Thought Leadership
Mehr Flexibilität in Arbeitsräumen und Prozessen für mehr Kreativität, Innovation und Effizienz: So versuchen viele Unternehmen auf die Anforderungen der Digitalisierung und der damit verbundenen Business Transformation zu reagieren.
Future Workspaces versprechen hier mehr Agilität und Flexibilität für Prozesse und Strukturen. Die eingesetzte Kommunikations- und Kollaborationstechnik sowie die AV- und IT-Infrastruktur sind dabei häufig Schlüsselfaktoren für den Erfolg. Doch noch sind viele Unternehmen zurückhaltend beim Einsatz der neuen Technologien. Zu unsicher erscheint häufig der Return-on-Invest.
Business Transformation fordert neue Flexibilität
Die Digitalisierung und die damit verbundene Business Transformation hat viele Unternehmen aufgerüttelt. Etablierte Geschäftsmodelle werden zunehmend in Frage gestellt. Besonders größere Unternehmen stehen im weltweiten Wettbewerb steigenden Anforderungen an Effizienz, Innovationskraft und Kreativität gegenüber. Sie müssen sich zunehmend fragen, wie sie ihr Geschäft kontinuierlich weiterentwickeln, verändern und sogar neu erfinden können und was sie dabei von Start-Ups lernen können.
Oft müssen starre Strukturen aufgebrochen werden, um neue Kreativität für Innovationen und Kundennähe zu ermöglichen. Der Schwerpunkt der Büroarbeit entwickelt sich zunehmend von stabilen Abwicklungsprozessen und standardisierten Routinetätigkeiten hin zur Wissensarbeit mit komplexen und sich dynamisch verändernden Aufgaben und Tätigkeiten. Hier ist das schnelle und flexible Vernetzen von Kompetenzen, Ressourcen und Technologien gefragt. Neue Arbeitswelten, die mit modernen und adaptiven Kollaborationstechnologien agile Methoden der Zusammenarbeit ermöglichen, werden dabei mehr und mehr zu Schlüsselfaktoren des Erfolgs.
Bedarfsgerechte Kommunikations- und Kollaborationstechnik als Erfolgsfaktor
Eine zentrale Rolle spielt dabei moderne Kommunikations- und Kollaborationstechnik, die Co-Working und den flexiblen Wissens- und Ressourceneinsatz zwischen Mitarbeitern aber auch über Abteilungen und Standortgrenzen hinweg ermöglicht. Dazu zählen beispielsweise Videokonferenzsysteme, Kollaborationssoftware, Archivierungs- und Signage Systeme für die Mitarbeiterinformation, Systeme für die Integration von mobilen Endgeräten sowie eine ausreichende AV- und IT-Infrastruktur.
„Um die Technologie optimal nutzen und so die Potenziale der neuen Arbeitswelten für mehr Kreativität und Effizienz bestmöglich ausschöpfen zu können, müssen Future Workspace-Projekte auch aus Sicht des Technologiemanagements genau geplant werden. Hier sehen wir bei vielen Unternehmen noch einen großen Beratungsbedarf“, weiß Oliver Mack, Mitglied der Geschäftsleitung bei dem Consulting- und Engineering-Dienstleister macom.
Beratungsbedarf bei Technologieeinsatz
Das hat auch jüngst die Deutsche Social Collaboration Studie 2016 verdeutlicht. Sie hat ergeben, dass viele Unternehmen die Bedeutung der digitalen Zusammenarbeit erkannt haben. Dennoch sind viele bei der Einführung entsprechender technischer Lösungen noch zurückhaltend. Sie sind sich unsicher, ob sie die Voraussetzungen erfüllen, um die möglichen Vorteile auch nachhaltig realisieren zu können.
