jung, ist Leiter Marketing bei braintool software. Als einer der führenden Anbieter von Projektmanagement-Software bietet braintool mit A-Plan eine anwenderfreundliche und zugleich preislich attraktive Projektmanagement-Lösung an. Über 100.000 Anwender in 15.000 Firmen und Institutionen vertrauen heute auf Aplan. Namhafte Kunden aus unterschiedlichsten Branchen wie Siemens, Continental, Adolf Würth, Roche, Haufe Verlag oder BEHR Industry sowie zahlreiche mittelständische und handwerklich orientierte Unternehmen erreichen mit A-Plan mehr Planungssicherheit, Effizienz und Transparenz in ihren Projekten.
