Projektmanagement-Software: Ein Überblick

Hoffentlich sind Sie nicht auf der Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau, wenn Sie nach Projektmanagement-Software suchen, denn die werden Sie nicht finden. Was ist eigentlich Projektmanagement-Software?

Wenn wir einmal Wikipedia befragen, so lautet die Antwort, dass es sich um Software handelt, die das Projektmanagement bei der Durchführung Ihrer Aufgaben unterstützt.

Wenn Sie nun aber in Betracht ziehen, dass jedes Projekt einzigartig ist, unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen hat, unterschiedlichste Menschen mit divergenten Kenntnissen daran arbeiten und vielfältige Projektvorgehen und -Methodiken für ein Projekt eingesetzt werden können, werden Sie schnell bemerken, dass die Lösung zur Arbeitsunterstützung für Projektmanagement nicht in „der einen“ Software-Lösung liegen kann. Nein, vom Email-Client über die Tabellenkalkulation, über Software-as-a-Service Lösungen in der Cloud, bis hin zur datenbankgestützten Multiprojekt-portfolio-Lösung. Alles kann Projektmanagement-Software sein.

Wichtig ist nur, dass Sie die für sich passende Lösung oder passenden Lösungen finden. Denn ansonsten geht es Ihnen vielleicht, wie im Zitat von Paul Watzlawick:

“Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.”

Kategorisierung und Auswahl von Projektmanagement-Software

Aber wie finden Sie nun die für Sie und Ihr Projekt passende Software? Eine Möglichkeit besteht darin Software aus einem fachlichen Blickwinkel zu kategorisieren.

• Planungs-Software ist wohl der Klassiker unter den Projektmanagement-Tools. Die Anfertigung von Gantt-Charts und Projektstruktur-Plänen sind die wichtigsten und meist genutzten Eigenschaften dieser Werkzeuge.
• Programme zur Ressourcen-Verwaltung sind weitere, häufig genutzte Werkzeug bei Projektmanagern. Räume, Maschinen aber auch Mitarbeiter können Aufgaben zugeordnet und Ihre Auslastung darüber gesteuert werden.
• Aufwandserfassung und die Kontrolle von Projektbudgets, sowie die Ermittlung von Kennzahlen für das Reporting stehen im Fokus von Controlling-Software.
• DMS oder Dokumentenmanagementsoftware dienen zur Verwaltung und Archivierung von Projektdokumentationen.
• Kommunikationsunterstützende Tools sollen die Zusammenarbeit im Team und mit den Stakeholdern erleichtern.
• Und dann gibt es natürlich noch spezielle Software-Produkte für Risikomanagement, für die Wirtschaftlichkeitsberechnung, das Konfigurationsmanagement oder für vieles mehr.

Eine klassische Projektmanagement-Software fasst häufig die ersten drei Aspekte der zuvor genannten Liste zusammen, also die Themen Planung, Controlling und Ressourcenmanagement.

Aber Sie können Software auch auf andere Art und Weise kategorisieren. Ein bekanntes Modell hierfür ist das M-Modell von F. Ahlemann, welches versucht Aufbau- und Ablauforganisation eines projektorientierten Unternehmens umfassend abzubilden, indem es die Phasen eines Projektzyklus zusammenfasst und unterschiedlichen unternehmerischen Ebenen zuordnet.

Bild 1: M-Modell nach F.Ahlemann (Bildquelle: Wikipedia)

Die einzelnen Phasen wie Ideen-Generierung und Projektplanung werden im M-Modell um allgemeine Aufgabengebiete des Projektmanagements – wie Teamzusammenarbeit und Konfiguration – ergänzt. Mit Hilfe dieses Modells können Sie nun Ihre Software-Bedarfe ermitteln und ggf. einordnen.

Aber wie Sie sich denken können, könnte man Projekte auch nach Größe, Art, Risiken, Methodik oder Branche kategorisieren und dem entsprechend auch die passende Software. Egal wie Sie das Blatt hin oder her wenden, wird es schwer, wenn nicht sogar sehr schwer, die „Eine“, für sie passsende Software zu finden. Der Markt heute ist unglaublich groß geworden. Suchen Sie doch mal im Internet nach dem Wort Projektmanagement-Software und Sie werden relativ schnell von den „Top 10, Top 20 oder Top 50 der Projektmanagement-Software erschlagen. Kein Wunder bei insgesamt weit mehr als über einer Million Treffern bei den einschlägigen Suchmaschinen. Daher kann ich Ihnen nur empfehlen, dass sie zunächst klar ihre Anforderungen definieren und auf dieser Basis ihre Auswahl beginnen (z.B. hier auf Capterra).