Frühe Zieldefinition erhöht Nutzerakzeptanz für optimale Effizienzsteigerung
„Erfolgsfaktoren sind beispielsweise die bedarfsgerechte Dimensionierung der Kommunikations- und Kollaborationstechnik, eine hohe Usability und damit verbunden niedrige Einstiegshürden für die Nutzung der neuen Tools“, erläutert Oliver Mack. Wichtig ist es deshalb, frühzeitig die Ziele und Anforderungen der neuen Arbeitswelten und der geplanten Technologie klar zu definieren und sie bereits in der Projektkonzeption zu berücksichtigen. Dabei geht es nicht nur um die bauliche Integration. Bei der Zieldefinition mit Anwendern und dem späteren Betreiber (meist die IT) wird der Grundstein für die spätere Akzeptanz und Produktivität der Technik im täglichen Betrieb gelegt. Diese entscheidet wiederum darüber, ob sich die Technologieinvestitionen ausschöpfen lassen oder nicht.
Mack verdeutlicht dies mit einem einfachen Beispiel: „Ein interaktives Whiteboard bringt wenig, wenn es nur von Experten bedient werden kann und nicht in die IT-Umgebung der Nutzer integriert ist. Wenn die Mitarbeiter die Technologie nutzen, um digitale Inhalte zu erstellen, diese aber nicht nahtlos in Sharepoint, Netzwerk oder Cloud abspeichern und verteilen können, leidet die Nutzerakzeptanz der neuen Technik und damit das Ausschöpfen möglicher Optimierungspotenziale für die Unternehmensprozesse. Eine frühzeitig Integration in die IT-Umgebung und eine konsequente Fokussierung auf einfachste Bedienung in der Konzeption können solche Beeinträchtigungen verhindern“.
Medientechnik-Labor unterstützt bei Konzeption und Planung
Um Unternehmen frühzeitig bei der Konzeptionierung und der Zieldefinition von Future Workspace-Projekten zu unterstützen, hat macom das macom LAB geschaffen. In dem Medientechnik- und Kollaborations-Labor erhalten Unternehmen erstmals und international einmalig die Möglichkeit, kollaborationstechnische Lösungen für Future Workspace Bau- und Integrationsvorhaben in einem realitätsnahen und unabhängigen Umfeld zu konzipieren und zu testen. „Wir können Kunden zeigen, welche technischen Möglichkeiten es für die Umsetzung ihrer neuen Arbeitswelt gibt, welche Anforderungen diese haben und welche Lösungen für die jeweiligen Zielvorgaben am sinnvollsten sind. So lassen sich bedarfsgerechte Lösungen für die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens erarbeiten“, erläutert Simon Badr, Manager macom LAB.
Simulation von neuen Arbeitswelten ermöglicht individuelle Konzeption
Im macom LAB stehen verschiedene Bereiche zur Simulation von flexibel anpassbaren Arbeits- und Meeting-Spaces sowie Kollaborationsumgebungen zur Verfügung. So können die Anforderungen von medientechnischen Bau- und Integrationsvorhaben geplant werden. Hard- und Software-Shootouts erlauben zudem Aussagen zu den jeweils sinnvollsten technischen Lösungen für die unterschiedlichen Projektanforderungen. Zusätzlich lassen sich technische Standards für zukünftige Bauvorhaben festlegen.
„Wir betrachten Kundenprojekte immer aus drei Perspektiven: aus der Anwendersicht, hier steht die Usability im Mittelpunkt; aus der Technologiesicht, hier geht es um die Kompatibilität und einen integrierten Technikeinsatz ohne Insellösungen; und aus der Prozesssicht, hierfür erstellen wir Lifecycle-Analysen mit Fokus auf Produktivitätsgewinne in der Nutzungs- und Betriebsphase. Nur wenn alle drei Sichtweisen bereits in der Konzeptions- und Planungsphase beachtet werden, erhalten Unternehmen Ergebnisse, mit denen sie die Optimierungsmöglichkeiten, die neue Arbeitswelten bieten, vollständig und nachhaltig ausschöpfen können“, erläutert Badr.
