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Datenhände

Besonders bei Gründern läuft nicht von Beginn an alles reibungs- und problemlos ab. Viele Abläufe und Prozesse sind am Anfang der Gründerzeit noch nicht ausgereift und ordentlich strukturiert.

Leider kann dies aber schon in der Anfangszeit negative Konsequenzen auf den Arbeitsalltag haben – wichtige Anfragen von Kunden bleiben unbeantwortet, weil die jeweiligen Verantwortungen nicht geklärt sind, neuste Entwicklungen und Innovationen werden verschlafen oder Aufgaben werden nicht durchdacht delegiert.

Damit Zuständigkeiten und Prozesse allerdings von Beginn an strukturiert und effizient gestaltet werden können, gibt es hilfreiche Tools, von den besonders Gründer und Selbstständige massiv profitieren können. Die Funktionen dieser kleinen Alltagshelfer sind vielseitig und eignen sich so dazu, nahezu in allen Branchen eingesetzt zu werden. Angefangen von Cloud-basierten Rechnungsprogrammen, über IT-Sicherheit oder Software für das Projektmanagement – welche Tools Gründern im Alltag wirklich viel unnötige Arbeit abnehmen, zeigt der folgende Beitrag. Der Markt bietet eine nahezu unendliche Fülle von verschiedenen Programmen, aber nicht alle sind wirklich nötig und hilfreich.

Finanzmanagement durch ein professionelles Rechnungsprogramm

Auch, wenn dieser Bereich sicher nicht zu den beliebtesten Aufgaben im Unternehmeralltag gehört: Um die Rechnungsstellung und eine ordentliche Buchführung kommt kein Selbstständiger oder Gründer herum. Eine Investition in ein professionelles Rechnungsprogramm wird sich daher immer als lohnenswert herausstellen.

Natürlich bietet das Internet auch eine Fülle an kostenfrei verfügbaren Rechnungsvorlagen. Allerdings reichen diese in der Regel nicht aus. Schließlich müssen die Rechnungen nicht nur geschrieben, sondern ebenfalls entsprechend verwaltet werden. Die eingehenden Zahlungen auf dem Konto müssen mit den Rechnungen abgeglichen und die Ausgaben erfasst werden, damit zu jeder Zeit ein Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens gegeben ist.

Die Buchhaltung sollte daher durch eine professionelle Rechnungs- und Buchhaltungssoftware unterstützt werden. Ein empfehlenswertes Programm bedient dabei die folgenden Funktionen:

  • Erstellung von professionellen Rechnungsvorlagen
  • Unterschiedliche Designs der Rechnungen
  • Erstellung von Angeboten, die automatisch in Rechnungen umgewandelt werden können
  • Versand von Rechnungen und Angeboten
  • Verwaltung von Produkt- und Kundendaten
  • Verwaltungen der Zahlungen des Bankkontos
  • Anlegen von Ausgaben
  • Erstellung von Berichten, wie GuV, EÜR oder Umsatzsteuervoranmeldung

Durch diese vielen praktischen Funktionen, die durch eine professionelle Software erfüllt werden, zeigt sich, dass es sich dabei um ein Werkzeug handelt, auf das Unternehmer und Gründer keinesfalls verzichten sollten.

Verwaltung der Kundendaten durch eine CRM-Software

Die Erstellung von Rechnungen wird also durch das Rechnungsprogramm erledigt. Doch auch die Kundendaten müssen strukturiert und organisiert erfasst und verwaltet werden. Viele Gründer gehen zu Beginn davon aus, dass das Anlegen einer einfachen Liste in Excel für die Verwaltung der Kundendaten absolut ausreichend ist und somit kein kostenpflichtiges CRM-Programm benötigt wird. Allerdings nützt die beste Excelliste nichts, wenn diese nicht regelmäßig gepflegt wird – und diese Pflege kommt im stressigen Gründeralltag schlichtweg zu kurz.

Daher ist die Investition in ein passenden CRM-System in jedem Fall empfehlenswert. Das gilt besonders, wenn das Unternehmen weiter wächst und die Zahl der Kunden dementsprechend stetig steigt. Durch ein professionelles CRM-System wird es möglich, alle relevanten Daten der Kunden strukturiert zu verwalten und auch die Kundenhistorie zu jeder Zeit einsehen zu können. So wird eine solide Basis für eine gute Kundenbeziehung gelegt – und auf diese kann kein junges Unternehmen verzichten.