Softwarekosten

Einen Aspekt, den Sie bei der Auswahl der passenden Software im Auge behalten sollten sind die Kosten. Da hätten wir zunächst die Lizenzkosten. Sie glauben gar nicht wie viele verschiedene Lizenzmodelle es gibt. Von der Rechnerlizenz, über die Rollen- und Benutzerlizenz bis hin zur Projektumfangslizenz. Von indirekten Lizenzkosten über Nutzungsgebühren bis hin zu freier Software. Das Spektrum scheint unendlich.

Aber auch die Einführung der neuen Software verursacht Kosten. Schulungs- und Beratungskosten seien hier exemplarisch genannt. Denken Sie auch an den Betrieb der Software. Handelt es sich um eine in-House Lösung oder ein Produkt aus der Cloud? Wer administriert und wartet die Lösung? Wie projektkritisch ist die Software? Benötigen Sie etwa einen Supportvertrag, womöglich inklusive garantierter Reaktionszeiten? Ist das Produkt nur für ein oder mehrere Projekte tauglich? Denken Sie zuletzt noch an das Thema Customizing. Können Sie die gekaufte Software einfach so out-of-the-box benutzen. Oder benötigen Sie zunächst externe Unterstützung, um das System auf Ihre Bedürfnisse anzupassen und ggf. bestehende Daten zu übernehmen?

Sie sehen, Fragen über Fragen – und in der Tat ist es nicht einfach, die richtige Software zu finden. Behalten Sie aber immer im Kopf, dass die Software das Projekt unterstützt, aber nicht ausführt.

Komplettlösungen

Wie der Name unschwer erraten lässt, versuchen PM-Komplettlösungen möglichst viele Aspekte des Projektmanagements zu bedienen. Ich möchte Ihnen im Folgenden einige der prominentesten Vertreter kurz vorstellen, jedoch weder eine Kaufempfehlung noch eine Bewertung der Produkte abgeben. Mir ist es hingegen wichtig, Ihnen die (meiner Meinung nach) gängigsten Produkte der Branche kurz aufzuführen, um Ihnen auch hier die Vielfalt der Produktpalette zu demonstrieren.

Die wohl am wahrscheinlich meist vertretene Komplettlösungssoftware ist Microsoft Project. Die Lösung aus dem Hause Microsoft ist eine Software, die primär zum Planen, Überwachen und Steuern von Projekten gedacht ist. Neben der Einzelplatzversion gibt es auch eine Server-Version, die eine Reihe weiterer Features, wie z.b. Zeiterfassung, Multiprojektmanagement und Dokumentenmanagement integriert. Die datenbankgesteuerte Server Version ist wie die Einzelversion Bestandteil der Office Familie und bietet viele Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP oder Groupware Lösungen wie Lotus oder Exchange.

Ein Pendant für die Apple-Welt ist Merlin Project. Merlin bietet als nettes extra Visualisierungsmöglichkeiten für Projekte. So können Mindmaps, Projektstrukturpläne oder Organigramme schnell und simpel generiert werden. Aber es gibt auch freie, also Open Source Produkte, die in eine ähnliche Kerbe schlagen. Exemplarisch sei hier das auf Java basierte Programm ProjectLibre genannt.

Aber auch web- oder App-basierte PM-Komplettlösungen gibt es mittlerweile in Hülle und Fülle. Die nachfolgende Aufzählung von fünf Tools aus dieser Kategorie sei exemplarisch genannt:

• Klusa
• Wrike
• Projectplace
• Projektron
• Basecamp

Es gibt aber auch Komplettlösungen, die auf anderen Systemen aufsetzen. So zum Beispiel InLooxwelches auf Microsoft Outlook aufsetzt, oder das aXc Project, welches auf die Basis Microsoft Sharepoint setzt. Aber auch MS Project selbst kann als Basis fungieren. Zum Beispiel beim apex one Project Center.

