Thought Leadership
In Zeiten von WhatsApp, Facebook, YouTube und Co. werden sie auch im beruflichen Kontext zunehmend unverzichtbar: soziale Medien. Unternehmen, die heute moderne Intranets einführen, setzen auf Social Media als elementaren Bestandteil der digitalen Plattform.
Denn gerade diese sozialen Funktionen sind es, die heute verstärkt von Mitarbeitern eingefordert werden. So wünschen sich laut einer aktuellen msg services-Studie 77 Prozent der Büroangestellten die Kommunikation über Social-Media-Tools. 74 Prozent fordern Messenger-Dienste, die auf jedem Endgerät nutzbar sind. Interaktive Intranets, die genau diese sozialen Kernelemente beinhalten, erfüllen die Anforderungen von Mitarbeitern an einen digitalen Arbeitsplatz. Doch welche Auswirkungen hat der Einsatz sozialer Medien im Unternehmensalltag auf die Arbeitsweise und das verantwortungsvolle Handeln der Mitarbeiter?
Fakt ist: Durch den Einsatz sozialer Medien nimmt die Geschwindigkeit der Kommunikation im Unternehmen zu. Mit Facebook vergleichbare Newsfeeds, Slack-ähnliche Business-Chats, mobile Apps für Nachrichten von unterwegs und Videoanrufe sind längst fester Bestandteil moderner Social Intranet Software. Sie treiben einen schnellen Austausch und eine unkomplizierte Zusammenarbeit. Zudem verliert die E-Mail aufgrund des verstärkten Einsatzes von Chat-Funktionen zunehmend an Relevanz.
Modernes Intranet mit sozialen Funktionen
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Für Mitarbeiter heißt das: Moderne Intranets mit sozialen Funktionen erleichtern ihnen den Arbeitsalltag. Sie können sich nicht nur einfacher austauschen, sondern arbeiten auch effizienter und effektiver gemeinsam an Ideen und Projekten. So kommt zum Beispiel eine aktuelle FRoSTA-Umfrage unter den eigenen Mitarbeitern zu dem Ergebnis, dass 56 Prozent von ihnen angeben, durch das Intranet Ideen besser diskutieren und ausarbeiten zu können. Sogar fast drei Viertel (71 Prozent) der Angestellten fühlen sich durch das Intranet immer umfassend informiert.
Mitarbeiter müssen mehrere Kanäle im Blick behalten
Was folglich auch mit dieser vernetzten, digitalen Form der Zusammenarbeit einhergeht: Angestellte müssen heute oft mehrere Kanäle im Blick behalten. Aufgrund des hohen Informationsvolumens in Social Intranets müssen sie stärkere kognitive Fähigkeiten an den Tag legen. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter fragt über den unternehmensinternen Messenger seinen Kollegen, wo er ein bestimmtes Dokument finden kann. Wenige Minuten zuvor hat er sich in der Projektgruppe „IT-Support“ auf die Suche nach der Lösung für ein aktuelles technisches Problem gemacht, indem er eine Frage in den Gruppenfeed gestellt hatte. Im Minutentakt erhält er nun Antworten seiner Kollegen im Feed. Parallel bekommt er via Chat den Speicherort der gesuchten Datei mitgeteilt. Für den Mitarbeiter gilt es nun, sich auf die relevantesten Informationen zu fokussieren und die Nachrichten entsprechend zu priorisieren, um seine aktuelle Arbeit optimal zu erledigen.
Gelebte Transparenz führt zu stärkerem Verantwortungsbewusstsein
Ein weiteres Stichwort ist die in modernen Intranets gelebte Transparenz: Sie hat Auswirkungen auf das Verantwortungsbewusstsein jedes einzelnen Kollegen im Umgang mit verbreiteten Informationen. Während früher beim Versand einer E-Mail der Adressatenkreis oft stark eingegrenzt war, so finden wir heute im Social Intranet eine komplett andere Situation vor: Publiziert ein Mitarbeiter in dem zentralen Aktivitätenstrom einen Beitrag, so erreicht dieser fast alle Kollegen.