Projektmanagement durch Programme und Apps

Wichtig sind für Gründer und Selbstständige also die Werkzeuge der Rechnungssoftware und des CRM-Systems. Allerdings ist nicht nur eine effiziente Verwaltung der Finanzen und Kundendaten sinnvoll – Aufgaben und Projekte sollten ebenfalls strukturiert und gut organisiert angegangen werden, damit niemals die Gefahr besteht, dass der Überblick verloren geht.

Über die Suche in der Suchmaschine Google finden Gründer und Selbstständige eine Vielzahl an kostenlosen Werkzeugen für ihre Aufgabenverwaltung und ihr Projektmanagement, wie zum Beispiel Trello. Die Funktionen sind bei diesem kostenfreien Programm zwar eingeschränkt, für den Anfang aber erst einmal ausreichend. Wenn die Projekte allerdings komplexer werden, können diese Programme den Anforderungen kaum noch gerecht werden.

Gründer, die sich hauptsächlich mit großen und langfristigen Projekten konfrontiert sehen, die eine Vielzahl von Teilaufgaben beinhalten, welche sich gegenseitig zeitlich bedingen, kommen um die Anschaffung einer professionellen Software für das Projektmanagement nicht herum.

Ein Beispiel ist factro aus Deutschland. Dank diverser Ansichten (u.a. Strukturbaum, Gantt, Kanban) können auch komplexe Themen und Projekte gemanagt werden. So erhalten Sie jederzeit eine Antwort auf die Frage „Wer macht was bis wann?“. Alle Daten werden dabei ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert.

E-Mail-Marketing mit Newsletter-Tool realisieren

Bei der Buchhaltung und der Erstellung von Rechnungen hilft die professionelle Rechnungssoftware – bei dem E-Mail-Marketing das Newsletter-Werkzeug. Das Programm Mailchimp ist dabei ein Beispiel für ein kostenloses Werkzeug aus diesem Bereich.

Durch eine solche Anwendung wird es möglich, nicht nur den Versand der Newsletter individuell zu steuern, sondern diese auch attraktiv und ansprechend zu gestalten. Es können Statistiken für entsprechende Analysen eingesehen werden und E-Mail Flows angelegt werden. So kann das E-Mail-Marketing, das besonders in der heutigen Zeit nicht vernachlässigt werden sollte, effizient gestaltet und das volle Potenzial ausgeschöpft werden.

Die Sicherheit der IT

Die IT ist ein sehr empfindliches Feld, besonders bei Start-Ups, die hauptsächlich digital ausgerichtet sind. Hier gilt das althergebrachte Credo, dass Vorsicht in jedem Fall besser als Nachsicht ist.

Digitale Gründer werden öfter, als viele vielleicht denken, durch Gefahren der Cyberkriminalität bedroht. Innerhalb der IT ist und bleibt eine der wichtigsten Maßnahmen in puncto Sicherheit die Nutzung von wechselnden, sicheren Passwörtern. Damit der Gründer sich nicht immer wieder erneut den Kopf über die neuen Kennwörter zerbrechen muss, gibt es praktische Passwortmanager-Programme. Durch diese ist es möglich, alle relevanten Pass- und Kennwörter zu verwalten und wirklich sichere Passwörter zu genieren.

Tools für Gründer und Selbstständige erleichtern den Arbeitsalltag

Unabhängig davon, ob es das Newsletter-Programm, das Werkzeug für das Projektmanagement, das CRM-System oder die Buchhaltungssoftware ist – Gründer können durch den Einsatz dieser hilfreichen Dienste viel Zeit und Nerven in ihrem unternehmerischen Alltag sparen. Die Zeit, die so gewonnen wird, kann dann wiederum in den Ausbau des Geschäfts investiert werden.

Allerdings sollten es Gründer mit den nützlichen Werkzeugen auch nicht übertreiben. Denn die Nutzung von zu vielen unterschiedlichen Programmen kann mehr Schaden als Nutzen bringen. Die Teams sollten durch eine Flut an Anwendungen nicht überfordert werden – denn dann besteht wieder die Gefahr, dass der Überblick verloren geht und es zu Chaos und Verwirrungen kommt. Bei der Auswahl der nötigen Werkzeuge sollte stets darauf geachtet werden, dass diese an die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können und eine hohe Nutzerfreundlichkeit aufweisen.


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