Helfer Software

Neben der reinen Projektmanagementsoftware gibt es auch eine große Zahl an Software-Produkten, die nicht speziell für Projektmanagement konzipiert wurden, dort aber hervorragend in Teildisziplinen eingesetzt werden können.

Eine Software, die häufig in agilen Softwareprojekten eingesetzt wird ist Jira von der australischen Firma Atlassian. Die ursprünglich für Fehlerverwaltung und Problembehandlung geschaffene Webanwendung bietet eine Workflow-Komponente mit der es möglich ist, eigene Prozesse abzubilden. So können beispielsweise die Themen Planen, Nachverfolgen, Ausführen und Berichten mit Jira individuell für das jeweilige Projekt angepasst werden.

Für das Thema Wissensmanagement eignen sich hervorragend Wiki-Systeme, wie zum Beispiel Confluence, welches ebenfalls aus dem Hause Altassian stammt. Aber auch visuell geprägte Tools wie Mindmanager, xmind zur Erstellung von Mindmaps oder Goalscape zur Planung von Strategien oder Zielen können im Projektmanagementkontext sehr hilfreich sein.

Dann haben wir natürlich Tools zur Aufgabenerledigung. Der wohl bekannteste, kostenlose Dienst ist Trello. In der Web- Anwendung ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Sie können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen werden. Aber auch digitale Metaplanwände zur simultanen Bearbeitung in real-time, wie z.B. mit dem Realtimeboard, können sehr hilfreiche Werkzeuge darstellen.

Aber auch Apps wie AtWork können gerade bei leidigen Themen, wie zum Beispiel der Zeiterfassung hilfreiche Werkzeuge darstellen und dann hätten wir noch Tools wie Skype, Slack und Co. die Ihnen helfen können die Kommunikation in ihren Teams zu vereinfachen.

Office Produkte

Tja, in der Tat liegt das Naheliegende doch so fern. Auf nahezu allen Unternehmens-Arbeitsplätzen ist Microsoft Office installiert. Die Mitarbeiter wissen – zumindest rudimentär – wie sie diese Programme bedienen und es gibt unzählige von Vorlagen. Warum also Office nicht für die Projektarbeit nutzen. Und in der Tat landen die drei Programme Word, Excel und PowerPoint bei Umfragen zu den meist genutzten PM-Werkzeugen auf den vorderen Plätzen.

Vorlagen für Lasten- und Pflichtenhefte, sowie Projektaufträge und Projektdokumentationen für Word, Terminpläne und Steuerungscockpits für Excel und Vorlagen für Statusberichte und Risiko-Analysen für PowerPoint finden sich zu Hauf im Internet. Man könnte also fast zum Schluss kommen, dass ein Office für die gesamte Projektarbeit ausreichend ist.

Jedoch haben diese Produkte auch Schwächen. Wo werden die Dateien denn abgelegt? Wer bekommt Zugriff und vor allen Dingen, was ist, wenn 2 oder mehrere Personen auf ein Dokument gleichzeitig zugreifen müssen? Bestimmt kennen Sie die Situation, dass Sie eine Excel-Datei editieren möchten, diese aber durch den Kollegen, der sich gerade im Urlaub befindet, gesperrt ist. Daher lautet meine Empfehlung: Keep it simple and stupid. Mit seitenlangen Excelanalysen, inklusive kompliziertester Pivot-Tabellen, werden Sie sich genauso wenig Freunde machen, wie mit endlosen PowerPoint-Präsentationen.

Wählen Sie Ihre SW-Tools mit Bedacht aus und ziehen Sie Kosten und Nutzen in Betracht! Vergessen Sie aber auch Compliance und Datenschutzthemen nicht. Bleiben Sie am Ball und beobachten Sie den Markt, denn praktisch jeden Tag sprießen irgendwo neue Softwareprodukte aus dem Boden, die vielleicht genau zu Ihrem Projekt passen.

Christian Botta war 15 Jahre als Projektmanager und Führungskraft in der IT beschäftigt. Im Jahre 2015 gründete er gemeinsam mit Daniel Reinold die Firma Visual Braindump. Er ist als Trainer, Coach und Speaker für Projektmanagement, Design Thinking und visuelles Denken unterwegs. Botta veröffentlichte gerade sein Buch Business Visualisierung und schreibt darüber hinaus regelmäßig auf dem Visual Braindump Blog, für das Projektmagazin und Capterra.

www.capterra.com.de