Fragen, die sich der Nutzer daher stellen sollte, sind solche wie: „Ist das, was ich jetzt gerade poste, wirklich relevant und angemessen für den jeweiligen Empfängerkreis?“, „Biete ich mit meiner Nachricht den Kollegen einen Mehrwert oder verwirre ich sie am Ende nur?“. Jeder Einzelne sollte sich daher stets vor Augen halten, wie er mit seinen Beiträgen zu einer transparenteren, schnelleren inneren Vernetzung und Zusammenarbeit beitragen kann.
Durch soziale Medien rücken Führungskräfte näher an ihr Team
Wie sie am besten zu einem direkten und stetigen Austausch mit ihren Teammitgliedern gelangen, ist auch eine Frage, mit der sich speziell Führungskräfte immer wieder auseinanderzusetzen haben.
Sie reisen viel, sitzen oft in Besprechungen oder sind Teilnehmer bei Podiumsdiskussionen. Gerade junge Führungskräfte sind aber den Umgang mit sozialen Medien längst aus ihrer privaten Nutzung gewöhnt. Sie wissen nicht nur, wie sie sich am besten über die neuen Medien informieren können. Sie wissen vor allem auch, wie sie diese nutzen können, um ihren Führungsaufgaben gerecht zu werden. Denn durch ein Social Intranet kann die Führungskraft näher an ihr Team heranrücken. Warum? Weil auch Mitarbeiter gern mit diesen modernen Intranet-Technologien, die sich nah am Internet-Standard bewegen, arbeiten. Sie können sich kommunikativ stärker einbringen und fühlen sich mehr wertgeschätzt. Für leitende Manager heißt das: Auch wenn sie viel unterwegs sein mögen, so können sie über diese moderne Form der internen Kommunikation ihr ganzes Team schneller erreichen und direkt mit relevanten Informationen versorgen. Sie können unkompliziert Aufgaben planen, sogar Feedback zu einzelnen Projekten geben oder auch Lob und Anerkennung aussprechen – und zwar zu jeder Zeit und an jedem Ort.
Zudem können Führungskräfte durch die Nutzung von beispielsweise Meinungsbarometern und Blitzumfragen herausfinden, bei welchen Themen noch Unklarheiten bestehen und wo weitere Kontextinformationen benötigt werden. Eine weitere Möglichkeit für sie, um ihre Führungsaufgabe noch verantwortungsbewusster auszuüben: Geschlossene virtuelle Teamräume. In diesen können sie sich unter Gleichgesinnten in einem geschützten Umfeld zu Führungsfragen wie zum Beispiel „Mitarbeiterbindung und –führung im digitalen Zeitalter“ austauschen und daraus Maßnahmen für ihr zukünftiges Handeln ableiten.
Geschäftsführung und Vorstand handeln authentisch
Was für Führungskräfte generell gilt, gilt insbesondere auch für den Vorstand oder die Geschäftsführung: Statt schnöder E-Mail-Ansagen können sie im Social Intranet ihre Gedanken schnell, authentisch und auf direktem Wege mit ihren Top-Managern teilen. Sie können Erwartungen formulieren und Feedback einfordern. Hierbei ist interessant zu beobachten, dass sich Videostatements in diesem Zusammenhang einer immer größeren Beliebtheit und Aufmerksamkeit erfreuen.
Am Ende bleibt festzuhalten: Soziale Medien im Arbeitsalltag führen nicht nur zu einer deutlich effizienteren und effektiveren Arbeitsweise. Sie fördern auch das verantwortungsvolle Handeln jedes Einzelnen und ermöglichen ihm vor allem eines: Seine Stärken, seine Expertise ins Unternehmensgeschehen einzubringen und so seinen Beitrag dazu zu leisten, das Unternehmen im digitalen Zeitalter auf Erfolgskurs zu bringen bzw. zu halten.
Lutz Hirsch, Geschäftsführender Gesellschafter von Hirschtec
