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Datev APPBelege einfach abfotografieren und sofort auf sicherem Weg ins elektronische Belegarchiv transferieren – das macht nun die App Datev Upload mobil möglich. Sie punktet insbesondere in Sachen Sicherheit. (Bildquelle: Datev eG)

App für komfortable und sichere Belegerfassung 

Die Belegbilder werden verschlüsselt übertragen und der Zugriff auf den Belegbestand ist mit der Sicherheitsfunktion Datev SmartLogin geschützt. Für über 150.000 Unternehmen, die ihre Belege über das browserbasierte Anwendungspaket Unternehmen online im Rechenzentrum der Datev eG verwalten, öffnet der IT-Dienstleister damit einen zusätzlichen komfortablen Erfassungsweg, der bequem vom Smartphone aus genutzt werden kann.

Papier-Belege, die revisionssicher im Rechenzentrum archiviert werden sollten, konnten bislang ausschließlich via Scanner oder Fax digitalisiert werden. Mit Datev Upload mobil geht das jetzt auch mit dem Smartphone. Der Anwender kann damit den Beleg gleich dort, wo er entstanden ist, einfach erfassen. Das ist insbesondere bei Belegen über Kleinstbeträge praktisch, die bar bezahlt werden. Quittungen für das Parkhaus oder den Parkplatz, der Einkaufsbeleg für Putzmittel im Supermarkt, der Tankbeleg oder die Portoquittung stehen über den neuen Weg für die Bearbeitung im Unternehmen oder der Steuerberatungskanzlei umgehend zur Verfügung. Das minimiert Liegezeiten und hilft so, die Bearbeitungsabläufe zu beschleunigen

Einfaches und sicheres Verfahren

Wer einen Beleg per Smartphone in die Belegverwaltung von Unternehmen online übernehmen möchte, übergibt zunächst das Belegfoto direkt aus der Kamerafunktion des Geräts in die Upload-App. Alternativ lassen sich auch Bilder aus der Mediathek auswählen, sodass mehrere Belege zunächst abfotografiert und dann gesammelt hochgeladen werden können. Auch mit anderen Foto- oder Scan-Apps digitalisierte Dokumente können an Upload mobil übergeben werden. Um den oder die Belege ins Rechenzentrum zu übertragen, authentifiziert sich der Nutzer im nächsten Schritt mittels Eingabe seiner PIN mit Datev SmartLogin – einer weiteren App, die für nötige Absicherung des Zugriffs auf seinen Belegbestand sorgt und vom Sicherheitsniveau mit einer physischen SmartCard vergleichbar ist.

Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Anwender dem aktuellen Upload einen Belegtyp (z.B. Rechnungseingang, Kasse) zuordnen. Mit einem weiteren Klick lässt sich der Upload über eine gesicherte Verbindung anstoßen. Die Belege stehen dann umgehend in Unternehmen online für die weitere Verarbeitung in den einzelnen Anwendungen bereit, mit denen sich vom Angebot bis zur Zahlung der komplette kaufmännische Prozess im Unternehmen abwickeln lässt. Dabei werden die enthaltenen Informationen automatisch per OCR-Erkennung identifiziert und können unkompliziert in die jeweilige Anwendung übernommen werden. Auch die Steuerberatungskanzlei hat Zugriff auf die in dieser gemeinsam nutzbaren Plattform gespeicherten Daten.

Datev Upload mobil steht den Anwendern von Unternehmen online ab sofort kostenfrei zur Verfügung. Zunächst gibt es die App ausschließlich für das Betriebssystem iOS – sie lässt sich also mit dem iPhone oder iPad verwenden. Für die Nutzung muss auf dem Gerät zudem das ebenfalls kostenlos erhältliche SmartLogin installiert sein. Beide Apps stehen im AppStore von Apple zum Download bereit.

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